Berikut ini sesuatu yang hebat tentang smartphone: Seseorang mengirimi Anda email, dan saat Anda menunggu dalam antrean atau sedang dalam perjalanan, Anda dapat membalas balasan cepat dan mengeceknya dari daftar Anda.
Dan sekarang untuk sesuatu yang tidak begitu hebat tentang smartphone: Mereka membiarkan Anda merespons secara instan.
Biarkan saya jelaskan. Apakah Anda pernah membaca sepintas lalu pesan masuk dan memulai respons cepat sambil menunggu atau berpindah dari satu tempat ke tempat lain? (Pengakuan: Saya sudah mengirim email saat masih di treadmill.)
Tampaknya nyaman, bijaksana - bahkan penuh pertimbangan - untuk kembali ke seseorang ASAP. Namun, jika balasan Anda menjatuhkan semua formalitas (dan Anda tidak berada di level itu), atau lebih buruk, tidak menjawab pertanyaan orang lain; itu benar-benar membuat Anda terlihat buruk.
Jadi, inilah dua kali saat menunggu untuk mengirim email kembali akan membuat kesan yang jauh lebih baik.
1. Ketika Anda Diminta Gagasan Baru
Ide Anda ditembak jatuh. Dapat dimengerti, Anda ingin segera kembali ke sana dan menunjukkan bahwa Anda memiliki banyak pemikiran hebat lainnya berputar-putar di kepala Anda. Jadi, Anda mengetik kembali yang pertama muncul di benak Anda dan berkata, "Bagaimana kalau kita coba x saja?"
Namun, ketika seseorang meminta pemikiran baru, dia ingin Anda menjadi, baik, bijaksana. Dan mungkin ide yang terlintas di benak Anda akan tetap menjadi pesaing utama Anda setelah Anda selesai makan siang, mengakhiri pertemuan yang akan Anda lompati, atau tidur di atasnya. Tetapi mungkin tidak - dan Anda harus menindaklanjuti tindak lanjut Anda untuk mengatakan kali ini Anda benar-benar memikirkannya.
Jadi, jika tidak mendesak, beri diri Anda waktu untuk merumuskan respons. Catat ide awal itu dalam konsep sehingga Anda tidak kehilangannya, tetapi biarkan diri Anda bertukar pikiran sehingga Anda dapat menemukan beberapa opsi.
Ingin segera membalas surat untuk membuktikan Anda ada di atasnya? Kirim email untuk mengkonfirmasi tanda terima yang menyatakan bahwa Anda akan terhubung dengan ide-ide baru dalam jangka waktu tertentu (seperti hari itu, 24 jam, atau pada akhir minggu). Jika orang lain meminta pendekatan baru SECEPATNYA, coba garis seperti, "Di atas kepala saya …" yang menunjukkan bahwa itu adalah saran cepat, bukan nada yang sepenuhnya berubah.
2. Ketika Email Lainnya Benar-Benar Panjang
Bayangkan ini: Anda menulis pesan panjang yang menyentuh beberapa poin rumit atau rumit, dan seseorang merespons "Hebat!" Hanya 30 detik setelah Anda menekan tombol kirim. Anda mungkin bertanya-tanya apakah orang lain benar-benar membaca apa yang Anda tulis.
Tetapi ketika peran dibalik, Anda mungkin lupa perasaan itu dan fokus pada pengelolaan kotak masuk secara efisien. Jadi, Anda membaca sepintas panjang email dan karena tidak ada yang melompat pada Anda, Anda menulis kembali "Kedengarannya bagus!" Dan periksa dari daftar Anda.
Dan itu bagus - sampai Anda menyadari bahwa Anda menyetujui sesuatu yang sebelumnya tidak pernah Anda diskusikan atau memiliki pertanyaan tentang salah satu poin.
Untuk menghindari masalah ini dan membuat kesan yang lebih baik, gunakan salah satu dari dua strategi berikut. Jika Anda tahu seseorang menginginkan respons balik segera, coba saran di atas - konfirmasi tanda terima dan bagikan ketika Anda mungkin dapat meninjau email lebih lengkap. Bunyinya seperti ini: “Terima kasih banyak sudah mengirimkan ini. Saya ada rapat sepanjang pagi, tetapi akan menindaklanjuti dengan seksama hari ini. "
Strategi dua adalah yang terbaik ketika Anda meninjau email, itu berfungsi untuk Anda, dan tujuan utama Anda adalah untuk menunjukkan bahwa bahkan jika Anda merespons dengan cepat, Anda benar-benar membacanya. Dalam hal ini, sebutkan satu hal khusus - apakah itu Anda sangat setuju dengan poin satu atau menghargai pembaruan di poin empat. Dan, kecuali jika Anda terkenal karena keterampilan membaca cepat Anda, tetap berikan setidaknya beberapa menit.
Ya, menunda jawaban untuk membuat kesan yang lebih baik tampaknya berlawanan dengan intuisi, karena ketepatan waktu adalah suatu kebajikan. Tetapi, pada akhirnya, akan lebih mudah bagi semua orang yang terlibat jika Anda meluangkan waktu untuk mengirim satu email yang masuk akal, daripada jawaban cepat, sebuah pertanyaan ketika nanti Anda membaca email secara penuh, dan klarifikasi setelah Anda memikirkannya. Jadi, istirahatlah sejenak dan beri waktu pada diri Anda untuk memprosesnya - oh, dan bacalah tanggapan Anda.
