Siapa pun yang mengirim dan menerima ratusan email seminggu memahami nilai kejelasan dalam tanggapan dan ke depan. Untaian email panjang di mana setiap respons mengutip keseluruhan pesan sebelumnya atau asli sulit untuk diikuti, tetapi email yang merujuk ke pesan sebelumnya tanpa petunjuk tentang apa yang bersangkutan membuang-buang waktu Anda saat Anda mencoba mengingat titik asli pengirim . Ketika Anda membalas pesan email, Anda harus mengutip dari pesan yang Anda terima, tetapi hanya sebanyak yang diperlukan untuk menetapkan konteks.
Cara Penawaran Email di Balasan Anda
Tergantung pada penyedia atau aplikasi email Anda, Anda mungkin dapat menyorot bagian dari email yang ingin Anda kutip sebelum Anda mengklik atau mengetuk Balasan atau Meneruskan tombol. Bidang email balasan terbuka dengan kutipan yang disorot sudah diposisikan di badan email. Cukup tambahkan tanggapan Anda dan kirimkan dalam perjalanan. MacOS dan iOS Mail berfungsi dengan cara ini.
Beberapa program email, termasuk Yahoo! Mail dan Gmail, jangan biarkan Anda hanya menyorot sebagian kutipan dalam balasan Anda. Anda harus mengutip seluruh panjang teks dari email dan kemudian secara manual menghapus bagian yang tidak Anda inginkan dari balasan Anda.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat menyalin bagian dari email yang ingin Anda kutip dan pilih Tempelkan sebagai kutipan atau serupa. Dalam hampir semua kasus, informasi yang dikutip menjorok agar mudah dikenali. Di beberapa program email, materi yang dikutip muncul dalam warna yang berbeda.
Cara Bekerja dengan Penawaran di Email Anda
Etiket email umumnya mengikuti urutan tertentu berkenaan dengan bagian dari pesan. Mulailah email Anda dengan salam dan komentar pengantar. Berikutnya adalah materi yang dikutip. Kemudian, tanggapan Anda terhadap kutipan itu muncul di bawahnya.
Jika Anda membalas lebih dari satu titik, tempelkan satu bagian dari kutipan pada satu baris dan kemudian jawab bagian tersebut hanya pada baris berikut. Selanjutnya, tempel bagian lain dari email yang dikutip dan jawab bagian tersebut pada baris berikut. Ulangi pola ini jika Anda memiliki lebih banyak tanda kutip dan komentar untuk dibuat di balasan Anda atau maju. Ini meniru aliran percakapan alami dan membuat mengikuti utas lebih mudah bagi penerima email.
