Definisi Groupware dan Manfaat dari Perangkat Lunak Kolaborasi

Syarat groupware referensi beberapa jenis lingkungan kerja kolaboratif yang didukung komputer. Dengan penekanan pada interoperabilitas dan kerja kolektif dalam pengaturan multi-pengguna, perangkat lunak kolaborasi beroperasi sebagai portal tempat pengguna membuat dan memperbarui dokumen yang dikendalikan oleh versi, mengelola konten online, berbagi aset seperti kalender dan kotak masuk, dan berunding melalui fitur obrolan dan perpesanan .

Dalam beberapa kasus, groupware adalah alat yang berdiri sendiri, seperti dengan platform OnlyOffice untuk kolaborasi dokumen atau platform Intuit Quick Base untuk manajemen data. Dalam kasus lain, groupware berfungsi seperti sistem manajemen konten (seperti dengan WordPress) atau sebagai intranet berfitur lengkap (seperti SharePoint).

Syarat groupware mencakup implementasi perangkat lunak yang sangat luas dan sangat spesifik. Apa yang umum untuk definisi apa pun, bagaimanapun, adalah bahwa lebih dari satu pengguna berkolaborasi dalam lingkungan yang sama menggunakan alat dan proses yang sama.

Manfaat dan Fitur dari Groupware

Groupware memungkinkan kedua pekerja di lokasi dan anggota tim yang tersebar secara geografis untuk saling bekerja sama melalui internet atau intranet. Aplikasi perangkat lunak ini biasanya memberikan banyak manfaat:

Otentikasi dan penebangan- cara standar untuk mengakses groupware, log dari siapa melakukan apa, catatan yang memenuhi persyaratan penemuan hukum
Komunikasi-Alat alat, grup diskusi berantai, kotak surat pribadi
Pekerjaan interaktif-Polls, pengeditan file real-time, manajemen tugas bersama
Dapat ditemukan-Penyimpanan file dan aset informasi sentral yang didukung oleh alat pencarian yang tangguh
Alur kerja terkoordinasi-Proses yang dikelola oleh groupware yang menangani persetujuan, ulasan, proofreading, dll., Serta dukungan untuk proses manajemen proyek
Manajemen pengetahuan perusahaan-Wiki internal, dokumen rujukan yang dilindungi, bookmark kelompok, repositori kata sandi bersama, sejarah kontrol-versi
Keterlibatan sosial dan manajemen reputasi-Kelompok pengguna, lencana profil, penyesuaian profil oleh pengguna, gamification melalui level pengguna dan kontes keterlibatan pengguna

Bukan hanya karyawan perusahaan besar yang mendapat manfaat dari menggunakan groupware. Untuk wirausahawan dan freelancer, alat ini memungkinkan kemudahan berbagi file, kolaborasi, dan komunikasi melalui proyek dengan klien jarak jauh, semua dari kenyamanan kantor pusat.

Solusi groupware yang berbeda mendukung fitur yang berbeda. Kebanyakan lingkungan groupware tidak menawarkan semua fitur yang tercantum di atas, tetapi banyak yang menawarkan subset dalam kombinasi yang berbeda. Salah satu tantangan dalam memilih solusi groupware yang tepat untuk kebutuhan bisnis tertentu terletak pada menyeimbangkan fitur yang ditawarkan setiap platform potensial relatif terhadap kebutuhan organisasi.

Contoh Perangkat Lunak Groupware

IBM Lotus Notes (atau Perangkat Lunak Lotus per situs web Lotus IBM) adalah salah satu perangkat lunak kolaborasi yang paling awal dan masih digunakan di banyak kantor saat ini. Microsoft SharePoint adalah solusi groupware utama lain yang sudah mapan di perusahaan besar.

Suite groupware komprehensif utama, di luar penawaran dari IBM dan Microsoft, termasuk:

G-Suite - platform email, dokumen, dan kolaborasi sosial Google
Zoho One - suite yang berfokus pada bisnis untuk perusahaan kecil dan menengah
Salesforce - platform untuk manajemen hubungan pelanggan

Selain itu, ekosistem groupware yang berkembang dengan kasus penggunaan yang ditargetkan menawarkan fleksibilitas untuk mengejar solusi terbaik untuk digunakan dengan, atau sebagai ganti, kumpulan groupware komprehensif yang lebih mahal: