Sementara kehilangan data mempengaruhi semua orang yang menggunakan komputer, itu sangat bermasalah bagi mereka yang menggunakan perangkat lunak pengolah kata. Kehilangan dokumen penting yang telah Anda habiskan begitu banyak waktu membuat frustrasi - terutama jika Anda seperti kebanyakan pengguna, yang membuat dokumen langsung di komputer dan tidak memiliki manfaat dari salinan tulisan tangan. Pertanyaan dan kisah celaka tentang memulihkan file yang hilang berlimpah di forum online dan membombardir departemen dukungan teknis. Satu-satunya cara jitu untuk memulihkan file yang hilang adalah mengembalikannya dari cadangan. Inilah sebabnya mengapa sistem untuk mencegah kehilangan data di tempat pertama sangat penting. Berikut ini lima cara untuk menjaga dokumen yang aman dari kata Anda diproses.
Jangan Simpan Dokumen Anda di Drive yang Sama dengan Sistem Operasi Anda
Sementara kebanyakan pengolah kata akan menyimpan file Anda di Dokumen-dokumen saya folder, ini adalah tempat terburuk untuk mereka. Apakah itu virus atau kegagalan perangkat lunak, sebagian besar masalah komputer mempengaruhi sistem operasi, dan seringkali, satu-satunya solusi adalah memformat ulang drive dan menginstal ulang sistem operasi. Dalam hal seperti itu, semua yang ada di drive akan hilang.
Memasang hard drive kedua di komputer Anda adalah cara yang relatif murah untuk mengatasi masalah ini. Hard drive internal kedua tidak akan terpengaruh jika sistem operasi rusak, dan bahkan dapat diinstal di komputer lain jika Anda perlu membeli yang baru; lebih jauh lagi, Anda akan terkejut melihat betapa mudahnya mereka mengaturnya. Jika Anda skeptis tentang menginstal drive internal kedua, hard drive eksternal adalah pilihan yang sangat baik. Drive eksternal dapat dilampirkan ke komputer kapan saja cukup dengan mencolokkannya ke port USB atau Firewire. Banyak drive eksternal juga memiliki manfaat tambahan dari backup satu sentuhan dan / atau terjadwal; Anda cukup menentukan folder dan jadwal, dan perangkat lunak menangani sisanya.
Cadangkan File Anda Secara Teratur, Tidak Peduli Di Mana Mereka Disimpan
Hanya menyimpan file Anda di lokasi yang berbeda dari sistem operasi Anda tidak cukup; Anda perlu membuat reguler backup file Anda. Dan mari kita hadapi: Bahkan cadangan Anda dapat mengalami kegagalan: DVD tergores dan hard drive rusak. Masuk akal untuk meningkatkan peluang Anda untuk dapat mengambil file dengan memiliki cadangan kedua; jika datanya benar-benar penting, Anda mungkin bahkan ingin memikirkan menyimpan cadangan di brankas yang tahan api.
Waspadai Lampiran Email
Bahkan jika Anda yakin mereka tidak mengandung virus, lampiran email dapat menyebabkan Anda kehilangan data. Pikirkanlah: Jika Anda menerima dokumen dengan nama yang sama dengan yang ada di drive Anda, dan perangkat lunak email Anda diatur untuk menyimpan lampiran di lokasi yang sama, Anda menjalankan risiko menimpa file yang sudah ada di sana. Ini sering terjadi ketika Anda berkolaborasi dalam dokumen dan rekan mengirim pembaruan melalui email. Jadi, pastikan Anda mengatur program email Anda untuk menyimpan lampiran di lokasi yang unik, atau, pembatasan itu, berpikir dua kali sebelum menyimpan lampiran email pada hard drive Anda.
Waspadai Kesalahan Pengguna
Kami tidak suka mengakuinya, tetapi kami sering merekayasa masalah kami sendiri. Manfaatkan perlindungan yang disertakan dalam pengolah kata Anda, seperti fitur versi dan perubahan yang dilacak. Cara umum pengguna kehilangan data adalah ketika mereka mengedit dokumen dan secara tidak sengaja menghapus sebagian. Setelah dokumen disimpan, bagian yang diubah atau dihapus akan hilang kecuali Anda telah mengaktifkan fitur yang akan menyimpan perubahan untuk Anda.
Jika Anda tidak ingin mengacaukan fitur-fitur canggih, gunakan F12 kunci sebelum Anda mulai bekerja untuk menyimpan file dengan nama yang berbeda. Ini tidak terorganisir seperti beberapa metode lain, tetapi itu adalah trik yang berguna.
Pergi ke Cloud
Penyimpanan file dan cadangannya di awan - artinya, server jarak jauh - menjadi semakin umum. Ini menawarkan banyak keuntungan, seperti jatah ruang yang murah hati, kemudahan penggunaan, akses dari manapun Anda berada dan perangkat apa pun yang Anda gunakan, dan keandalan. Layanan penyimpanan cloud mencadangkan server mereka sendiri, jadi ada lapisan perlindungan ganda untuk file yang disimpan dengan cara ini. Untuk alasan ini, penyimpanan awan semakin pilihan terbaik bagi kebanyakan orang.
Ada beberapa opsi gratis utama:
- Google Drive menawarkan 15GB dengan setiap akun Google.
- Pengguna Mac mendapatkan 5GB dengan iCloud, yang dibangun ke setiap perangkat Apple.
- Microsoft menyediakan ruang 5BG dengan OneDrive, yang dilengkapi dengan akun Office 365 dan XBox.
Jika Anda memiliki lebih dari itu untuk menyimpan, layanan di atas menawarkan opsi berbayar, seperti halnya banyak perusahaan penyimpanan cloud lainnya
Simpan Salinan Keras Dokumen Anda
Ini tidak elegan dan itu tidak akan mencegah Anda untuk mengetik dan memformat dokumen Anda lagi, tetapi menyimpan salinan cetak dari dokumen penting setidaknya akan memastikan Anda memiliki isi file - dan itu lebih baik daripada tidak memiliki apa pun sama sekali.
