Kotak surat bersama memungkinkan pelanggan, pemasok, dan orang lain mengirim email ke alamat pusat tempat semua orang di tim dapat melihat dan menanggapi pesan tersebut.
Apa itu Kotak Surat Bersama Bersama?
Salah satu cara paling efisien untuk berbagi pesan email dengan sekelompok orang adalah dengan menyiapkan kotak surat bersama Office 365. Dengan kotak surat bersama, setiap orang yang ditugaskan ke kotak surat memiliki akses lengkap ke pesan. Mereka dapat membaca email yang masuk, membalas pesan, meneruskan pesan dan melihat bagaimana orang lain menanggapi surat masuk.
Ketika anggota tim merespons pesan email dari kotak surat bersama, email tersebut dikirim dari alamat kotak surat bersama, bukan dari alamat email individu. Penerima email hanya melihat alamat kotak surat bersama. Ini menjaga kerahasiaan alamat email pribadi karyawan Anda dan memberi bisnis Anda penampilan yang profesional.
Organisasi Anda dapat membuat kotak surat bersama sebanyak yang Anda butuhkan. Kotak surat bersama tidak memiliki nama pengguna atau kata sandi. Kotak surat bersama tidak memerlukan lisensi Office 365, tetapi setiap pengguna yang ditetapkan ke kotak surat harus memiliki langganan Office 365.
Mengapa Menggunakan Kotak Surat Bersama Bersama?
Layanan pelanggan, sumber daya manusia atau departemen pemasaran yang menginginkan pesan email yang masuk untuk dijawab oleh anggota tim yang tersedia berikutnya adalah contoh yang baik dari penggunaan efektif kotak surat bersama. Setiap orang yang ditugaskan ke kotak surat bersama dapat melihat dan menanggapi setiap pesan di kotak surat itu.
Bekerja dengan kotak surat bersama Office 365 bukan hanya tentang email. Ini tentang membantu orang-orang di organisasi Anda bekerja bersama dengan lebih efisien. Bersama dengan kotak surat bersama, tim Anda akan memiliki akses ke daftar kontak bersama dan kalender bersama. Dengan daftar kontak bersama, semua orang dalam grup memiliki akses ke alamat email penting. Dengan kalender bersama, anggota grup dapat memasukkan janji mereka di lokasi pusat yang dapat dilihat oleh semua orang dalam grup.
Siapkan Kotak Surat Bersama
Kotak surat Office 365 bersama hanya dapat diatur oleh administrator langganan Office Anda.
Ikuti petunjuk ini untuk menyiapkan kotak surat bersama:
- Masuk ke pusat Admin Office 365 menggunakan akun administrator Anda.
- Memilih Grup> Kotak surat bersama.
- Memilih Tambahkan kotak surat.
- Pada halaman Tambah kotak pesan, ketikkan nama untuk kotak pesan bersama di bidang Nama. Kotak surat alias secara otomatis dibuat di bidang Email tetapi Anda dapat mengubahnya ke sesuatu yang berbeda. Setelah Anda menamai kotak surat bersama, pilih Menambahkan untuk membuat kotak surat.
- Di bawah Langkah selanjutnya, pilih Tambahkan anggota ke kotak surat ini.
- Pada halaman anggota Kotak Surat Bersama, pilih Tambahkan anggota.
- Tempatkan tanda centang di sebelah orang-orang yang akan memiliki akses ke kotak surat bersama. Jika Anda tidak melihat nama seseorang di daftar, ketikkan nama mereka di kotak Pencarian. Setelah selesai, pilih Menyimpan.
Simpan Email Terkirim ke Kotak Surat Bersama
Ketika seseorang mengirim pesan email dari kotak surat bersama, salinan pesan itu disimpan ke folder Item Terkirimnya, bukan ke kotak surat bersama. Jika Anda ingin email ini disimpan ke kotak surat bersama, edit pengaturan kotak surat bersama.
Berikut cara menyimpan pesan email terkirim ke kotak surat bersama:
- Memilih Grup> Kotak surat bersama.
- Pilih kotak pesan bersama.
- Memilih Edit di sebelah pengaturan Berita terkirim.
- Pada halaman Item terkirim, gerakkan slider ke posisi Hidup untuk Menyalin item yang dikirim sebagai kotak surat ini dan Menyalin item yang dikirim atas nama kotak surat ini. Setelah selesai, pilih Menyimpan.
Gunakan kotak surat bersama di Outlook 2016, Outlook 2013 dan Outlook 2010
Setelah admin organisasi Anda menyiapkan kotak surat bersama, pengguna Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk menampilkan kotak surat bersama di Outlook versi desktop. Kotak surat bersama secara otomatis akan muncul di panel Folder.
Untuk mengirim email dari kotak surat bersama:
- Buka Outlook.
- Memilih email baru untuk membuat pesan baru.
- Memilih Dari dan pilih kotak surat bersama.
- Ketikkan pesan Anda dan pilih Kirim.
Akses Kotak Surat Bersama di Outlook di Web
Jika Anda ingin bekerja dengan kotak surat bersama di browser web, Anda harus menambahkannya secara manual.
Untuk menambahkan kotak pesan bersama ke versi online Outlook:
- Masuk ke akun Office 365 Anda dan pilih Pandangan aplikasi.
- Di panel navigasi, klik kanan nama kotak surat Anda dan pilih Tambahkan folder bersama.
- Dalam Tambahkan folder bersama kotak dialog, ketik alamat email kotak surat bersama, lalu pilih Menambahkan.
Kotak Surat Bersama dan Aplikasi Outlook Mobile
Kotak surat bersama tidak muncul di aplikasi seluler Outlook. Ini berarti bahwa jika Anda ingin mengakses kotak pesan bersama dari ponsel cerdas Anda, Anda harus membuka browser dan menggunakan Outlook di Web.
Anda akan melihat sedikit perbedaan dalam cara Anda bekerja dengan akun email pribadi Anda di Outlook dan dengan kotak surat bersama. Dengan kotak surat bersama, Anda dan anggota tim Anda akan bekerja sama lebih baik untuk menjawab email dari pelanggan, pemasok, vendor, dan lainnya.
