Mengirim email adalah metode termudah dan paling tidak mengganggu untuk membuat permintaan dalam tim. Tapi itu justru karena email sangat mudah sehingga bisa membuang-buang waktu. Mematikan email yang tidak jelas yang tidak dengan jelas memberi tahu penerima apa yang harus mereka lakukan atau mengapa permintaan Anda penting hanya akan membuat lebih banyak pekerjaan untuk semua orang.
Email paling efektif memperlakukan baris subjek seperti ID penelepon dan menggunakan kata-kata yang langsung menuju pokok permasalahan.
Berikut adalah beberapa dos dan tidak boleh dilakukan untuk pilihan kata yang akan membuat pesan Anda jelas dan membuat Anda tidak mengganggu (atau membingungkan) rekan kerja Anda:
1. Ketika Ada Tugas untuk Diisi
Jangan Tulis: Dll
Apakah Tulis: Ini, Ini, atau Ini
Guru-guru Anda di sekolah dasar benar - spesifik! Bahkan jika email Anda mengikuti percakapan atau rapat baru-baru ini, kemungkinan akan diajukan sebagai sesuatu untuk dilakukan nanti. Ketika penerima Anda siap membacanya, melihat "Tindak lanjut rapat staf dll." Tidak akan membantu. Alih-alih, jelaskan apa yang Anda butuhkan dan tulis: "Tolong selesaikan pertanyaan-pertanyaan ini dari rapat staf" atau "Laporan tersebut dibahas dalam rapat staf." Pikirkan subjek Anda seperti pra-menulis item daftar yang harus dilakukan sehingga mudah untuk kotak itu untuk diperiksa.
2. Saat Anda Berbagi Email Lain
Jangan Tulis: “FWD:”
Do Write: Help
Yang ini selalu membuat saya berpikir tentang tahun 90-an, ketika itu biasa melihat email yang bertuliskan seperti ini: "Fwd: fwd: fwd: fw: Kirim ini ke 10 orang dan ini akan menjadi hari keberuntungan Anda!" mengirim surat berantai di tempat kerja (serius, jangan), Anda mungkin hanya berbagi sesuatu yang ditulis orang lain yang Anda inginkan rekan kerja Anda baca atau lakukan sesuatu. Dalam hal itu, bantulah dia dan tulis “Bisakah Anda membantu saya menguraikan ini?” Atau “Sepertinya klien membutuhkan bantuan.” Tentu, Anda mungkin telah merencanakan untuk menulis pesan itu di badan email, tetapi subjeknya adalah tempat yang jauh lebih baik jika Anda ingin diperhatikan dengan cepat.
3. Ketika Anda Berusaha Menjadi Pribadi
Jangan Menulis: Hai
Apakah Menulis: Anda
Mengirim "Hei" di baris subjek email sama dengan mengirim pesan "Kita perlu bicara" dengan teman atau seseorang yang Anda kencani. Jangan lakukan itu! Anda akan membuat penerima curiga terhadap apa yang akan terjadi selanjutnya, dan Anda mungkin akan menunggu beberapa saat untuk mendapat tanggapan karena mungkin tidak akan pernah dibuka. Karena Anda mungkin benar-benar perlu mengobrol tentang sesuatu yang pribadi atau pribadi, cobalah "Kapan Anda punya waktu untuk obrolan 15 menit?" Pendekatan ini mengambil jalan pintas dan menempatkan kekuatan di tangan penerima untuk memilih waktu yang sesuai untuknya. .
4. Saat Anda Membutuhkannya Sekarang
Jangan Menulis: Mendesak
Do Write: Hari ini
Ketika waktu singkat dan tekanan tinggi, "mendesak" adalah kata yang hanya bisa menghasilkan kepanikan. Dan panik adalah hal terakhir yang harus dilakukan seseorang yang bertanggung jawab atas suatu tugas. Jika Anda memiliki cukup waktu untuk mengenali kebutuhan dan mengirim email, Anda juga punya waktu untuk memberikan pemberitahuan terlebih dahulu bahwa "Ini perlu menjadi prioritas pertama Anda hari ini." Jika itu benar-benar mendesak, buat panggilan telepon atau kunjungan langsung. sebagai gantinya.
5. Dan Satu Lagi Frasa Bonus
Last but not least adalah ungkapan yang kita semua katakan untuk mengakhiri email kita tetapi mungkin jarang digunakan untuk langsung menghubungi rekan kerja kita: "Terima kasih." Pesan apresiasi singkat dan sederhana akan sangat membantu dalam memperkuat ikatan antara Anda dan anggota tim Anda. Dikatakan bahwa Anda mengenali upaya mereka dan menghargai peran mereka. Dan itu pasti mengalahkan kepercayaan jatuh.
