Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - salah satu dari kata-kata ini kemungkinan besar memiliki banyak arti bagi Anda. Bagaimanapun, ini adalah cara Anda berkomunikasi dengan semua rekan kerja Anda setiap hari. (Yang lain mungkin membuat Anda menggaruk-garuk kepala dan bertanya-tanya bagaimana satu kalimat bisa memiliki begitu banyak kesalahan ketik.)
Bagi banyak perusahaan saat ini, ruang obrolan adalah pendingin air. Jadi, sama seperti Anda harus menghormati dan berhati-hati dengan apa yang Anda katakan dengan keras di kantor Anda, Anda perlu mengetahui dos dan tidak boleh dilakukan dalam menggunakan alat ini dengan tepat. (Ini bukan 1997, dan Anda seharusnya tidak bertanya kepada siapa pun "A / S / L?") Bahkan jika Anda menggunakannya setiap hari, Anda masih mungkin membuat beberapa kesalahan etika dasar.
Ikuti lima aturan ini, dan Anda harus bersikap baik.
1. Gunakan (Hanya) Saat Anda Membutuhkan Jawaban, Cepat
Jika Anda membutuhkan jawaban cepat atau memiliki berita yang perlu diketahui oleh tim Anda, ini adalah tempat pertama yang harus Anda putar. Orang biasanya memiliki pemberitahuan yang diatur sehingga mereka melihat obrolan baru saat mereka masuk dan dapat menanggapi pertanyaan yang sensitif terhadap waktu dengan cepat. Namun, jika apa yang ingin Anda komunikasikan adalah FYI, pertanyaan yang akan membutuhkan pemikiran, lebih banyak ide atau proyek jangka panjang, atau benar-benar apa pun yang ingin Anda rujuk di masa mendatang, buka email. Anda akan mendapatkan respons yang lebih bijaksana - dan menghindari gangguan rekan kerja Anda.
2. Bersahabat
Sekarang Anda tahu bahwa kamar-kamar ini tidak dimaksudkan untuk percakapan yang panjang dan mendalam. Namun, itu tidak berarti Anda bisa melupakan sopan santun dengan kedok singkat. Ingat "tolong" dan "terima kasih." Juga, perhatikan bahwa ini adalah salah satu bentuk komunikasi kerja yang langka di mana emotikon baik-baik saja, dan wajah tersenyum dasar dalam menanggapi "Terima kasih kembali" dapat melakukan keajaiban. Seperti memulai percakapan dengan "Bagaimana harimu?" Sebelum beralih ke "Apakah laporannya siap?"
3. Jawab dengan Cepat
Salah satu keuntungan terbesar dari obrolan melalui email adalah hanya butuh beberapa detik untuk mengirim pesan. Tapi, itu berarti sering ada harapan bahwa Anda harus membalas dengan cepat juga. Jadi, ketika Anda ditanya sesuatu dalam obrolan, balas secepatnya. Dalam kebanyakan kasus, kolega berasumsi mereka akan mendengar langsung. Jika Anda mengerjakan sesuatu yang penting, dalam rapat, atau bahkan pergi makan siang, luangkan waktu sejenak untuk mengubah status Anda sehingga orang tahu Anda tidak tersedia.
4. Atur Peringatan
Dengan itu, obrolan dapat dengan mudah dilupakan hanya berjalan di jendela latar belakang di komputer Anda sepanjang hari. Pastikan Anda tidak ketinggalan sesuatu dengan menyesuaikan pengaturan Anda sehingga Anda mendengar suara atau melihat pop-up setiap kali pesan masuk. (Ingatlah bahwa jika Anda tidak secara teratur menggunakan headphone, Anda harus mematikan suara itu. .)
Selain itu, Anda harus memeriksa pengaturan Anda untuk melihat apakah Anda bisa mendapatkan percakapan yang dikirimkan kepada Anda saat Anda offline. Lebih sering daripada tidak, seseorang akan mengirim email kepada Anda jika dia tidak mendengar kembali. Tapi itu bukan ide yang buruk untuk tetap di loop dan membaca apa yang Anda lewatkan - terutama dalam obrolan kelompok di mana percakapan sering bergerak bolak-balik antara olok-olok ringan dan topik serius.
5. Tetap pada Topik
Pada catatan itu, karena mudah melepaskan serangkaian komentar dalam obrolan, Anda dapat dengan mudah terganggu dan menemukan diri Anda mendiskusikan rencana akhir pekan Anda alih-alih berbicara tentang tinjauan proyek besok. Pertahankan pembicaraan tetap produktif dengan tetap berpegang pada subjek.
Jika Anda (dan tim Anda) bergumul dengan hal itu, buatlah ruang obrolan "ruang istirahat" atau "di luar topik" yang terpisah untuk setiap diskusi sisi. Tidak ada salahnya memiliki kamar yang disediakan khusus untuk video anak anjing. Bagaimanapun, tawa yang baik dapat mencerahkan hari semua orang. Dan, tidak ada yang seperti menyaksikan semua orang membaca obrolan yang sama dan tertawa pada saat yang sama. Hanya saja, jangan terlalu terbawa atau pergi semua NSFW. Bagaimanapun, ini bekerja.
Obrolan dengan cepat menjadi standar untuk komunikasi tim hari ini. Jadi, ingatlah peraturan ini saat Anda bekerja. Itu tidak hanya akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah, tetapi juga akan membuat komunikasi Anda jauh lebih efektif. Plus, jika Anda benar-benar berkomitmen untuk itu, game GIF Anda akan jauh lebih kuat.
