Waktu yang hilang tidak akan pernah ditemukan lagi.
Benjamin FranklinWaktu adalah sumber daya utama yang tidak bisa kita isi kembali. 24 jam setiap hari adalah semua yang diberikan kepada kita - setelah dihabiskan, jam-jam ini akan hilang selamanya. Ini berarti bahwa jika Anda berjuang untuk menyesuaikan semua prioritas Anda dan "to-dos" ke dalam hari Anda, saatnya untuk mencari metode untuk menggunakan jam dan menit itu lebih efektif.
Berikut adalah beberapa saran yang didukung penelitian yang dapat membantu Anda memanfaatkan waktu sebaik mungkin.
1. Nilai Setiap Menit
Sebagai seorang pelatih, saya menyadari bahwa pada tingkat dasar, kita cenderung menjual diri kita sendiri di departemen waktu. Dalam banyak kasus, kami bahkan membiarkan orang lain memanfaatkan waktu kami. Jadi langkah paling penting dalam manajemen waktu adalah mengambil kepemilikan atas waktu kita, menyediakan ruang untuk kegiatan yang bermakna dan produktif, dan menghilangkan aktivitas yang memiliki nilai jangka panjang yang lebih kecil.
Yang membedakan tugas-tugas yang layak adalah hasil yang terkait dengan investasi waktu Anda. Misalnya, Anda mungkin secara rutin menghadiri rapat yang melibatkan banyak bolak-balik, tetapi tidak banyak tindakan. Dapatkah waktu yang dialokasikan lebih baik dihabiskan untuk kegiatan alternatif, seperti menghubungkan dengan klien atau berkolaborasi dengan kolega? Seringkali, ada peluang untuk “menambang” waktu untuk kegiatan yang lebih produktif - kita hanya mengabaikannya.
Untuk itu, perhatikan bagaimana Anda menghabiskan waktu dengan menyelesaikan audit kalender. Mulailah dengan latihan ini: Catat aktivitas Anda jam demi jam selama dua minggu. Kemudian tinjau kembali entri Anda dengan pertanyaan-pertanyaan berikut: Apakah waktunya dihabiskan dengan baik? Adakah manfaat kuat yang terkait dengan waktu yang dihabiskan? Apakah Anda akan menempuh rute yang sama lagi? Dalam banyak kasus, masalah "waktu" sebenarnya merupakan masalah "tugas". Jadi buanglah tugas-tugas yang sedikit menambah efektivitas Anda.
2. Beri Ruang untuk Lebih Fokus
Dari telepon berdering hingga rekan kerja yang mampir di meja Anda untuk mengobrol, gangguan banyak terjadi di sebagian besar lingkungan kantor. (Menangani "drive-bys" bisa menjadi tantangan nyata.) Sementara gangguan ini telah menjadi bagian yang diterima dalam kehidupan kerja, mereka dapat mendatangkan malapetaka pada tingkat produktivitas kita. Ketika kita berada dalam mode berhenti-dan-mulai sepanjang hari, kita mendapati diri kita mengulangi tugas, kehilangan tempat kita, dan memutar roda kita. Bahkan, dibutuhkan 20 menit atau lebih lama untuk kembali fokus setelah gangguan.
Dalam beberapa kasus, kantor terbuka adalah biang keladinya. Namun, kami juga berkontribusi pada masalah dengan pilihan yang kami buat. Psikolog Daniel Goleman membahas bahwa kita perlu mengambil kendali dan melindungi diri kita sendiri dari jadwal kita sendiri - membangun waktu ke dalam kehidupan kerja kita untuk berfokus secara mendalam pada tugas-tugas penting. Kita perlu mengidentifikasi irisan waktu ketika, seperti Goleman menjelaskan, kita memiliki kesempatan untuk "kepompong" dan berkonsentrasi penuh.
Anda dapat mempertimbangkan membungkam ponsel Anda atau menggunakan fitur Jeda Kotak Masuk Google untuk mematikan email yang masuk sekitar satu jam setiap hari. Anda juga dapat bertanya kepada manajer Anda tentang menyisihkan dua, periode waktu 30 menit tanpa gangguan selama hari kerja Anda, mungkin saat hari Anda dimulai, saat makan siang, atau pada akhir hari, di mana Anda dapat berjongkok dan melakukan pekerjaan yang terfokus.
Anda mungkin akan terkejut betapa banyak Anda keluar dari waktu itu.
3. Penundaan yang jinak
Penundaan adalah salah satu tantangan di tempat kerja yang paling umum - dan bagi sebagian dari kita; itu bisa menjadi pemboros waktu yang sangat besar. Sementara penundaan dapat berasal dari perasaan kewalahan atau tidak siap (dalam hal ini, jangan menunda mencari bimbingan), penelitian juga menunjukkan bahwa penundaan dapat terjadi sebagai hasil dari cara kita memandang tugas dan tujuan. Secara khusus, kami memberikan tugas-tugas tertentu dalam cahaya yang sangat negatif - misalnya, “Saya akan menyelesaikan laporan pada hari Jumat, sehingga manajer saya tidak akan kesal dengan saya.” Ini disebut tujuan “penghindaran” - Anda menyelesaikannya untuk menghindari konsekuensi negatif - dan yang menarik, mereka memiliki kecenderungan yang lebih besar untuk dikorelasikan dengan penundaan.
Tapi ini berita baiknya: Anda dapat mengekang penundaan dengan mencoba melihat tugas-tugas ini secara berbeda, membingkai ulang mereka sebagai tujuan "pendekatan" versus tujuan "penghindaran". Jika Anda takut pada tugas tertentu, cobalah melihatnya dalam konteks hasil yang mungkin lebih menarik. Bisakah penyelesaiannya berkontribusi untuk memajukan tujuan yang lebih besar, lebih positif - misalnya, mengesankan klien atau dipandang sebagai pemain tim? Ini dapat membantu Anda tetap pada jalur. Bonus tambahan? Tujuan pendekatan tampaknya menawarkan lebih banyak kepuasan ketika mereka pada akhirnya tercapai.
Cobalah salah satu dari strategi ini dan lihat apakah semuanya berubah menjadi lebih baik. Beri tahu kami apa yang Anda lakukan di Twitter @dailymuse dan @MRGottschalk.
Ingin mendapatkan lebih banyak dari hari Anda? Mendaftar untuk kelas Hack Your Work Life kami di Muse University!
