Beberapa minggu yang lalu, teman saya dan saya membahas penghinaan bersama kami untuk pertemuan dan dia berkata, “Saya merasa seperti kami melakukan pembicaraan yang sama berulang kali. Ketika mereka tidak dilakukan dengan benar, mereka bisa menjadi pembakar waktu seperti itu. "
Saya sangat setuju. Di pekerjaan sebelumnya, ketika undangan kalender akan muncul di kotak masuk saya, saya sering mengeluarkan desahan keras (yang selalu hebat di lingkungan kantor terbuka). Kemudian, saya akan menghabiskan waktu yang berharga mencoba mencari cara untuk menghindari menerimanya.
Saya tidak mengatakan semua rapat tidak ada artinya. Beberapa benar-benar, sangat diperlukan. Dan terkadang mereka hanya satu - satunya cara untuk menyelesaikan sesuatu. Tetapi saya juga percaya bahwa ada ruang bagi kita untuk menjadi lebih efisien dengan mengajukan tiga pertanyaan ini kepada diri kita sendiri sebelum masing-masing.
1. Siapa yang Perlu Berada di Sini?
Petunjuk: Mungkin tidak sebanyak yang Anda pikirkan. Adalah penting untuk sadar tentang siapa yang Anda minta berada di sana sehingga Anda dapat menjamin itu seproduktif dan bermakna mungkin bagi semua pihak. Tidak seorang pun boleh pergi dengan berpikir, “Ya, itu buang-buang waktu saya.”
Karena perasaan itu tidak baik untuk individu, kelompok, atau perusahaan. Bayangkan saja semua pekerjaan yang bisa dilakukan jika Anda hanya memiliki empat orang di dalam ruangan daripada 10. Untuk slot waktu 60 menit, itu enam jam lagi yang bisa dihabiskan untuk melakukan pekerjaan.
Misalnya, katakan Anda sedang bertukar pikiran tentang logo baru perusahaan. Desainer grafis di sana untuk memastikan dia memahami visi. Direktur branding ada di sana untuk memastikannya mematuhi pedoman perusahaan. Tetapi apakah Anda memerlukan manajer SDM di sana karena dia menempatkan logo di setiap posting pekerjaan? Nggak. Setelah selesai, Anda dapat memintanya untuk mengganti yang lama dengan yang baru. Untuk sekarang, biarkan dia - dia punya pekerjaan yang harus dilakukan!
Jika Anda bukan penyelenggara, Anda harus menilai apakah kehadiran Anda penting atau tidak. Terkadang, rekan kerja mengundang Anda hanya karena mereka pikir Anda ingin berada di sana. Tetapi Anda dapat menolak jika Anda pikir itu tepat (yaitu, jika Anda tidak tahu apa yang akan Anda kontribusikan atau jika Anda hanya sangat sibuk).
Dalam situasi seperti ini, saya mengatakan sesuatu seperti, “Hai, di sana. Saya pikir akan dapat menangani ini sendiri. Jika ada alasan khusus Anda ingin saya hadir, beri tahu saya! ”
Dan kemudian ambil waktu luang itu dan kembali ke kesibukan.
2. Apa Tujuannya?
Apa yang sebenarnya ingin Anda capai? Identifikasi tujuan sebelumnya sangat penting. Itu dapat membuat Anda tetap pada tugas dan membantu membentuk seluruh percakapan. Jika tidak, Anda dapat duduk di sana bertele-tele selama 45 menit tentang bagaimana Leonard selalu menyanyikan lagu tema Titanic . (Membuatku setiap saat, juga. Jangan pernah melepaskannya, Jack!)
“Agenda yang efektif menetapkan ekspektasi yang jelas untuk apa yang perlu terjadi sebelum dan selama pertemuan, ” jelas Roger Schwarz, penulis Smart Leaders, Smarter Teams: Bagaimana Anda dan Tim Anda Berhenti Berusaha untuk Mendapatkan Hasil.
“Ini membantu anggota tim mempersiapkan, mengalokasikan waktu dengan bijak, dengan cepat membuat semua orang pada topik yang sama, dan mengidentifikasi ketika diskusi selesai. Jika masalah masih terjadi selama pertemuan, agenda yang dirancang dengan baik meningkatkan kemampuan tim untuk mengatasinya secara efektif dan cepat, ”kata Schwarz.
Mungkin Anda hanya ingin semua orang memberikan pembaruan status pada proyek-proyek prioritas utama. Atau, Anda perlu membuat keputusan - hari ini - tentang manajer akun mana yang akan ditugaskan ke klien baru yang besar.
Cari tahu tujuan Anda dan sampai di sana. (Dan, juga, akan sangat membantu jika Anda membagikan rencana Anda dengan peserta yang hadir sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dan jika ada sesuatu yang perlu mereka lakukan sebelumnya.)
Dan inilah tipnya: Jika Anda tidak dapat menjawab dengan tepat alasan untuk bertemu, maka silakan, demi kecintaan semua hal pada cokelat, batalkan .
3. Apa yang Perlu Saya Siapkan?
Seorang mantan kolega saya biasa memblokir waktu untuk bersiap-siap untuk pertemuan dengan orang lain, dan saya selalu bertanya-tanya mengapa. Dan kemudian, saya menghadiri sekelompok di mana saya benar-benar lupa apa yang telah kita bahas terakhir kali dan harus melakukan rekap, atau saya (dengan malu) tidak menyelesaikan item tindakan. Dalam semua contoh ini, kami akhirnya harus memberi lebih banyak waktu pada jadwal kami.
Untuk memastikan ini tidak terjadi, Anda harus siap. Mungkin itu meninjau catatan dari sesi minggu lalu jadi itu segar di pikiran Anda. Atau, mungkin, ini membuat daftar poin pembicaraan dan jawaban yang Anda butuhkan. Apa pun itu, luangkan waktu untuk melakukannya. Ini akan membayar banyak waktu.
Sebagai contoh, saya mengawasi program pendidikan sejawat departemen saya, dan saya bekerja keras untuk memperbaikinya. Dalam dua minggu, saya akan bertemu langsung dengan atasan saya untuk membahas proposal saya. Saya telah mengumpulkan umpan balik dari para siswa dan menyusun pemikiran saya, dan langkah selanjutnya adalah merencanakan struktur dan garis waktu di atas kertas.
Jika saya mendekatinya dengan tangan kosong, kami mungkin hanya akan menghabiskan waktu untuk saling memantulkan ide, yang tidak selalu buruk , tetapi juga tidak membantu saya untuk terus maju.
Saya berjanji kepada Anda - saya suka bekerja dengan orang-orang. Tapi salah satu kencing hewan peliharaan utama saya adalah inefisiensi, terutama ketika itu mudah dicegah. Jika jadwal Anda terlihat terlalu penuh, atau jika setiap kali Anda bertemu Anda memiliki kilas balik untuk menunggu bel berdering di sekolah menengah, mungkin saatnya untuk mengambil langkah mundur dan mulai bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini.
Dan hei - jika Anda memiliki pertanyaan lain seperti ini yang Anda tanyakan pada diri sendiri, beri tahu saya apa yang ada di Twitter!
