Anda mungkin pernah mendengar saran bahwa setiap email yang Anda kirim harus menyertakan ajakan bertindak yang jelas untuk penerima. Masuk akal - jika tidak ada yang perlu mereka lakukan dengan email itu, haruskah Anda benar-benar mengirimnya?
Namun, bersikap eksplisit tentang apa yang Anda butuhkan juga bisa terasa sedikit berlawanan dengan intuisi. Kami tidak ingin terlihat seperti tukang uap, jadi kami mengirim pesan yang sangat sopan, dan akhirnya tidak sepenuhnya jelas. Penerima mendapatkan sampai akhir dan berpikir, "Uhhh, oke … Sekarang bagaimana?"
Bersalah seperti yang dituduhkan? Anda tidak sendirian - itulah sebabnya saya mengumpulkan templat ajakan bertindak sederhana yang dapat Anda salin, tempel, dan gunakan dalam surel Anda sendiri.
Beberapa Panggilan untuk Melakukan dan Larangan
Sebelum kita sampai ke templat, mari kita bahas beberapa praktik terbaik yang harus Anda ingat ketika menggunakan panggilan untuk bertindak dalam email Anda.
Yang pertama ini mungkin bisa Anda lihat: Jangan terlalu umum. Dapatkan spesifik tentang apa yang Anda butuhkan dari orang itu.
Mengirim email dengan laporan 80 halaman terlampir dan permintaan selimut seperti, "Hei, bisakah Anda melihat ini?" Hanya akan membanjiri penerima Anda - yang berarti Anda mungkin tidak akan mendapat respons.
Alih-alih, menanyakan sesuatu seperti, "Bisakah Anda melihat halaman 18-24 dan beri tahu saya jika Anda memiliki perubahan pada hari Rabu?" Memberikan arahan yang jelas dan bermanfaat.
Selanjutnya, sertakan tenggat waktu dengan ajakan Anda untuk bertindak. Saya mengerti - itu membuat Anda merasa memaksa. Tapi, Anda mungkin tahu betapa menjengkelkannya itu ketika seseorang mengirimi Anda sesuatu untuk dilakukan tanpa ada indikasi kapan mereka membutuhkannya. Hilangkan segala kebingungan langsung dari kelelawar dengan membuat garis waktu Anda jelas.
Akhirnya, jangan lupa mengatakan "terima kasih" tepat setelah ajakan Anda untuk bertindak. Ya, Anda bisa berterus terang dan ramah pada saat yang bersamaan, dan melakukan hal itu juga akan membantu meredakan rasa gugup Anda tentang menjadi begitu jujur tentang apa yang Anda butuhkan.
Oke? Besar! Mari masuk ke ajakan untuk bertindak yang dapat Anda salin dan tempel di beberapa skenario email umum.
Ajakan Bertindak # 1 Saat Anda Membutuhkan Pertanyaan Dijawab
Templat: Bisakah Anda memberi tahu saya? Saya perlu jawaban untuk. Terima kasih!
Contoh: Bisakah Anda memberi tahu saya jika klien telah merespons dengan umpan balik? Saya perlu jawaban pada hari Jumat untuk menyelesaikan kesepakatan ini. Terima kasih!
Ajakan untuk Bertindak # 2 Saat Anda Membutuhkan Umpan Balik tentang Sesuatu
Templat: Harap sampaikan umpan balik Anda lewat paling lambat. Terima kasih banyak!
Contoh: Tolong sampaikan umpan balik Anda pada slide 10-20 dari presentasi ini menggunakan Google Doc yang saya tautkan dalam email ini selambat-lambatnya pada penutupan bisnis pada 30 November. Terima kasih banyak!
Ajakan untuk Bertindak # 3 Saat Anda Perlu Mengonfirmasi Rapat
Templat: Bisakah kita bertemu di untuk berdiskusi? Tolong beri tahu saya jika itu berhasil untuk Anda. Terima kasih!
Contoh: Bisakah kita bertemu pada hari Kamis pukul 10 pagi untuk membahas perancangan ulang situs web? Tolong beri tahu saya besok jika itu cocok untuk Anda. Terima kasih!
Ajakan untuk Bertindak # 4 Saat Anda Mengirimkan Pembaruan atau Sumber Daya
Templat: Harap tinjau sebelumnya dan jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung dengan pertanyaan apa pun. Terima kasih banyak!
Contoh: Harap tinjau laporan terlampir yang menyoroti nomor lalu lintas bulan ini sebelum rapat tim kami dan jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung dengan pertanyaan apa pun. Terima kasih banyak!
Ajakan untuk Bertindak # 5 Saat Anda Hanya Membutuhkan Respons
Templat: Harap balas email ini dengan oleh. Jika saya tidak mendengar dari Anda saat itu, saya akan. Terima kasih!
Contoh: Silakan balas email ini dengan RSVP Anda pada hari Selasa. Jika saya tidak mendengar dari Anda pada saat itu, saya akan menganggap Anda tidak menghadiri makan siang. Terima kasih!
Saya tahu betapa anehnya bisa begitu eksplisit tentang apa yang Anda butuhkan di email Anda. Tapi, serius, jangan panik.
Ingat bahwa tingkat kejelasan ini sebenarnya membantu penerima. Anda menyimpannya langkah-langkah dan menambahkan pekerjaan karena harus melacak apa yang Anda butuhkan mereka lakukan. Dan meskipun rasanya terlalu asertif, saya berjanji bahwa kebanyakan orang akan menghargai (dan mungkin bahkan belajar dari!) Fakta bahwa Anda begitu langsung dan transparan.
