Alat perdagangan nomor satu untuk konsultan adalah PowerPoint. Presentasi - alias, “geladak” -digunakan di hampir setiap situasi konsultasi, termasuk laporan akhir (tidak ada dokumen Word besar-besaran di sini), presentasi formal, dan dokumen analisis terperinci.
Dan setelah menciptakan beberapa ratus (ribu?) Dari mereka di hari saya, saya telah belajar beberapa tips pro untuk menyusun presentasi yang menarik, meyakinkan, dan sangat mengesankan. Cobalah strategi ini untuk PowerPoint Anda berikutnya untuk memukau klien Anda - atau bos Anda.
1. Gunakan Prinsip Piramida
Bahkan sebelum Anda mulai membangun presentasi Anda, penting untuk memikirkan strukturnya. Karena presentasi sering disampaikan kepada orang-orang yang sibuk dengan banyak pikiran, komunikasi yang renyah dan singkat sangat penting. Dan jika Anda tidak merencanakan struktur keseluruhan Anda sebelumnya, kemungkinan presentasi Anda tidak akan menceritakan kisah yang mudah dipahami seperti yang Anda inginkan.
Prinsip Piramida adalah metodologi yang digunakan oleh banyak perusahaan konsultan untuk memandu komunikasi terstruktur. Pada dasarnya, penyajian informasi yang baik harus mengalir dari ringkasan tingkat atas ke informasi yang lebih rinci - seperti bentuk piramida. Jadi, dek Anda harus dimulai dengan jawaban atau rekomendasi terlebih dahulu, dan kemudian ikuti dengan argumen dan fakta pendukung: "Saya merekomendasikan X dan Y. Rekomendasi X didukung oleh fakta 1, 2, dan 3 …"
Mempertahankan struktur ini dalam pikiran sangat kuat untuk beberapa alasan. Pertama, ini memungkinkan Anda untuk menyatakan poin Anda kepada audiens Anda sebelum mereka mulai mengajukan pertanyaan dan membantu mereka untuk fokus pada apa yang penting selama presentasi. Tetapi itu juga membuat kreasi presentasi Anda lebih mudah, karena Anda tidak perlu menemukan kembali roda dan khawatir tentang cara terbaik mengatur pesan Anda.
2. Dapatkan di Kereta Tagline
Anda mungkin sudah menggunakan judul dalam presentasi PowerPoint Anda, tetapi apakah Anda tahu bahwa Anda juga harus menggunakan tagline? Tagline pada dasarnya adalah “kalimat topik” yang merangkum pesan utama untuk setiap slide dalam satu kalimat. Biasanya ditempatkan tepat setelah judul, mereka harus membantu mengomunikasikan cerita Anda sepanjang presentasi dan memastikan bahwa pembaca dapat dengan cepat mencerna konten slide.
Apa perbedaan antara judul dan tagline, Anda bertanya? Judul memberi tahu apa yang ada di slide, sementara tagline menjelaskan apa yang harus dipelajari dari slide. Jadi judul mungkin ada di sepanjang baris “Ringkasan Eksekutif, ” dan tagline mungkin berbunyi, “Setelah melakukan analisis terperinci di seluruh organisasi, kami mengidentifikasi lima peluang utama yang mengarah pada penghematan potensial sekitar $ 100 juta.”
Ingin tahu apakah Anda benar? Pindai seluruh slide Anda, hanya dengan melihat tagline. Mereka harus digabungkan menjadi cerita yang efektif tentang konten yang Anda sajikan, tanpa meninggalkan celah yang membingungkan.
3. Tambahkan Slide Lampiran
Anda tahu (atau setidaknya saya harap Anda tahu) bahwa menjaga slide Anda sederhana dan tidak berantakan sangat penting untuk membuat presentasi yang dapat diikuti orang. Tetapi, terutama jika Anda menjelaskan analisis atau mengetahui audiens Anda benar-benar ingin data untuk mendukung klaim Anda, mungkin Anda merasa harus mengemas slide Anda dengan banyak informasi agar meyakinkan.
Berhenti.
Bahkan jika Anda tahu Anda membutuhkan banyak informasi pendukung untuk apa yang Anda sampaikan kepada audiens Anda atau mengantisipasi pertanyaan tentang analisis atau proyek Anda, jangan membebani slide utama Anda dengan semua ini. Saya menjamin itu akan membanjiri audiens Anda, dan mereka tidak akan mendapatkan pesan pamungkas yang ingin Anda sampaikan.
Alih-alih, sertakan slide lampiran di ujung dek Anda dengan semua bahan pendukung yang tidak sesuai dengan narasi presentasi Anda, tetapi itu mungkin berguna untuk dimiliki. Ini dapat mencakup segala macam hal - data, kesaksian, peta proses, bagan tambahan - apa pun yang bisa berguna dalam mendukung apa yang Anda katakan, tetapi Anda tidak perlu menceritakan kisahnya. Dengan meletakkannya di lampiran, Anda akan memiliki informasi di sana untuk kembali ke jika pertanyaan muncul, tetapi audiens Anda tidak akan campur aduk dalam detail dan kehilangan gambaran besar.
Gabungkan tip-tip ini dengan saran Alex Cavoulacos untuk membuat slide PowerPoint yang indah, dan Anda akan mendapatkan presentasi sistem gugur dalam waktu singkat.
