Anda dipenuhi dengan pekerjaan ketika Anda tiba di kantor pada Senin pagi. Anda membuat proyek dan merespons email tanpa akhir, dan sebelum Anda tahu itu adalah pukul 19:00 dan Anda nyaris tidak berhasil dalam daftar tugas.
Tetapi kemudian hari Jumat tiba dan Anda sedang berlayar. Anda menghabiskan bagian awal minggu ini dengan stres dan terburu-buru untuk menyelesaikan tugas, hanya untuk menghabiskan sisa minggu itu dengan memutar-mutar ibu jari Anda.
Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk meratakan beban kerja Anda? Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri tiga pertanyaan ini:
1. Siapa yang Menekan Anda untuk Mengerjakan Segalanya Saat Ini ?
Setiap orang memiliki tenggat waktu - tetapi berapa banyak tenggat waktu yang Anda tetapkan pada diri Anda sendiri, dan berapa banyak yang dikenakan pada Anda oleh orang lain?
Jika Anda menyadari bahwa Anda adalah alasannya, Anda harus melompat ke pertanyaan kedua. Tapi…
Jika Itu Bosmu
Manajer Anda mungkin mengharapkan penugasan tertentu dari Anda pada waktu-waktu tertentu dan tidak menyadari bahwa tenggat waktu itu menciptakan ketidakmerataan dalam alur kerja Anda. Dan sementara Anda mungkin melapor kepada seseorang yang tidak peduli tentang bagaimana pilihan mereka memengaruhi Anda, saya berharap bukan itu masalahnya.
Either way, Anda tidak akan tahu sampai Anda membawanya. Cari waktu untuk duduk bersama manajer Anda - idealnya saat mereka tidak kewalahan - dan diskusikan tenggat waktu mana yang paling penting untuk dipenuhi, dan yang mana yang mungkin mereka pertimbangkan untuk berpindah atau diperluas. (Petunjuk: templat email ini mungkin membantu Anda memulai percakapan.)
Jika Ini industri Anda
Tetapi kadang-kadang, hanya industri yang Anda temukan sendiri di situlah masalahnya. Pekerjaan tertentu berjalan sesuai jadwal sprint, yang lain bekerja di sekitar tenggat waktu yang tidak nyaman. Jika Anda senang dengan peran yang Anda jalani, Anda mungkin harus menerima begitu saja cara kerjanya.
Namun, ada hal-hal kecil yang dapat Anda lakukan yang akan membuatnya terasa lebih ringan (tetapi lebih banyak tentang itu nanti)
2. Apakah Anda Mengobati Tugas Tidak Mendesak dengan Mendesak?
Kami melakukan ini sepanjang waktu - sebuah email masuk yang kami rasa wajib untuk segera merespons, atau bos membatalkan proyek lain dan kami menganggap kami harus memulai hari itu, atau klien meminta rapat sore ini juga.
Terkadang situasi ini mendesak. Tetapi di lain waktu Anda memperlakukan mereka seperti itu karena kebiasaan. Jadi, ambil napas dalam-dalam saat lain kali Anda menemukan diri Anda dalam salah satu situasi ini, buat daftar semua yang harus Anda lakukan, dan prioritaskan seperti sekarang atau nanti . Jika ragu, tanyakan tenggat waktu atau apakah tidak apa-apa untuk mendorongnya kembali. (Spoiler: Orang lebih cenderung mengatakan “ya, tentu saja” jika Anda menjelaskan alasannya.)
Oh, dan jika Anda masih berjuang untuk memprioritaskan tugas, strategi daftar kerja ini dapat membantu.
3. Bisakah Anda Menghabiskan Hari yang Lambat untuk Menjalani Masa Depan?
Hanya karena semua tenggat waktu Anda dikumpulkan dalam beberapa hari tidak berarti Anda harus menyelesaikan semuanya pada waktu yang bersamaan. Manfaatkan hari-hari Anda yang lebih lambat dengan terus bekerja. Itu bisa sesederhana seperti menguraikan laporan sehingga yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi bagian yang kosong nanti. Atau, menghabiskan hari Jumat merancang email yang biasanya Anda kirim pada hari Senin, dan menjadwalkannya (menggunakan alat seperti Boomerang) untuk keluar pada waktu yang tepat.
Tidak bisa maju pada hari-hari yang lambat karena ada bagian yang hilang, Anda perlu sign-off dari atasan Anda, atau Anda sedang menunggu suntingan rekan kerja? Sebaiknya gunakan waktu itu untuk mengatur dan mempersiapkan hari-hari yang sibuk.
Bersihkan meja Anda, siapkan daftar tugas Anda untuk minggu berikutnya (coba templat ini), baca artikel industri yang tidak pernah Anda baca, atau mungkin bahkan hanya bersantai dengan makan siang jauh dari meja Anda atau mengambil kopi dengan kolega - apa pun yang diperlukan untuk memastikan Anda akan menjadi diri Anda yang terbaik ketika stres menghantam lagi.
Tidak selalu terasa adil bahwa hari-hari tertentu membuat Anda di kantor terlambat, sementara yang lain membuat Anda bertanya-tanya mengapa Anda ada di sana, tetapi kadang-kadang itu hanya kenyataan. Namun, jika Anda membuat sebagian besar waktu yang Anda miliki, tidak ada alasan semuanya tidak akan selesai ketika perlu dilakukan.
