Menggunakan MicrosoftMenggabungkan surat fitur, Anda dapat mengirim dokumen yang sama dengan sedikit perubahan pada sejumlah besar penerima. Penggabungan istilah berasal dari fakta bahwa satu dokumen (surat, misalnya) digabungkan dengan dokumen sumber data, seperti spreadsheet.
Data untuk tutorial ini dapat dikompilasi dengan sebagian besar versi Microsoft Excel termasuk 2007, 2010, 2013, 2016, dan Office 365.
Fitur Mail Merge milik Microsoft Word kompatibel dengan Word 2010, 2013, 2016, dan Office 365.
Word Menggabungkan surat fitur bekerja mulus dengan data dari Excel. Sementara Word juga memungkinkan Anda untuk membuat sumber data, opsi untuk menggunakan data ini terbatas. Jika Anda sudah memiliki data Anda dalam spreadsheet, tidak masuk akal untuk mengetik ulang semua informasi ke dalam sumber data Word.
Mempersiapkan Data untuk Penggabungan Surat
Secara teoritis, Anda bisa menggunakan lembar kerja Excel apa pun dalam fungsi gabungan surat Word tanpa persiapan khusus. Namun, Anda harus meluangkan waktu untuk menyiapkan lembar kerja Anda untuk mengoptimalkan proses gabungan surat.
Mengatur Data Spreadsheet
Data Excel Anda harus diatur dengan rapi baris dan kolom. Pikirkan setiap baris sebagai satu catatan dan setiap kolom sebagai bidang yang akan Anda masukkan ke dalam dokumen Anda. Jika Anda membutuhkan penyegaran, lihat tutorial entri data Excel.
Buat Row Header
Buat baris header untuk sheet yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat. SEBUAHbaris tajuk adalah deretan yang berisi label yang mengidentifikasi data di sel di bawahnya. Excel bisa rewel kadang-kadang tentang membedakan antara data dan label, jadi buat ini jelas dengan menggunakan teks tebal, batas sel dan bayangan sel yang unik untuk baris header - ini memastikan Excel membedakannya dari sisa data Anda.
Kemudian ketika Anda menggabungkan data dengan dokumen utama, label muncul sebagai nama kolom gabungan, sehingga tidak ada kebingungan tentang data apa yang Anda masukkan ke dalam dokumen Anda.
Ini adalah praktik yang baik untuk melabeli kolom di spreadsheet Excel Anda, karena membantu mencegah kesalahan pengguna di masa mendatang.
Masukkan Semua Data pada Satu Lembar
Data yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat harus pada satu lembar; jika tersebar di beberapa lembar, Anda perlu menggabungkan lembaran atau melakukan gabungan beberapa email. Pastikan juga lembaran diberi nama dengan jelas, karena Anda harus memilih lembar yang ingin Anda gunakan tanpa melihatnya.
Mengaitkan Sumber Data di Gabungan Surat
Untuk mengaitkan spreadsheet Excel yang Anda siapkan dengan dokumen Word Anda:
-
Klik pada Surat tab dari pita.
-
Pilih Mulai Gabungan Surat tombol untuk mengakses tarik-turun.
Karena kami akan menulis data kami ke dalam sebuah surat untuk contoh ini, kami akan memilih Surat opsi dari tarik-turun.
-
Pilih Pilih Penerima tombol untuk mengakses tarik-turun.
Kami ingin mengimpor data kami dari lembar kerja Excel yang tersimpan, jadi pilih Gunakan Daftar yang Ada … pilihan.
-
Dari kotak dialog, temukan dan pilih file Excel Anda.
Klik baik untuk melanjutkan.
-
Dari Pilih Tabel kotak dialog, pilih lembaran dengan meja Anda, dan klik baik tombol.
Jika Excel Anda memiliki tajuk kolom, pastikan Baris pertama data berisi tajuk kolom pilihan dicentang.
-
Klikbaik.
Sekarang sumber data telah dikaitkan dengan dokumen utama, Anda dapat mulai memasukkan teks atau mengedit dokumen Word Anda. Anda tidak dapat, bagaimanapun, membuat perubahan pada sumber data Anda di Excel. Jika Anda perlu melakukan perubahan pada data, Anda harus menutup dokumen di Word sebelum Anda dapat membuka sumber data di Excel.
Memasukkan Kolom Merge ke dalam Dokumen Anda
-
KlikSisipkan Kolom Gabungan tombol pada toolbar Gabungan Surat untuk membukaSisipkan Kolom Gabungan tarik-turun.
-
Sorot nama bidang yang ingin Anda sisipkan dari daftar dan klikMemasukkan.
Melihat Dokumen Gabungan Surat
Ketika menyisipkan kolom gabungan ke dalam dokumen, Word tidak mengangkut format data dari sumber data. Jika Anda ingin menerapkan format seperti cetak miring, tebal, atau garis bawah, Anda harus melakukannya di Word.
Jika Anda melihat dokumen dengan bidang, Anda memilih panah ganda di kedua sisi bidang yang ingin Anda terapkan pemformatannya. Jika Anda melihat data yang digabungkan dalam dokumen, sorot teks yang ingin Anda ubah.
Setiap perubahan pemformatan dilakukan di seluruh dokumen yang digabung, bukan hanya dokumen individu.
Pratinjau Dokumen yang Digabungkan
Untuk melihat pratinjau dokumen yang digabungkan, klikLihat Data yang Digabungkan tombol di toolbar Gabungan Surat. Tombol ini berfungsi seperti sakelar pengalih, jadi jika Anda ingin kembali hanya melihat bidang dan bukan data yang ada, klik lagi.
Menavigasi melalui dokumen yang digabung dengan menggunakan tombol navigasi pada Menggabungkan surat pita. Mereka, dari kiri ke kanan:Rekaman Pertama, Rekaman Sebelumnya, Pergi Untuk Rekam, Rekaman Berikutnya, dan Rekaman Terakhir.
Sebelum Anda menggabungkan dokumen, lihat semuanya, atau sebanyak yang Anda bisa untuk memastikan bahwa semuanya digabungkan dengan benar. Berikan perhatian khusus pada tanda baca dan jarak di sekitar data gabungan.
Ketika Anda siap untuk menggabungkan dokumen, Anda memiliki dua pilihan. Metode mana pun yang Anda pilih, Anda disajikan dengan kotak dialog di mana Anda dapat memberi tahu Word untuk menggabungkan semua rekaman, rekaman saat ini, atau berbagai rekaman. Klik tombol opsi di sebelah pilihan Anda dan kemudian klikbaik. Jika Anda ingin menggabungkan rentang, Anda memasukkan nomor awal dan nomor akhir untuk catatan yang ingin Anda sertakan dalam gabungan sebelum Anda mengklikbaik. Jika Anda memilih untuk mencetak dokumen, setelah kotak dialog muncul, Anda disajikan dengan Mencetak kotak dialog. Anda dapat berinteraksi dengannya sama seperti yang Anda lakukan untuk dokumen lain. Menyelesaikan Dokumen Gabungan Surat
