Ketika Adrean Turner memulai peran baru sebagai akuntan biaya, salah satu tugas yang diteruskan kepadanya dari pendahulunya adalah laporan bulanan yang membutuhkan waktu hampir dua minggu untuk dikompilasi. Dia menghabiskan waktu berjam-jam untuk itu setiap bulan selama beberapa bulan pertamanya di perusahaan, bahkan ketika tanggung jawab lain menumpuk di mejanya.
Kemudian dia menyadari sesuatu. Tidak ada seorang pun - bahkan bosnya - yang pernah memberinya umpan balik tentang laporan itu. Ternyata mereka tidak melihatnya, apalagi menggali data yang dia sediakan. Sejujurnya, dia memiliki hal-hal yang lebih baik untuk dilakukan daripada menghabiskan begitu banyak waktu dan mengerahkan begitu banyak upaya untuk sesuatu yang tidak ada yang bisa mendapatkannya.
"Saya mencari cara untuk menjadi lebih efektif dan efisien, " kata Turner, pelatih karier Muse dan penulis FIT for Success. Salah satu cara itu adalah dengan membersihkan ruang dalam jadwalnya untuk hal-hal yang lebih berdampak.
Kita semua dapat mengambil manfaat dengan memeriksa hal-hal yang ada dalam daftar tugas dan jam dalam hari-hari kita sedikit lebih dekat. Dalam semangat pembersihan musim semi, atau pembersihan musim apa pun, berikut adalah tujuh tips untuk membantu Anda menangani jadwal Anda.
1. Ambil Persediaan dan Lacak Waktu Anda
Anda tidak dapat benar-benar membersihkan jadwal Anda jika Anda tidak tahu apa yang ada di dalamnya - dan itu termasuk semua hal di kalender literal dan resmi Anda dan semua hal yang tidak. “Saya selalu mengatakan jika Anda ingin menghabiskan waktu Anda lebih baik, Anda harus mencari tahu bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sekarang, ” kata Laura Vanderkam, penulis Off the Clock: Merasa Lebih Sibuk Sambil Mendapatkan Lebih Banyak Selesai . "Orang-orang memiliki banyak kisah yang mereka ceritakan sendiri tentang waktu mereka, " tambahnya, tetapi kisah-kisah itu tidak selalu akurat.
Jadi dia merekomendasikan untuk melacak jam Anda selama seminggu atau bahkan beberapa hari menggunakan aplikasi, spreadsheet, atau selembar kertas. Setelah Anda melihat secara obyektif di mana waktu Anda sekarang, Anda dapat mulai memilah dan memutuskan apa yang perlu dilakukan.
Vanderkam mengatakan Anda dapat menyalurkan Marie Kondo - Apakah kelas yoga pada hari Rabu memicu kegembiraan? Bagaimana dengan acara itu yang Anda tonton saat menonton pesta? -Tapi hanya pada satu titik. “Adalah hal yang konyol untuk berpikir bahwa semuanya akan memicu kegembiraan. Anda mungkin menyukai pekerjaan Anda tetapi perjalanan Anda tidak akan memicu sukacita. Anda mencintai anak-anak Anda tetapi mengganti popok tidak akan memicu kegembiraan, ”katanya. Idenya adalah untuk bertanya, “Apa yang paling menyebabkan rasa sakit? Dan apa yang sebenarnya bisa saya lakukan? ”
Turner melakukan latihan serupa dengan klien yang ingin membuat perubahan karier atau mengejar ini atau itu tetapi merasa mereka begitu sibuk sehingga mereka tidak punya waktu untuk mengabdikan diri untuk tujuan mereka. Dia meminta mereka mencatat setengah jam selama dua minggu. Mereka sering menyadari bahwa waktu yang mereka habiskan untuk menelusuri media sosial atau mengobrol tentang acara TV favorit mereka di Slack menambahkan hingga beberapa jam mereka bisa menghabiskan waktu melakukan sesuatu yang lebih produktif, atau bahkan hanya sesuatu yang benar-benar mereka nikmati.
2. Bersihkan Rapat dan Tugas Berulang
Begitu Anda tahu apa yang ada di kalender Anda, Anda bisa dan harus bertanya mengapa , kata Heather Yurovsky, seorang pelatih karier Muse dan pendiri Shatter & Shine. “Apa tujuan dari setiap hal di sini? Apakah kita mencapai itu atau apakah sesuatu perlu diubah? ”Dia menjelaskan. "Kuncinya adalah tidak takut untuk mempertanyakan apa yang ada di kalender Anda."
Mulailah dengan pertemuan berulang, yang dapat dengan mudah membangun dan mengambil alih kalender Anda, karena seperti yang ditunjukkan Vanderkam, "masing-masing tidak harus membenarkan dirinya sendiri."
Jika Anda adalah penghasut pertemuan berulang, Yurovsky menganjurkan Anda untuk berhenti sebulan sekali dan bertanya, “Apakah ini masih masuk akal? Apakah kita mencapai apa yang ingin kita capai? Apakah orang terlibat dan berkontribusi? (Tanda bahwa rapat tidak perlu terjadi adalah tidak ada orang lain yang berbicara.) ”Jika jawaban atas pertanyaan ini tidak, pertimbangkan untuk membatalkan rapat, menjadikannya lebih pendek atau lebih jarang, atau mengomunikasikan informasi yang relevan melalui email .
Bahkan jika Anda tidak bertanggung jawab, Anda masih dapat mengambil tindakan, seperti yang dilakukan Turner dengan laporan bulanan itu. Dan jika Anda melakukannya dengan menyarankan solusi daripada hanya mengajukan pertanyaan atau menyajikan masalah, Turner mengatakan, itu "membuat Anda terlihat seperti Anda berinvestasi dalam apa yang Anda lakukan." Jika itu adalah pertemuan orang lain, mintalah agenda dan jika ada sesuatu yang harus Anda baca atau bersiaplah untuk berdiskusi. Anda mungkin hanya mengingatkan penyelenggara untuk mempertanyakan pertemuan-pertemuan yang selalu ada di sana.
3. Urutkan Barang-Barang Menurut Pentingnya dan Urgensi
Jika Anda telah melacak waktu Anda tetapi mengalami kesulitan membungkus kepala Anda di sekitar apa yang harus tetap dan apa yang harus pergi, Turner menyarankan menggunakan matriks manajemen waktu yang ditampilkan dalam buku bisnis klasik Stephen Covey The 7 Habits of Very Effective People: Pelajaran yang Kuat dalam Perubahan Pribadi . Idenya adalah untuk memilah kegiatan berdasarkan kepentingan dan urgensi dan menempatkannya di salah satu dari empat kuadran:
- Kuadran I: Penting, Mendesak mencakup hal-hal seperti krisis, pertemuan menit terakhir untuk tenggat waktu penting
- Kuadran II: Penting, Tidak Mendesak mencakup hal-hal seperti perencanaan strategis, penetapan tujuan jangka panjang
- Kuadran III: Tidak Penting, Urgent mencakup hal-hal seperti email, panggilan telepon, rapat, dan acara tertentu
- Kuadran IV: Tidak Penting, Tidak Mendesak mencakup hal-hal seperti menggulir secara mindless melalui media sosial, pesta menonton TV yang tidak terlalu Anda pedulikan
"Maka Anda benar-benar harus menentukan apa yang perlu Anda lakukan lebih banyak dan apa yang perlu Anda lakukan lebih sedikit untuk memastikan Anda seproduktif mungkin, " katanya. Misalnya, Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa sebagian besar aktivitas harian Anda termasuk dalam kuadran III dan IV, jadi tujuan Anda mungkin adalah mengurangi aktivitas yang menyediakan ruang untuk aktivitas di kuadran I dan II.
4. Minimalkan atau Pengalihdayaan
Dalam beberapa kasus Anda bisa mengatakan tidak (dengan baik) untuk menambahkan acara tertentu ke kalender Anda atau tugas ke daftar Anda. Hal-hal lain harus diselesaikan. Tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat membuat mereka mengambil lebih sedikit waktu atau Anda harus menjadi orang yang melakukannya.
Apakah ada tugas di tempat Anda dapat mendelegasikan atau mengalihdayakan? Sebagai seorang manajer, lebih mudah untuk meneruskan tugas ke salah satu laporan langsung Anda. Tetapi bahkan jika Anda tidak dalam posisi pengawas, pikirkan cara-cara kecil Anda bisa melakukan hal yang sama. Apakah Anda menghabiskan waktu berjam-jam memperbarui database atau sistem secara manual? Mungkinkah bermitra dengan seorang insinyur untuk menemukan proses yang lebih otomatis? Atau bisakah Anda berdagang melakukan pekerjaan rumah kantor yang membosankan sehingga tidak ada orang yang terjebak melakukannya setiap saat?
Jika Anda tidak dapat menyerahkan tugas tertentu ke grosir lainnya, cobalah untuk meminimalkan waktu dan upaya yang mereka butuhkan. Untuk kembali ke contoh Turner, dia bekerja dengan bosnya untuk mengubah proses pelaporan sehingga dia mengirim snapshot bulanan cepat dan hanya menyusun laporan yang lebih mendalam setiap tiga bulan. Itu membereskan waktu baginya sementara masih memberi wawasan yang dibutuhkan bosnya dan kolega. Apa pun yang terasa seperti melanggar batas jadwal Anda, lihat apakah ada cara untuk mengurangi itu.
5. Buat Blok
Sangat mudah untuk berpaling dan kembali untuk menemukan kalender Anda penuh dengan berbagai pertemuan dan kewajiban. Entah itu Anda atau rekan kerja yang menjatuhkan masing-masing item di sana, itu hanya menyisakan sedikit waktu bagi Anda dan sedikit harapan untuk menyelesaikan beberapa tugas terbesar di piring Anda. Bagian dari membersihkan jadwal Anda adalah menemukan strategi untuk mencegahnya berantakan lagi - sama seperti yang Anda lakukan jika Anda mengatur ruang fisik.
Chelsea Williams, seorang pelatih karir dan konsultan bakat Muse, merekomendasikan pemblokiran waktu di kalender Anda ketika Anda tidak akan tersedia untuk menjawab email atau panggilan telepon atau untuk menghadiri pertemuan. Anda dapat menggunakannya untuk strategi tingkat tinggi atau waktu proyek yang terfokus (pikirkan kegiatan kuadran II). Karena sudah dicadangkan dan terlihat di kalender Anda, itu mencegah hal-hal lain dari akumulasi dan menimpa pada waktu yang Anda butuhkan. "Anda menciptakan ruang, " katanya. Dan jika Anda membuat blok ini berulang, ia menambahkan, itu menjadi bagian alami dari ritme mingguan Anda.
"Saya penggemar berat penghalang waktu, " kata Yurovsky, yang juga menyarankan mengantisipasi dan menangani kebutuhan lain dengan strategi ini. Jika Anda mendapati diri Anda meninggalkan kantor dengan gelisah dan cemas, misalnya, ia merekomendasikan untuk memblokir 30 atau 45 menit terakhir dalam sehari. Anda dapat menghindari kehabisan pintu segera setelah rapat dan memberikan diri Anda kesempatan untuk turun dan transisi lebih lancar. "Di mana pun Anda memblokir waktu Anda mulai merasa segar."
6. Jangan Lupa Downtime
Manajemen waktu bukan hanya tentang memeras dalam sebanyak mungkin pekerjaan yang manusiawi ke dalam jadwal Anda atau sepenuhnya membersihkannya sehingga Anda tidak dapat melakukan apa pun. Ini juga tentang membuat ruang untuk hal-hal non-kerja yang Anda sukai dan hal-hal yang memungkinkan Anda memulihkan tenaga.
“Anda ingin secara sadar memilih waktu henti, ” kata Vanderkam. "Pikirkan tentang apa yang benar-benar menyegarkan saya?" Mungkin alam, olahraga, teman, seni, membuat kue, atau apa pun yang Anda nikmati yang mengisi baterai metaforis Anda. Bagi Vanderkam, membaca adalah salah satunya. “Saya menjadi jauh lebih baik memastikan saya memiliki buku yang bagus untuk dibaca, ” katanya, karena “ketika saya memiliki buku yang bagus saya membaca itu yang saya lakukan sebagai pilihan waktu henti default saya.” Ketika dia tidak, dia (seperti banyak dari kita) menjadi mangsa ke gulir media sosial tanpa pikiran.
Ini bukan berarti Anda harus memasukkan downtime ke kalender Anda (atau, erm, klik dan ketik di sana) -bahkan jika itu yang Anda inginkan, lakukan! Ingatlah bahwa itu harus menjadi bagian yang disengaja dari persamaan. “Kami memiliki kecenderungan untuk mengisi ruang terbuka karena kami membandingkan hal yang kami diminta untuk lakukan atau berpikir untuk tidak melakukan apa-apa, ” kata Vanderkam. “Itu bukan perbandingan yang tepat. Perbandingannya dengan semua hal lain yang bisa Anda lakukan. "
7. Berpura-pura Masa Depan Anda Hadir Anda
Ketika Anda berbicara tentang Kamis tiga minggu lagi, mudah untuk berpikir, "Oh, tentu saja saya bebas, bagus sekali!" Dan masukkan ke kalender Anda tanpa mempertimbangkan apakah Anda akan merasakan hal yang sama pada hari Rabu tiga minggu. minus sehari dari sekarang.
Tetapi “ketika Anda memikirkan sesuatu di masa depan, tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan melakukannya besok, ” kata Vanderkam. “Kamu tahu berapa banyak energi yang kamu miliki sekarang dan menganggapnya akan sangat mirip besok. Itu memungkinkan Anda untuk menjadi sedikit lebih bijaksana. ”Singkatnya, jika Anda tidak akan bersemangat melakukannya hari ini atau besok, Anda mungkin tidak akan bersemangat melakukannya tiga bulan dari sekarang, jadi buat keputusan sesuai dengan itu. Karena "pada akhirnya masa depan akan menjadi besok."
Yang sedang berkata, Vanderkam memperingatkan terhadap membuat kebiasaan membatalkan rencana lama di menit terakhir. "Jika Anda telah berkomitmen untuk melakukan sesuatu dan jika itu dengan orang-orang yang Anda hargai, mungkin Anda harus memperlakukan ini sebagai pengalaman belajar, " katanya. "Ingatkan dirimu ini bukan perasaan yang baik dan bagaimana aku bisa menghindari ini di masa depan?"
Dengan kata lain, membersihkan jadwal Anda tidak selalu tentang menghilangkan hal-hal yang sudah ada di sana - mungkin dengan risiko merusak hubungan profesional atau pribadi. Ini tentang mendapatkan pegangan pada waktu Anda dan menjaganya agar tetap maju.
Pikirkan jadwal pembersihan Anda sebagai tujuan jangka panjang. “Saya mendorong orang untuk berani, ” kata Vanderkam. Jika Anda sedikit berani dan banyak disengaja, Anda akan dapat melakukan lebih sedikit dari apa yang tidak Anda sukai dan lebih banyak dari apa yang Anda lakukan.
