Anda lari dari pertemuan ke pertemuan. Kotak masuk Anda diisi ke kaso (dan Anda akan sampai di sini bersamanya). Anda menghabiskan berjam-jam bekerja setiap hari dan masih tidak merasa seperti Anda telah membuat penyok dalam daftar tugas Anda.
Kami mengerti. Kami pernah ke sana. Dan kita tahu bahwa tidak akan pernah cukup waktu dalam sehari. Jadi, kami telah menyusun daftar kiat produktivitas utama yang membantu memaksimalkan waktu yang kami miliki.
Dari merencanakan serangan Anda pada hari itu hingga menjaga agar email tidak sampai Anda berurusan dengan gangguan yang sepertinya selalu muncul, kami akan membantu Anda menyelesaikan semuanya seefisien mungkin sehingga Anda akhirnya punya waktu untuk hal-hal lain (seperti, Anda tahu, tidur).
Merencanakan To-Dos Anda
- Jangan melebih-lebihkan jumlah hal yang bisa Anda lakukan dalam sehari. Alih-alih membuat daftar besar to-dos (dan merasa frustrasi ketika Anda tidak menyelesaikannya), coba daftar tugas 1-3-5 kami: Rencanakan untuk mendapatkan satu tugas besar, tiga tugas berukuran sedang, dan lima tugas-tugas kecil dilakukan setiap hari.
- “Jika saya sudah menyelesaikan sesuatu, saya menuliskannya dan memeriksanya dari daftar. Selalu terasa menyenangkan melihat sesuatu dikerjakan. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
- Cobalah lekatkan emosi pada tugas-tugas Anda: Mengingatkan diri sendiri bahwa menyelesaikan pitch klien besar akan membuat Anda merasa "menang" atau membungkus pajak Anda akan memberi Anda "bantuan besar-besaran" mungkin hanya dorongan yang Anda butuhkan untuk mengendalikannya.
- Jangan pernah menempatkan proyek besar sebagai hanya satu yang harus dilakukan dalam daftar Anda. Alih-alih, pilah menjadi tugas-tugas kecil untuk membantu Anda tetap di jalur dengan mencapai tujuan akhir Anda.
- “Berkat Evernote, sistem organisasi saya telah berubah dari tumpukan halaman buku catatan yang kikuk, catatan tempel, dan file Edit Teks menjadi sistem Evernote yang dijalin dengan erat dan terintegrasi yang disinkronkan di laptop, ponsel, dan tablet saya. Dari catatan klien hingga konsep blog hingga naskah pidato, semuanya ada di sana. ” Michael Terrell, @michaelterrell
- Saat Anda memikirkan semua hal yang perlu Anda selesaikan - baik dalam pekerjaan maupun dalam kehidupan - pertimbangkan tugas-tugas mana yang dapat Anda hapus dari piring Anda dengan melakukan outsourcing.
- Dapatkan hal yang paling Anda sukai untuk dilakukan terlebih dahulu. Ini akan mendorong Anda untuk menyelesaikannya lebih cepat sehingga Anda bisa mendapatkan tugas yang lebih Anda sukai, membuat sisa hari Anda sedikit lebih baik.
- Selesaikan satu tugas penting sebelum makan siang. Dengan menyingkirkan satu hal besar lebih awal, Anda dapat mengambil istirahat makan siang yang menyegarkan dan memulai sore hari dengan segar, tanpa merasa panik dengan pekerjaan besar yang ada dalam daftar Anda.
- “Setiap hari Minggu, saya membuat daftar tentang apa yang harus saya lakukan minggu itu. Saya memblokir sehari untuk menyelesaikan barang. Saya menyimpan 30 menit terakhir setiap hari kerja untuk membuat rencana untuk hari berikutnya dengan tiga tugas prioritas. Saya juga menggunakan itu 30 menit terakhir untuk menutup tugas dan memeriksa email. Ini membuat pagi hari jadi lebih mudah! ” Anna Runyan, @classycareer
- Ada banyak sistem manajemen tugas di luar sana, jadi pada akhirnya, ini tentang menemukan apa yang cocok untuk Anda dan berpegang teguh pada itu. Terus-menerus mencoba sistem baru akan membuang-buang waktu Anda dalam jangka panjang, jadi luangkan waktu satu bulan untuk bereksperimen, dan kemudian lakukan. Petunjuk: Sistem utama Anda mungkin merupakan kombinasi dari beberapa!
Berurusan Dengan Email
- Hanya periksa email pada waktu tertentu di siang hari, dan coba batasi hanya 4-5 kali sehari. Jika Anda hampir tidak memiliki kendali diri sebanyak ini, gunakan alat seperti Kotak Masuk Jeda untuk menjaga agar email tidak muncul di kotak masuk Anda sampai Anda siap untuk itu.
- Jika email benar-benar membuat Anda sedih, cobalah sistem Time Management Ninja untuk hanya memeriksanya dua kali sehari.
- Perlu menjawab email dengan cepat? Tambahkan tanda tangan “Terkirim dari iPhone saya” di bagian bawah halaman - bahkan jika Anda mengirim email dari komputer Anda. Meskipun Anda tidak harus melakukan ini sepanjang waktu, ini adalah cara cepat untuk mengeluarkan balasan satu kalimat tanpa orang berpikir Anda bersikap kasar.
- Dekati email Anda dalam hal berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk membalasnya. Jika perlu waktu kurang dari tiga menit untuk menjawab, selesaikan saja sekarang. Jika perlu lebih dari itu, sisihkan. Dan kemudian, ketika Anda memiliki banyak waktu, atasi itu terlebih dahulu.
- Semakin cepat Anda merespons, semakin pendek respons Anda diizinkan - dan semakin sedikit waktu yang Anda buang dengan penjelasan “Maaf atas tanggapan yang tertunda”. Jadi, jika Anda tidak dapat menanggapi email dalam waktu 48 jam, setidaknya tanggapi dengan cepat, "Saya akan segera membahas ini!"
- Sekali seperempat, lakukan pembersihan inbox besar dan arsip semua pesan yang lebih tua dari dua hingga tiga bulan. (Serius, menjawabnya pada titik ini hanya akan memalukan.) Karena email yang Anda langgani masuk ke kotak masuk Anda, buat keputusan cepat tentang apakah Anda benar-benar membacanya atau apakah Anda harus berhenti berlangganan.
- “Hindari mengecek email hal pertama di pagi hari. Terlalu mudah untuk teralihkan dengan menanggapi pesan. Saya menemukan ketika saya menunggu sampai setelah saya menyelesaikan beberapa item prioritas pada daftar pekerjaan saya, saya dapat memberikan lebih banyak perhatian pada email, dan saya juga merasa seperti saya telah menyelesaikan pekerjaan saya juga. " Hannah Morgan, @careersherpa
- Gunakan respons kalengan untuk menghindari mengetik hal yang sama berulang-ulang. Untuk email apa pun yang Anda kirim secara teratur - atau bahkan hanya sebagian dari email, seperti paragraf penutup - buat respons kalengan yang bisa Anda masukkan kapan pun Anda membutuhkannya. Belum pernah mendengar tanggapan kalengan? Pelajari lebih lanjut di sini
- Siapkan filter otomatis untuk segera mengeluarkan email dari kotak masuk Anda dan masuk ke folder kanan. (Ini adalah pilihan yang bagus untuk hal-hal seperti buletin yang ingin Anda kembalikan pada waktu Anda sendiri.)
- Gunakan Boomerang untuk menarik email dari kotak masuk Anda sampai Anda siap untuk menghadapinya. Ini berguna karena dua alasan: Pertama, pesan itu keluar dari pandangan dan keluar dari pikiran, memberi Anda ruang untuk memikirkan hal-hal lain. Kedua, secara otomatis mengingatkan Anda tentang email di kemudian hari, memberi Anda satu tugas lebih sedikit untuk khawatir tentang pelacakan sendiri.
- Ingin mendapat lebih sedikit email di kotak masuk Anda? Coba buat penjawab otomatis dengan jawaban atas pertanyaan umum yang Anda dapatkan. Jika memungkinkan, selalu jawab email dengan pernyataan daripada pertanyaan untuk menghindari terlalu banyak bolak-balik.
Mengelola Rapat
-
Jangan menjadwalkan lebih banyak waktu dari yang Anda butuhkan. Sebagian besar pertemuan dijadwalkan selama satu jam penuh, saat itu seharusnya 20 menit, 30 menit, atau maksimal 45 menit.
-
Jangan menjadwalkan "perbarui rapat" - memberikan pembaruan hampir selalu dapat terjadi melalui email. Jika tujuan rapat bukan untuk membuat keputusan atau menyelesaikan suatu tindakan bersama, batalkan (atau usulkan dengan baik kepada atasan Anda bahwa itu mungkin tidak perlu).
-
Kelompokkan rapat-rapat Anda secara berulang-ulang untuk menghindari terlalu sering beralih dari mode rapat ke mode kerja atau berurusan dengan waktu yang canggung di antara rapat-rapat di mana Anda merasa tidak dapat menyelesaikan sesuatu. Lebih baik lagi, jadwalkan hari bebas rapat sehingga Anda memiliki setidaknya satu hari ketika Anda benar-benar bisa terjun ke pekerjaan yang terfokus.
-
Jika Anda bertemu dengan seseorang di luar kantor, pikirkan apakah Anda benar-benar perlu bertemu langsung. Mungkinkah tujuan Anda dapat dicapai dengan panggilan telepon atau konferensi video?
-
Jadilah sangat proaktif tentang menjaga rapat tetap pada jalurnya. Kirim semua orang agenda untuk setiap pertemuan, dan, jika percakapan tidak sesuai dengan topik, jangan takut untuk memasangnya kembali. Sederhana, "Mari kita jadwalkan waktu untuk membahasnya nanti jika itu membantu, karena kita hanya punya 10 menit lagi, ”Bekerja dengan sempurna.
-
Punya pertemuan telepon pribadi? Diam-diam bertujuan untuk menyimpannya di bawah 19 menit. Ini akan membantu Anda menjaga obrolan ramah minimum dan langsung ke titik. Dan jika pembicaraan terus-menerus, berikan alasan yang bagus untuk mengapa Anda harus menutup telepon (seperti berhenti atau telepon mati).
Menguasai Manajemen Waktu
- Bangun jadwal Anda berdasarkan waktu terbaik Anda untuk menyelesaikan sesuatu. Ketahuilah bahwa Anda tepat pada pagi hari? Sisihkan waktu ini untuk pekerjaan yang terfokus, dan cobalah untuk tetap bebas dari rapat atau gangguan. Selalu menidurkan sekitar jam 3 sore? Rencanakan satu jam di sini setiap hari untuk tugas-tugas yang tidak ada artinya.
- “Jangan meremehkan kekuatan waktu kecil untuk menyelesaikan sesuatu. Alih-alih menghabiskan 15 menit di antara rapat, datanglah dengan daftar tugas kecil yang dapat Anda selesaikan dalam 15, 10, atau bahkan lima menit: Jawab email, jangkau kontak, selesaikan pembacaan industri. ” Fast Company
- Tidak yakin ke mana perginya waktu berharga Anda? Gunakan pelacak seperti Rescue Time atau Toggl untuk mengawasi apa yang Anda lakukan sepanjang hari. Selama satu atau dua minggu, Anda akan mulai memahami apa penyebab pelakunya - dan dapat merencanakan serangan Anda untuk bagaimana Anda akan menyingkirkan mereka.
- Anda tidak boleh bekerja sepanjang akhir pekan, tetapi cobalah mencari beberapa jam untuk membersihkan kotak masuk Anda, menyelesaikan tugas-tugas yang lebih kecil, tidak ada artinya, dan memulai proyek-proyek yang menjulang. Melakukan ini sambil menonton film pada hari Minggu malam bisa menjadi cara yang bagus untuk menyelesaikannya tanpa merasa Anda melakukan terlalu banyak pekerjaan.
- Gunakan tenggat waktu dan batas waktu untuk keuntungan Anda. Bahkan jika Anda secara teknis tidak memiliki tenggat waktu untuk suatu tugas, tentukan satu untuk Anda sendiri. Mengetahui bahwa Anda hanya memiliki dua jam untuk menyelesaikan sesuatu akan membantu memastikan Anda tidak membuang waktu selama satu jam di internet.
- Kedengarannya berlawanan dengan intuisi, tetapi pastikan untuk menjadwalkan banyak istirahat sepanjang hari Anda. Kami paling produktif ketika kami memiliki bongkahan pekerjaan terfokus diikuti dengan istirahat pendek. Coba gunakan penghitung waktu online untuk mengingatkan diri Anda untuk bangkit dari meja Anda, mengambil camilan atau air, atau mengobrol dengan rekan kerja selama beberapa menit sebelum kembali ke batu asah.
- Anggaran terbatas waktu untuk gangguan favorit Anda. Mengetahui bahwa Anda akan menghabiskan 10 menit di Instagram setelah Anda bekerja selama beberapa jam dapat membantu Anda menghindari membuang-buang waktu sekarang. Plus, menggunakannya sebagai hadiah untuk melewati kerja keras dapat membantu Anda tetap termotivasi.
- “Jika Anda kesulitan menjalankan proyek, buatlah diri Anda memulai dengan menjalankan tanda hubung. Dengan kata lain, tetapkan sejumlah waktu atau sejumlah pekerjaan pada proyek yang harus Anda selesaikan sebelum pindah ke yang lain. ” 43 Folder
- “Selalu punya tugas cadangan. Ada saat-saat ketika hidup akan mencoba menggagalkan produktivitas Anda: Seseorang yang Anda ajak bicara tidak tersedia, internet sedang tidak aktif, atau Anda tidak bisa fokus pada tugas yang ada. Selalu memiliki opsi lain sehingga Anda dapat menyelesaikan sesuatu bahkan ketika Anda tidak dapat menyelesaikan tugas utama Anda. ” Manajemen Waktu Ninja
Menghadapi Gangguan
- “Saya mematikan komputer saya dan meninggalkan ponsel saya di tempat-tempat aneh yang mencegah saya untuk segera menemukannya. Itu memastikan saya terputus dan sepenuhnya hadir. Dan kebenarannya adalah saya tahu otak saya perlu istirahat, kalau tidak bisnis saya akan menderita. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Perlu perbaikan cepat agar rekan kerja Anda tidak mengganggu Anda? Masukkan headphone Anda. Ini bukan bukti bodoh, tetapi orang-orang cenderung mendekati Anda dengan pertanyaan atau gosip yang tidak mendesak jika Anda terlihat sibuk dan sedang mengerjakan tugas.
- Ketika Anda menemukan artikel yang menarik, jangan biarkan membacanya sekarang menghalangi produktivitas Anda. Alih-alih, gunakan layanan seperti Pocket atau Instapaper untuk menyimpannya agar dibaca nanti ketika Anda memiliki lebih banyak waktu (seperti mungkin dalam perjalanan Anda).
- Tentukan waktu bebas internet setiap minggu. Meskipun banyak pekerjaan kita yang bergantung pada internet, masih ada hal-hal yang perlu kita selesaikan tanpa itu - dan ini seringkali merupakan tugas terfokus yang paling kita hindari. Matikan Wi-Fi Anda selama beberapa jam setiap minggu untuk menyelami tugas-tugas itu.
- Dapatkan agresif tentang bagaimana Anda menggunakan media sosial di tempat kerja. Idealnya, Anda tidak boleh menggunakannya sama sekali. Jika Anda harus, batasi waktu "selingan" yang Anda tentukan dan nonaktifkan login otomatis sehingga Anda memiliki penghalang setiap kali Anda mampir ke Facebook. Perlu agresif? Coba aplikasi seperti SelfControl untuk memblokir akses Anda selama hari kerja.
- Berhentilah mencoba melakukan banyak tugas! Kami benar-benar tidak dibangun untuk itu, dan sementara itu mungkin terasa seperti Anda sedang menyelesaikan lebih banyak, semuanya pada akhirnya akan membawa Anda lebih lama. Jika ini sulit bagi Anda, habiskan satu atau dua minggu untuk satu tugas agresif.
- “Sama seperti melakukan banyak tugas, kekacauan mengacaukan akal sehat Anda dan mempersulit Anda untuk menyelesaikan pekerjaan. Jadi, jika Anda kesulitan memfokuskan, lihatlah sekeliling meja Anda (dan desktop komputer Anda) untuk melihat apakah ada di antara mereka yang perlu dirapikan . " Ooomf
- Jangan ragu untuk menutup diri dari kolega saat Anda membutuhkan waktu fokus. Jika Anda menggunakan sistem obrolan internal, pasang pesan "Jangan Ganggu", biarkan orang tahu bahwa Anda sedang mengerjakan sesuatu dan kapan Anda akan tersedia lagi. Dan jika Anda memiliki kantor yang sebenarnya dengan pintu? Tutup itu, dengan catatan yang bagus di bagian depan menjelaskan hal yang sama.
- Untuk fokus utama, pastikan tidak ada perangkat Anda yang diatur untuk melakukan ping ketika ada pesan baru. Bahkan sesuatu yang sekecil buzz dari ponsel Anda sudah cukup untuk menghancurkan aliran yang produktif.
