Semua orang tahu bahwa penting untuk mengoreksi materi di tengah-tengah pencarian pekerjaan, serta dalam komunikasi di tempat kerja. Dan itu sepertinya tugas yang cukup mudah; setelah semua, Anda hanya memberikan tulisan Anda sekali lagi melihat-lihat, kan?
Ya tidak cukup. Agar dapat dilakukan dengan baik, pengoreksian membutuhkan sedikit lebih banyak waktu dan usaha daripada pembacaan cepat terakhir.
Sebenarnya, ejaan dasar dan tata bahasa hanyalah awal. Di bawah ini, saya telah menggunakan keahlian editorial saya untuk memeriksa semua hal yang Anda benar-benar harus periksa ketika Anda membuktikan (bahwa kebanyakan orang lupa). Gunakan itu sebagai semacam daftar periksa lain kali Anda melihat dokumen atau email sebelum menekan "kirim."
1. Ejaan Dasar dan Tata Bahasa
Hei, aku bilang itu awal. Tampaknya sederhana, tetapi kesalahan pengejaan dan tata bahasa yang kecil dapat secara serius merusak kesan apa pun yang Anda kirim. Jadi, mulailah dengan hati-hati memastikan Anda telah menempatkan titik di tempat mereka, Anda telah menggunakan versi yang benar dari kata-kata yang umumnya membingungkan, dan Anda belum sengaja salah mengeja sesuatu yang tidak dikenali oleh pemeriksaan ejaan.
Kiat pro: Tidak yakin akan aturan tata bahasa? Lihatlah Buku Tata Bahasa atau Tata Bahasa untuk bantuan. Atau, jika sangat membingungkan sehingga Anda harus mencarinya, mungkin perlu menyederhanakan kalimat untuk menghapus masalah sepenuhnya.
2. Kata benda Yang Tepat
Ini adalah sesuatu yang sering dilupakan orang ketika mereka melihat ejaan dalam pekerjaan mereka: Lihatlah kata benda yang tepat untuk memastikan mereka dieja dengan benar. Jika seorang eksekutif memiliki nama yang panjang dan rumit (atau bahkan nama yang bisa dieja beberapa cara, seperti Smith atau Smyth), lakukan pencarian cepat di Google atau di direktori karyawan untuk memastikan Anda mengeja dengan benar. Lakukan hal yang sama untuk nama perusahaan, jabatan, dan lokasi.
Kiat pro: Saat Anda melakukannya, periksa juga apakah perusahaan mengikuti aturan penggunaan aneh untuk nama mereka, seperti semua huruf kecil atau beberapa kata yang digabungkan tanpa spasi - ini mudah salah tetapi bisa menjadi kesalahan buruk, terutama jika Anda mengirim email kepada seseorang dari perusahaan itu. Contoh yang bagus untuk ini adalah onefinestay, yang tidak memiliki huruf kapital dan menyatukan tiga kata menjadi satu.
3. Verba Tenses
Bentuk kata-katanya mengganggu karena, sering kali, ada perbedaan besar antara bagaimana orang berbicara dan menulis dan bagaimana tata bahasa yang tepat mengatakan Anda harus berbicara dan menulis. Bacalah kembali kalimat Anda untuk memastikan Anda tidak mencampuradukkan kata kerja atau menggunakan beberapa bentuk kata dalam satu kalimat yang sama (ini sering terjadi dalam kalimat di mana Anda membuat daftar beberapa tindakan).
Kiat pro: OWL di Purdue memiliki lembar cheat verba tegang yang berguna sehingga Anda dapat melihat bagaimana tenses verba yang berbeda berhubungan satu sama lain.
4. Struktur Kalimat
Lihatlah panjang kalimat Anda. Apakah Anda memperhatikan banyak koma, titik koma, dan konjungsi? Beberapa kalimat Anda mungkin run-ons, jadi lihat apakah Anda dapat membersihkannya dengan membuatnya lebih pendek. Ingat: Terkadang lebih baik untuk memecah hal-hal dan tahu semuanya dapat dibaca daripada berusaha keras untuk terdengar mengesankan dan akhirnya membingungkan pembaca Anda.
Kiat pro: Banyak profesional cenderung menggunakan terlalu banyak titik koma (bersalah seperti yang dibebankan). Untuk menulis lebih jelas, coba singkirkan beberapa di antaranya dan buat kalimat yang berdiri sendiri.
5. Pemformatan
Ini bisa sangat penting jika Anda mengirimkan resume atau surat lamaran. Lihatlah dokumen Anda secara keseluruhan (atau mintalah orang lain melakukannya), dan kritiklah tampilannya. Apakah marginnya terlalu lebar? Apakah font terlalu kecil atau sulit dibaca? Mungkinkah Anda menggunakan teks tebal untuk mempermudah membaca skim? Anda ingin bagian yang Anda kirim terlihat sama baiknya dengan yang terdengar.
Kiat pro: Aturan umum yang ingin saya ikuti adalah untuk tidak pernah menggunakan lebih dari dua trik pemformatan (tebal, miring, garis bawah, margin funky, font kecil) dalam dokumen yang sama. Berbicara tentang huruf tebal, miring, dan garis bawah, tidak pernah menggunakan lebih dari satu sekaligus. Menebalkan dan menggarisbawahi sesuatu dalam dokumen tidak membuatnya terlihat lebih penting; itu membuatmu terlihat gila.
6. Konsistensi
Pastikan seluruh tulisan Anda konsisten, terutama jika Anda menggunakan angka, simbol, atau kontraksi. Misalnya, apakah Anda mengatakan "rekan kerja" dan "rekan kerja" dalam pekerjaan Anda? Putuskan yang mana yang ingin Anda gunakan. Apakah Anda menggunakan "%" atau "persen" untuk berbicara tentang statistik dalam resume Anda? Tidak ada yang salah, tetapi penting untuk memilih dan menggunakannya secara konsisten.
Kiat pro: Jika Anda merasa kelelahan karena membuat semua pilihan kecil ini atas konsistensi, cukup ikuti aturan gaya AP yang digunakan oleh sebagian besar jurnalis.
7. Idiom
Jika Anda menggunakan kiasan, pastikan Anda benar-benar menggunakannya dengan benar. Misalnya, orang sering mencampuradukkan "sesekali" dan "sekali dan beberapa saat, " serta "tidak peduli" dan "tidak peduli". Google setiap kiasan sebelum Anda mengirim mereka untuk membuat yakin mereka baik-baik saja.
Kiat pro: Jika Anda menggunakan rute Google, saya sangat merekomendasikan untuk melihat berbagai sumber (setidaknya empat atau lima) untuk memastikan semua orang sepakat tentang apa idiom itu. Saya pernah mencari di Google kiasan, dan ternyata hasil pencarian pertama pada idiom itu benar-benar salah - ya.
8. Aliran Keseluruhan
Terutama setelah Anda mengedit dan men-tweak pekerjaan Anda, mudah baginya untuk mulai terdengar terputus-putus atau tidak jelas. Jadi, setelah Anda melakukan satu langkah proofreading, pastikan semuanya mengalir bersama secara logis, dengan transisi yang mudah diikuti.
Kiat pro: Coba baca pekerjaan Anda perlahan-lahan dengan keras untuk mengetahui adanya masalah dengan bagaimana tulisan Anda terdengar. Jika Anda merasa nyaman melakukannya, lihat apakah Anda dapat membacanya dengan lantang kepada orang lain juga. Sering kali, orang lain menangkap masalah kecil yang menurut Anda baik-baik saja tetapi itu berbeda bagi orang lain.
Proofreading lebih dari sekedar menemukan kesalahan; ini tentang memastikan semua bebek Anda berturut-turut dan hal-hal kecil cocok.
Intinya? Jadilah master detail.
