Sebagai seseorang yang menjalankan organisasi besar dengan puluhan karyawan virtual, saya telah melihat bagian email saya yang adil. Dan, seperti semua hal lain dalam hidup, beberapa pesan lebih baik daripada yang lain.
Dalam dunia korespondensi email, "ugh" mungkin adalah hal terakhir yang Anda ingin atasan Anda katakan ketika membaca pesan Anda. Jadi, jenis pesan apa yang harus Anda hindari mengirim, dan bagaimana Anda bisa membuatnya lebih baik? Di bawah ini adalah tiga contoh utama.
1. Email Tindak Lanjut yang Tidak Perlu
Email tindak lanjut datang dalam berbagai bentuk dan bentuk, jadi apa yang membuat seseorang tidak perlu? Jika semua pesan Anda lakukan adalah meminta atasan Anda mengirim email kepada Anda, itu akan lebih mengganggu daripada korespondensi penting.
Banyak orang mengirim email ini keluar dari paranoia bahwa mereka telah melakukan sesuatu yang salah atau melewatkan sesuatu, tetapi saya dapat memberitahu Anda dari sudut pandang bos bahwa semakin sulit menerima beberapa email tindak lanjut ketika seseorang belum memberi saya kesempatan bernapas.
Satu contoh: Dahulu kala, saya memiliki seorang karyawan yang akan panik jika saya tidak menanggapi email-emailnya dalam waktu satu jam, berpikir bahwa itu berarti dia telah melakukan sesuatu yang salah (ketika, pada kenyataannya, saya baru saja tidak mendapatkan ke emailnya). Saya dapat memikirkan satu contoh khusus ketika saya pulang dari hari yang panjang untuk menemukan enam (ya, enam !) Email darinya yang menanyakan apakah saya menerima pesannya.
Astaga.
Apa Yang Harus Dikirim
Meskipun kebanyakan orang tidak akan begitu paranoid mengirim enam email tindak lanjut dalam sehari, bahkan hanya satu email tindak lanjut yang tidak tepat waktu dapat membuat bos Anda kesal.
Kecuali jika isi email Anda perlu ditangani hari ini (dalam hal ini, Anda mungkin harus berbicara dengan bos Anda secara langsung alih-alih mengirim email), saya sarankan menunggu setidaknya 24 jam, kemudian mengirimkan apa yang saya suka sebut "faux follow" pesan "up".
Ini memerlukan pengiriman tindak lanjut Anda ("Hanya memeriksa untuk memastikan Anda menerima laporan kuartal yang saya kirim dua hari yang lalu"), tetapi Anda juga akan menyertakan beberapa informasi menarik, apakah itu pertanyaan tentang presentasi yang akan datang atau memperbarui pada proyek saat ini ("Oh, dan kami baru saja mendapatkan nomor terbaru di akun X, dan penjualan naik 30%!"). Hal ini memungkinkan Anda untuk secara diam-diam meminta pembaruan kepada bos Anda sambil juga memberinya informasi yang akan menambah nilai, membuatnya merasa kurang seperti Anda hanya mengganggunya.
2. Email Dengan Gagasan Baru
Saya benar-benar menyukai anggota tim yang antusias, tetapi sesuatu yang sedikit berlebihan adalah ketika karyawan mengirimi saya semua ide baru mereka - dalam email terpisah. Saya pernah menerima 10 email berbeda selama 24 jam karena seseorang di tim pemasaran mendapatkan inspirasi dan terus mengirimi saya ide-ide baru.
Walaupun memiliki begitu banyak hal baru untuk dicoba itu luar biasa, itu juga sangat membingungkan mencoba untuk membuat katalog semuanya dan melacak setiap email dan ide yang masuk. Bahkan ketika hanya satu email yang datang dengan ide atau konsep baru, itu sangat mudah kehilangannya di lubang hitam yang merupakan kotak masuk saya.
Apa Yang Harus Dikirim
Pertama, saya akan merekomendasikan menunggu waktu yang lebih tepat untuk memunculkan ide. Dalam hal karyawan tim pemasaran, saya akan menunggu sampai pertemuan Google Hangout yang telah kami jadwalkan untuk minggu berikutnya untuk membahas semua ini.
Jika Anda tidak yakin kapan waktu yang tepat - atau email adalah satu-satunya pilihan karena beberapa alasan - saya sarankan mengirim email kepada atasan Anda untuk mengatakan bahwa Anda memiliki beberapa ide baru dan Anda ingin tahu apa cara terbaik untuk berbagi mereka akan. Jika karyawan saya menanyakan hal itu kepada saya, saya akan mengatakan kepadanya untuk mengirim saya satu email dengan dokumen Word yang berisi semua yang dia inginkan. Itu akan jauh lebih ramping dan mudah disimpan untuk nanti. Bos Anda dapat menyarankan panggilan cepat untuk berbicara melalui mereka atau meminta Anda menimbun ide-ide dan kemudian mengirim email secara massal pada hari tertentu dalam seminggu.
3. Email Di mana Bos Anda Di CCed Tanpa Alasan
Profesional mana pun akan merasa terganggu dengan CCed di utas email yang sebenarnya bukan bagian dari mereka: Itu hanya menambah tumpukan surel, dan Anda akhirnya membuang waktu untuk membaca sesuatu yang mungkin tidak perlu Anda lakukan.
Dari sudut pandang karyawan, saya mengerti: Anda ingin memastikan atasan Anda tahu Anda melakukan pekerjaan Anda dan bahwa Anda berusaha menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Tetapi sebagian besar waktu, semua ini benar-benar dilakukan adalah menyumbat inbox bos Anda.
Apa Yang Harus Dikirim
Kecuali jika bos Anda benar-benar perlu berada di lingkaran, bawa dia keluar dari jalur CC dan, setelah interaksi selesai, kirim ringkasan yang sangat singkat dari informasi yang relevan yang muncul selama percakapan ("FYI, Perusahaan Y akan menjadi ditampilkan dalam cerita itu pada tanggal Z "). Itu membuat manajer Anda mendapat informasi tentang apa yang terjadi, tanpa membuatnya terus-menerus dalam lingkaran saat Anda mengetahui detailnya. Satu email pasti mengalahkan 42!
Secara keseluruhan, nama permainan dengan mengirimkan email kepada bos Anda adalah untuk merampingkan pesan Anda dan lebih selektif tentang apa yang Anda kirim. Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi jika saya menerima lebih sedikit email dari seorang karyawan, tetapi semuanya bermakna, saya mungkin berpikir bahwa orang itu melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada seseorang yang saya dengar sepanjang waktu.
