Cara Mencadangkan Email dan Folder Gmail

Mengapa Anda ingin mencadangkan surel Gmail Anda? Gmail adalah layanan tepercaya dan tidak akan sembarangan menghapus email Anda satu hari nanti atau memutuskan bahwa itu dilakukan untuk dan membatalkan akun Anda. Namun, Anda masih dapat menyimpan cadangan pesan Gmail jika Anda ingin mereka offline.

Salah satu cara termudah untuk menyimpan semua pesan Gmail Anda secara offline adalah dengan mengunduhnya ke klien email, tetapi Anda juga dapat menyimpan pesan tertentu dengan menyeretnya keluar dari program email Anda dan masuk ke folder yang berbeda. Beberapa opsi lain termasuk menyiapkan aturan penerusan untuk mengirim pesan ke akun email yang berbeda, atau menggunakan layanan pencadangan email untuk mencadangkan email secara online.

Gunakan Klien Email untuk Mengunduh Email Gmail Anda

Jika Anda menggunakan Outlook, Thunderbird, atau beberapa klien email lainnya, email Anda sudah diunduh ke komputer Anda setiap kali Anda mendapat pesan baru. Namun, akun Gmail Anda dan program yang Anda gunakan keduanya harus mengaktifkan POP agar email tidak terhapus jika Anda menghapusnya dari Gmail.com.

Inilah yang harus dilakukan:

1. Aktifkan POP di pengaturan Gmail Anda.
   1. Pergi kePenerusan dan POP / IMAPtab di pengaturan Gmail Anda, dan pastikan POP diaktifkan.
2. Siapkan Gmail di klien email Anda, menggunakan pengaturan server POP ( bukan IMAP ).
   1. Pesan akan diunduh secara otomatis dan disimpan di folder default tempat semua email disimpan.
3. Salin email di tempat yang aman. Anda biasanya dapat melakukan ini dengan memilih email yang ingin Anda buat cadangannya, lalu menyeretnya keluar dari program dan masuk ke folder.
   1. Anda dapat menyimpan surel dalam program surel Anda sehingga Anda dapat dengan mudah menjelajahinya seperti yang Anda lakukan sekarang di klien surel Anda, tetapi akan lebih baik untuk menyalinnya dari program dan menempatkannya di suatu tempat yang sedikit lebih sulit untuk tidak sengaja menghapus, seperti pada hard drive eksternal atau di akun cadangan online.

Jika Anda mengikuti rute ini, semua pesan ditampilkan dalam program email seperti Anda selalu melihatnya. Namun, karena POP digunakan, email disimpan di komputer Anda setiap saat, bahkan jika Anda menghapus pesan dari Gmail.com; mereka akan tetap berada di komputer Anda selama POP digunakan.

Satu-satunya downside ke POP retrieval adalah bahwa jika PC Anda dicuri atau rusak, atau folder email lokal Anda menjadi rusak, dan Anda tidak memiliki cadangan lain di tempat lain, Anda telah kehilangan seluruh arsip Anda.

catatan: Anda juga dapat mencadangkan pesan Gmail Anda dengan program email IMAP tetapi karena perubahan yang dilakukan ke server tercermin dalam akun IMAP, Anda harus menghindari penghapusan pesan dari Gmail.com jika Anda ingin menyimpannya ke komputer Anda ( saat Anda menghapusnya dari Gmail.com, program IMAP juga akan menampilkannya sebagai dihapus juga).

Unduh Arsip dari Google Takeout

Gunakan situs Google Takeout untuk mengunduh arsip satu kali dari seluruh akun Gmail Anda.

1. Buka Google Takeout dan masuk ke akun Google Anda jika diminta.
2. KlikPILIH SEMUA tombol untuk membatalkan pilihan setiap opsi dalam daftar (kecuali Anda ingin menyertakan sesuatu yang lain dalam cadangan).
3. Gulir ke bawah dan temukan Surat, dan aktifkan dengan mengklik tombol ke kanan.
   1. Opsional klik tanda panah di sebelah tombol dan pilih label email mana yang ingin Anda unduh, jika tidak Anda akan mendapatkan salinan setiap email.
4. Gulir ke bagian bawah halaman dan tekanBERIKUTNYA.
5. Pilih opsi format arsip dari tiga yang tersedia:
   1. Jenis file: Memilih .zip atau .tgz. Pengguna Windows harus memilih opsi ZIP sementara TGZ paling baik untuk sistem operasi lain.
   2. Ukuran arsip (maks): Pilih opsi di sini untuk seberapa besar Anda ingin setiap bagian arsip dari unduhan itu. Dalam banyak kasus, batas 2 GB sudah sesuai.
   3. Metode Pengiriman: Ini adalah cara Anda mengunduh cadangan Gmail. Anda dapat memperoleh tautan melalui email sehingga Anda dapat mengunduh email Gmail ke komputer Anda, atau Anda dapat memilih opsi online untuk menyimpan cadangan Anda di Google Drive, Dropbox, OneDrive, atau Box.
6. KlikBUAT ARSIP atau (jika Anda memilih opsi pihak ketiga) TAUTKAN AKUN DAN BUAT ARSIP​.
   1. Anda akan mendapatkan email yang memberi tahu Anda saat selesai, terlepas dari opsi yang Anda pilih di langkah sebelumnya.

File arsip Gmail muncul dalam format MBOX, yang merupakan file teks sangat besar. Program email seperti Thunderbird dapat membaca file MBOX secara asli. Untuk file arsip yang sangat besar, Anda harus menggunakan program email yang kompatibel dengan MBOX alih-alih mencoba menguraikan file teks.

Google Takeout menawarkan tampilan snapshot-in-time dari akun Gmail Anda; itu tidak mendukung pengarsipan tambahan, jadi Anda akan mendapatkan semuanya kecuali Anda membatasi diri pada label tertentu. Meskipun Anda dapat meminta arsip Takeout kapan pun Anda mau, menggunakan Takeout untuk mengekstrak data yang diulang tidak efisien. Jika Anda perlu menarik data lebih sering daripada sekali kuartal kalender atau lebih, temukan metode alternatif pengarsipan.

Gunakan Layanan Cadangan Online

Backupify mencadangkan informasi pribadi dari Facebook, Flickr, Blogger, Google Kalender dan Kontak, LinkedIn, Twitter, dan layanan serupa. Berikan uji coba 15 hari gratis sebelum Anda berkomitmen untuk membayar layanan.

Atau, cobalah Upsafe atau Gmvault. Upsafe menawarkan penyimpanan hingga 3 GB secara gratis (dengan opsi gratis untuk lebih banyak lagi), sementara Gmvault adalah proyek sumber terbuka dengan dukungan multiplatform dan komunitas pengembang yang tangguh.

Arsip Selektif Menggunakan Aturan Data

Jika Anda tidak memerlukan semua email Anda, pertimbangkan pendekatan yang lebih selektif untuk pengarsipan email.

• Meneruskan: Ketika Anda menerima email yang Anda tahu ingin Anda simpan, teruskan ke akun pengarsipan di tempat lain, seperti akun Gmail lain atau bahkan akun di penyedia yang berbeda seperti Outlook atau akun Yahoo. Untuk menyimpan salinan dari apa yang Anda kirim, gunakan alamat email akun lain itu di baris BCC dari email keluar Anda.
• Penerusan otomatis: Beri tahu Gmail untuk menyalin atau blind copy semua email yang diterima ke alamat email tertentu.
• Resep IFTTT:Situs web IFTTT membuat resep (skrip menetapkan bahwa ketika peristiwa X terjadi, acara Y harus mengikuti) sehingga Anda dapat mengatur tindakan Gmail tertentu untuk memicu aktivitas tertentu. Resep IFTTT sangat berguna ketika Anda perlu menetapkan aturan khusus dan menggunakan sumber daya di luar ekosistem Google.
• Teruskan ke Evernote atau OneNote: Siapkan [email protected] alias untuk mengimpor email langsung ke buku catatan OneNote yang ditetapkan, atau gunakan alamat email Evernote kustom Anda untuk mencatat pesan ke Evernote.

Pikirkan Sebelum Anda Mengarsip!

Ada seluruh industri layanan cadangan yang menyarankan Anda harus mencadangkan surel Anda agar suatu hari nanti secara ajaib hilang selamanya.

Meskipun Google dapat menghapus akun Anda untuk pelanggaran persyaratan layanan, atau peretas dapat mengontrol akun Anda dan menghapus sebagian atau semua arsip Anda, hasil ini relatif jarang. Google, sebagai penyedia platform email yang kuat berbasis cloud, tidak cenderung kehilangan pesan atau secara acak menghapus akun tanpa alasan.

Meskipun Anda mungkin memiliki alasan yang sah untuk mencadangkan akun Anda, cadangan biasanya tidak diperlukan. Mereka benar-benar dapat membuka email Anda untuk kebocoran data yang lebih besar saat Anda menghubungkan produk dan layanan lain ke akun Gmail Anda - alat yang mungkin tidak seaman platform cloud Google sendiri.