SharePoint adalah platform kolaborasi Microsoft, mirip dengan Google Drive, namun masih banyak lagi. Ini adalah tempat di mana anggota tim dapat berkomunikasi, bertukar data, dan bekerja bersama; repositori file bersama, blog, sistem manajemen konten web, dan intranet.
SharePoint sebagai Peningkatan File Drive
Beberapa tahun yang lalu, kolaborasi mutakhir Microsoft memiliki dua komponen: Exchange, yang mendukung email dan kalender bersama, dan drive file jaringan. Drive ini, yang mungkin Anda ingat memiliki huruf drive seperti "S:" atau "X:", file yang disimpan yang dapat diakses oleh seluruh tim Anda, tetapi hanya satu orang yang benar-benar dapat mengeditnya pada suatu waktu. Sebagai solusinya, Anda dapat menyalinnya ke komputer lokal dan mengeditnya di sana. Ini kadang-kadang menyebabkan kebingungan, banyak timpa, dan nama file yang samar-samar.
Jadi Microsoft menciptakan SharePoint, yang memberikan beberapa keuntungan:
- Versi File: Berarti Anda dapat memiliki satu file "Our Important Report.doc". SharePoint akan mengelola "revisi 1," "revisi 2," dll. Bahkan menyediakan fungsi komentar, sehingga Anda bisa menggambarkan perubahan apa yang diperkenalkan revisi tertentu, mis. "Ini berisi komentar-komentar Harun".
- Check-in / Check-out: Kemampuan pengguna untuk mengunci file dari perubahan oleh pengguna lain. Jika seseorang berusaha mengakses file yang telah diperiksa oleh pengguna lain, SharePoint akan meminta mereka untuk mengunduhnya secara lokal, tetapi juga memperingatkan bahwa setiap perubahan yang dibuat mungkin tidak sinkron dengan apa pun yang dilakukan pengguna saat ini. Ini menyediakan alur kerja sederhana di mana setidaknya seseorang harus menunggu sampai orang lain selesai. Versi yang lebih baru bahkan menawarkan untuk memberi tahu seseorang ketika file tersebut dibebaskan.
- Pengindeksan dan Pencarian yang Kuat: Ini menjadi fitur landasan saat dunia mulai terbiasa dengan Googling semuanya. Hilang sudah hari-hari di mana Anda perlu menggali selusin tingkat folder dan berharap Anda mengingatnya dengan tepat.
- Antarmuka Web: Ini dikombinasikan dengan pencarian yang ditingkatkan menjadikan SharePoint sebagai one-stop shop untuk berkolaborasi dalam konten perusahaan.
- Integrasi dengan Aplikasi Windows: Kemampuan untuk mendapatkan file dari SharePoint menggunakan Mengajukan > Buka dialog yang terlihat dalam program Windows seperti Microsoft Office.
Dalam langkah cerdas, Microsoft juga mempertahankan konsep file drive lama, yang berarti Anda dapat membuka file Excel dari drive "X:" Anda, memodifikasinya, lalu menyimpannya, seperti sebelumnya. Namun, di latar belakang, SharePoint akan memeriksa file untuk Anda, kemudian periksa kembali dan beri versi untuk Anda. Semua fitur ini masih ada dan berfungsi dengan baik, tetapi SharePoint lebih dari sekadar drive file yang mewah saat ini.
Office 365 dan Platform Kolaborasi SharePoint
Ketika Google, Apple, DropBox, dan lainnya meningkatkan kemampuan layanan cloud mereka, Microsoft bekerja sendiri. Layanan file sharing baru yang disebut SkyDrive (sekarang OneDrive) mengambil alih file sharing sederhana. Dengan itu, SharePoint menjadi komponen penting dari produk Office 365 Microsoft, yang memasangkan kolaborasi berbasis cloud dengan akses berbasis langganan ke Office.
SharePoint adalah Platform Konten Web, tetapi tidak tepat di WordPress atau Squarespace yang mungkin Anda kaitkan dengan istilah ini. Anda bisa menggunakan SharePoint untuk membuat halaman dan menerbitkannya sebagai situs web, tetapi Anda juga bisa membuat situs untuk tim departemen, kemudian menjatuhkan Komponen Web ke dalamnya yang mungkin menyertakan blog dengan pengumuman, daftar anggota tim dari Exchange, pustaka dokumen, dan grid data yang didorong oleh buku kerja Excel.
Sebagai CMS web yang menghadap publik itu memadai, tetapi sebagai intranet yang bisa menunjukkan sedikit data perusahaan, itu cukup keren.
Apa itu SharePoint Hari Ini?
SharePoint hari ini dibangun di atas kekuatannya dan kompatibel dengan Windows, macOS, Android, iOS, dan browser web. Ini mempertahankan konsep "situs" yang sama, tetapi versi yang lebih baru memperkenalkan kemampuan untuk menambahkan aplikasi ke situs tersebut. Pengembang pihak ketiga bahkan memiliki pasar tempat mereka dapat menawarkannya sendiri.
SharePoint seperti basis rumah untuk tim Anda, tempat Anda dapat mengumpulkan file, diskusi, pengumuman, dan hampir semua bentuk kolaborasi lain yang dapat Anda bayangkan.
Tips Cara Menggunakan SharePoint
- SharePoint tersedia sebagai bagian dari Office 365, tetapi hanya untuk akun bisnis. Yang mengatakan, akun-akun ini dapat memiliki setidaknya $ 5 / bulan.
- Konsep sentral dalam SharePoint adalah Situs. Anda perlu membuat Situs terlebih dahulu, lalu Anda dapat menambahkan konten atau widget ke dalamnya.
- Meskipun SharePoint dulunya adalah CMS seperti WordPress, di mana Anda memasukkan konten dan dipublikasikan ke situs web publik, versi Office 365 lebih umum digunakan sebagai ruang kolaborasi.
