Ingin menjadi komunikator yang lebih baik di kantor? Ya tentu saja.
Anda beruntung, karena memberikan keterampilan komunikasi Anda dorongan serius tidak perlu menjadi usaha yang luar biasa. Faktanya, Anda bisa mulai dengan hanya menghilangkan beberapa kata yang sering digunakan secara berlebihan dari kosakata Anda - dan saya tidak hanya berbicara tentang "suka" yang jelas dan "umm" yang kita semua cenderung letakkan di sepanjang kalimat kita.
Potong enam kata ini dari komunikasi di tempat kerja Anda, dan Anda pasti akan memengaruhi audiens Anda - bukannya membuat mereka jengkel.
1. Mereka
Terdengar akrab? Anda mungkin pernah mendengar hal-hal seperti ini dari kolega Anda, dan Anda mungkin telah jatuh ke dalam perangkap yang sama ini beberapa kali juga. “Mereka” adalah kata yang mudah untuk disandarkan, tetapi sering membuat lawan bicara Anda bertanya-tanya, “Mereka? Siapa sebenarnya mereka? ”
Luangkan waktu untuk menghindari generalisasi dan dapatkan spesifik tentang siapa sebenarnya yang Anda bicarakan, seperti, "Departemen pemasaran meminta kami melakukannya dengan cara ini". Ini akan membuat pesan Anda lebih jelas dan menyimpan banyak kebingungan dalam jangka panjang.
2. Benar?
Saya baru-baru ini melakukan panggilan telepon dengan seseorang yang sepertinya mengakhiri setiap kalimatnya dengan, "Benar?" Itu membuatnya tampak seolah-olah dia sedang mencari persetujuan, tetapi dia tidak pernah benar-benar berhenti sejenak untuk mengkonfirmasi apa yang dia katakan. . Tak perlu dikatakan, tidak butuh waktu lama bagi saya untuk menyadari bahwa dia memperlakukan ini lebih seperti tanda baca - bukan pertanyaan yang sebenarnya.
Mungkin Anda tidak terlalu sering menggunakan kata ini sebanyak yang dia lakukan. Tapi, itu masih salah satu yang Anda ingin sadari secara sadar. Mengakhiri kalimat Anda dengan pertanyaan ini hanya membuat Anda seolah-olah mencari persetujuan - bahkan jika tidak. Jadi, menghapusnya sepenuhnya (kecuali untuk saat-saat langka ketika Anda benar-benar membutuhkan jawaban) akan membuat Anda tampak jauh lebih percaya diri.
3. Cepat
"Bisakah Anda cepat menulis ulang tiga bagian yang saya tandai?" Salah satu editor saya bertanya kepada saya melalui email. Pada pandangan pertama, tidak ada yang salah dengan permintaannya - sampai saya menyadari bahwa dia telah menggunakan kata "cepat", dan saya tahu bahwa tidak akan ada yang cepat untuk mengerjakan ulang seluruh bagian saya.
Ini bukan kata yang buruk secara inheren. Tapi, seperti apa pun, itu tergantung pada konteks yang digunakan. Dan, lebih sering daripada tidak, saya mendengar ini disuntikkan ke dalam kalimat dan situasi yang sama sekali tidak cepat. "Bisakah saya cepat melompat?" Rekan kerja Anda bertanya dalam sebuah pertemuan, sebelum meluncurkan spiel berdurasi dua puluh menit. Atau, "Saya hanya perlu mengurus ini secepatnya, " kata bos Anda - sebelum membuat Anda menunggu setengah jam lagi untuk jadwal duduk Anda yang dijadwalkan.
Upaya Anda untuk meremehkan jumlah upaya atau waktu yang dibutuhkan sesuatu dapat dimengerti. Tapi, pada akhirnya, itu menyesatkan. Potong kata "cepat" dari kalimat Anda kecuali jika Anda benar-benar bermaksud, yah, cepat .
4. adil
Kata "hanya" ini adalah salah satu yang saya lihat merangkak dalam email lebih dari tempat lain, dan saya pasti tidak kebal terhadap pesona kata empat huruf ini sendiri. Saya cenderung sangat mengandalkannya sehingga saya terbiasa membaca kembali pesan-pesan saya dan menghapus kata ini di mana pun kata itu muncul - yang biasanya setidaknya tiga kali dalam setiap pesan.
Saya berani bertaruh Anda bersalah atas hal yang sama. Untuk beberapa alasan, taburan kata ini berfungsi untuk membuat pesan Anda tampak sedikit kurang agresif. "Aku hanya memeriksa" terdengar sedikit kurang kuat dari "Aku memeriksa."
Tapi, itu tidak mengubah fakta bahwa itu masih kata pengisi yang tidak perlu yang tidak menambahkan apa pun ke pesan Anda. Jadi, ketika ragu, tendang ke trotoar.
5. Maaf
Saya semua untuk menghisap kebanggaan Anda dan meminta maaf ketika itu dibenarkan. Tetapi, jika Anda mulai menghitung berapa kali setiap hari Anda membiarkan kata ini keluar dari mulut Anda, Anda mungkin akan terkejut dengan seberapa sering Anda meminta maaf - tanpa alasan sama sekali.
Sebagai penulis Muse, Aja Frost, menjelaskan dalam tulisannya tentang menulis email profesional, “Saya mencoba untuk menjauh dari mengatakan 'maaf' dalam situasi yang tidak pantas: ketika saya membuat kesalahan kecil, ketika saya menyatakan pendapat saya, atau ketika seseorang menunjukkan sesuatu yang saya lewatkan. "
Ikuti jejaknya dan lakukan yang terbaik untuk menghindari meminta maaf demi mengisi keheningan. Dan, ketika sesuatu benar-benar membutuhkan penyesalan Anda, tetaplah dengan, "Saya minta maaf". Ini akan membawa sedikit lebih berat daripada yang sembrono, "Maaf!"
6. Sebenarnya
Ada sesuatu yang merendahkan kata ini, bukan? Apakah Anda ingin berbagi perbedaan pendapat dalam rapat tim atau menunjukkan kepada rekan kerja hari yang lebih baik untuk mengerjakan bagian proyeknya, memulai kalimat Anda dengan "sebenarnya" biasanya membuat Anda tampak sinis dan bahkan sedikit mencaci.
Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat memotong kualifikasi ini sekaligus. Tetapi, jika Anda merasa perlu untuk menggantinya dengan sesuatu , seorang sahabat, “Anda tahu” harus melakukan trik - tanpa udara sombong yang merendahkan itu.
Apakah saya melewatkan sesuatu yang Anda dengar berulang kali di kantor? Beri tahu saya di Twitter kata mana yang terlalu sering Anda pikir perlu ditambahkan ke daftar ini!
