Acara penggalangan dana adalah cara terbaik untuk mengumpulkan uang dan kesadaran bagi organisasi Anda. Tetapi jika Anda bekerja di organisasi nirlaba kecil, mungkin sulit untuk menemukan staf (dan waktu!) Untuk benar-benar merencanakan acara semacam itu.
Di situlah panitia tuan rumah masuk.
Sederhananya, panitia tuan rumah adalah sekelompok sukarelawan yang bertanggung jawab untuk merencanakan acara. Cakupan tanggung jawab yang sebenarnya dapat berubah dari organisasi ke organisasi (atau bahkan acara ke acara), tetapi secara umum, Anda dapat mengharapkan mereka untuk mengundang tamu, mempromosikan acara, dan membeli tiket untuk hadir.
Namun, seperti halnya semua sukarelawan lainnya, komite tuan rumah biasanya membutuhkan arahan untuk melayani tujuan organisasi Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola panitia tuan rumah untuk membuat bash Anda berikutnya.
1. Pilih dengan bijak
Anggota panitia tuan rumah yang baik harus memiliki dua atribut utama: Mereka harus memiliki lingkaran kontak yang besar dan berpengaruh, dan mereka tidak perlu takut untuk menjangkau mereka.
Namun, untuk melakukannya dengan sangat efektif, anggota komite tersebut harus sudah memiliki pengalaman dengan organisasi Anda dan memahami pekerjaan yang Anda lakukan. Itu akan memungkinkan mereka untuk berbicara dengan donor potensial dengan lebih banyak wewenang dan berbicara dari pengalaman mereka sendiri, yang selalu lebih efektif. Dengan mengingat hal itu, tinjau daftar donor Anda dan daftar sukarelawan sukarela untuk melihat siapa yang mungkin cocok.
Jika Anda membutuhkan bantuan di luar itu - misalnya, dengan merencanakan logistik acara - pilih anggota komite yang memiliki rekam jejak muncul dan menyelesaikan pekerjaan secara efektif di acara lain yang diselenggarakan oleh organisasi Anda.
Karena saya adalah satu-satunya penggalangan dana yang didedikasikan untuk staf di organisasi saya saat ini, saya hanya menarik anggota komite tuan rumah dari donor utama dan daftar prospek saya. Dengan melakukan itu, saya dapat merencanakan acara dan mengolah donor pada saat yang sama.
Ketika saya berada di organisasi yang lebih besar yang melakukan lebih banyak penjangkauan pers tentang acara-acara kami, kami mencoba untuk mendapatkan nama-nama selebriti di panitia tuan rumah kami. Mereka biasanya tidak dapat membantu (dan kadang-kadang bahkan tidak hadir!), Tetapi itu mendapat perhatian dari masyarakat dan penulis hiburan, yang kemudian akan meliput acara tersebut.
2. Bersikap jernih tentang Tugas
Tantangan dengan banyak pekerjaan sukarela adalah bahwa ada beberapa harapan atau cara konkret untuk meminta pertanggungjawaban orang.
Meskipun Anda tentu perlu mengingat bahwa sukarelawan melakukan tugas mereka karena kebaikan hati mereka sendiri, sebagian besar sukarelawan yang saya kenal lebih suka instruksi dan pedoman yang jelas tentang apa yang akan paling membantu pelaksanaan acara. Saya suka menyusun "uraian tugas" untuk setiap acara yang saya lakukan, menguraikan tanggung jawab anggota panitia tuan rumah - sehingga mereka tahu apa yang diharapkan, saya bisa menjaga mereka tetap pada jalurnya, dan kita semua tetap pada halaman yang sama.
Sejauh tanggung jawab itu berjalan, komite tuan rumah dapat melakukan segalanya mulai dari mengambil makanan dan persediaan, merancang undangan hingga memberikan sumbangan besar. Cukup cari tahu apa yang Anda butuhkan dan minta dalam deskripsi sukarela Anda.
Deskripsi terbaik yang saya lihat sampai saat ini adalah dari Equality Hawaii, yang tidak hanya menjabarkan tugas panitia tuan rumah, tetapi juga termasuk formulir sumbangan, yang memudahkan sukarelawan untuk menyumbangkan hadiah yang diperlukan untuk keanggotaan panitia tuan rumah. Kesepakatan semacam ini tidak sesuai untuk setiap organisasi, tetapi itu adalah inspirasi yang hebat untuk pertumbuhan nirlaba.
3. Katakan Terima Kasih
Orang pertama yang Anda hubungi, email, atau tulis sehari setelah acara Anda harus menjadi panitia tuan rumah Anda. Bahkan, segera setelah saya mengkonfirmasi komite tuan rumah saya, saya memberikan kartu ucapan terima kasih, jadi saya punya satu hal lagi yang harus dilakukan di pagi hari setelah pertemuan.
Anda juga akan ingin mendapatkan perspektif mereka tentang bagaimana acara berlangsung - jika ada sesuatu yang dapat Anda lakukan lebih baik lain kali, jika ada tamu yang tertarik untuk terlibat lebih dalam dengan organisasi, dan jika mereka menikmati diri mereka secara keseluruhan. Informasi berharga ini dapat memastikan bahwa acara Anda lebih efektif di masa depan, dan bahwa organisasi Anda dapat memanfaatkan peluang baru.
Yang paling penting, Anda ingin meyakinkan sukarelawan Anda bahwa ketika mereka membuat waktu dan komitmen finansial yang begitu besar kepada Anda, Anda dengan tulus menghargainya.
Relawan yang bahagia - terutama relawan yang memiliki koneksi baik dan berpotensi kaya - mungkin adalah sumber daya terbaik yang bisa Anda miliki sebagai organisasi nirlaba kecil. Jika Anda memperlakukan mereka dengan bijak dan baik, Anda tidak hanya akan memiliki bantuan yang Anda butuhkan untuk merencanakan dan melaksanakan acara yang hebat, tetapi Anda juga akan dapat meningkatkan penggalangan dana Anda ke tingkat berikutnya.
