Mengatur Balasan Otomatis Di Luar Kantor di Outlook

Mengatur respons liburan di luar kantor di Outlook, dan program akan membalas pesan email baru yang Anda terima saat Anda pergi.

Mengambil Email Anda dengan Anda adalah Mudah; Apa yang Sulit Tinggalkan Ini Dibalik

Ke mana pun Anda pergi, membawa semua email Anda dengan Anda dalam paket kecil dan mudah itu mudah. Membiarkannya di belakang komputer yang besar dan besar adalah hal yang sulit dan sering kali dilakukan.

Jika Anda mendambakan kewarasan, Outlook di sini untuk membantu: ketika Anda mengambil liburan dari banjir surel harian, Outlook akan secara otomatis menanggapi pesan masuk - mengambil beban itu dari bahu Anda, bahkan setelah Anda kembali.

Tentu saja, Outlook tidak akan pernah bisa menanggapi dengan cara yang koheren, meyakinkan, dan ringkas seperti yang Anda bisa secara pribadi, tetapi Outlook akan menanggapi dengan tekun, membiarkan pengirim tahu bahwa Anda keluar dari kantor, mungkin ketika Anda akan kembali, dan apakah mereka harus mengikuti- kemudian (jika masih relevan) atau mengarahkan mereka ke kontak lain untuk hal-hal yang membutuhkan tanggapan yang lebih cepat.

Mengatur Keluar dari Kantor Liburan Otomatis-Balas di Outlook untuk Akun POP dan IMAP

Untuk mengatur autoresponder di Outlook untuk akun email IMAP atau POP (untuk Exchange, lihat lebih lanjut di bawah), pertama-tama atur pesan yang digunakan untuk balasan:

1. Buat pesan baru (klik email baru ) di Outlook.

2. Masukkan yang diinginkan Subyek dan pesan untuk Outlook Anda dari balasan otomatis kantor.

   • Jika mungkin dan relevan, jangan sertakan ketika orang mengirimkan Anda dapat mengharapkan jawaban pribadi, atau apakah mereka mengharapkan jawaban sama sekali. Ini mungkin beberapa saat setelah Anda kembali.
   • Anda juga bisa menambahkan Cc: dan Bcc: penerima untuk menerima salinan setiap balasan otomatis.
   • Jika Anda mengatur agar jawaban otomatis Office habis untuk dikirim sebagai tanggapan terhadap semua email masuk (bukan hanya pesan dari kontak pilihan), jangan memperhitungkan bahwa mengungkapkan terlalu banyak informasi dengan bebas dapat menimbulkan risiko.

3. Klik Mengajukan (atau MENGAJUKAN ).

4. Memilih Save As pada lembar yang muncul.

5. Yakinkan Template Outlook dipilih di bawah Simpan sebagai tipe: .

6. Secara opsional, masukkan nama template di bawah Nama file: (Outlook telah memilih subjek template secara default).

7. Klik Menyimpan .

Pergi untuk membuat aturan otomatis-responden di luar kantor di Outlook:

1. Klik Mengajukan (atau MENGAJUKAN ) di tampilan Surat Outlook.

2. Pastikan itu Info kategori terbuka.

3. Klik Kelola Aturan & Peringatan dibawah Informasi Akun .

4. Pastikan Anda berada di Aturan E-Mail tab di Aturan dan Peringatan jendela.

5. Sekarang pastikan akun yang ingin Anda buat tanggapan liburan dipilih di bawah Terapkan perubahan ke folder ini :.

   Anda dapat menerapkan aturan tersebut ke semua akun Anda dengan mudah; lihat di bawah, langkah 21.

6. Klik Aturan baru…

7. Yakinkan Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dipilih di bawah Mulai dari aturan kosong .

8. Klik Selanjutnya> .

9. Yakinkan Di mana nama saya ada di kotak Ke dicentang di bawah Langkah 1: Pilih condition (s) .

   Anda dapat membiarkan semua kotak tidak dicentang dan membuat Outlook di luar kantor menerima balasan otomatis ke semua email masuk, atau Anda dapat memeriksa Di mana nama saya ada di kotak Kepada atau Cc untuk menyertakan email yang bukan merupakan Cc: penerima.

10. Klik Selanjutnya> .

11. Yakinkan balas menggunakan template tertentu dicentang di bawah Langkah 1: Pilih tindakan .

12. Klik template tertentu dibawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai yang digarisbawahi) .

13. Yakinkan Templat Pengguna di Sistem File dipilih di bawah Lihat kedalam: .

14. Soroti template yang dibuat sebelumnya.

15. Klik Buka .

16. Sekarang klik Selanjutnya> .

17. Yakinkan kecuali jika itu adalah balasan otomatis dicentang di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian (jika perlu) .

18. Klik Selanjutnya> .

19. Ketik nama yang diinginkan untuk filter yang otomatis Anda tanggapi di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini .

20. Yakinkan Hidupkan aturan ini dicentang untuk mengaktifkan penjawab kala libur sekaligus; Anda dapat menghapus centang Hidupkan aturan ini , tentu saja, dan melibatkan respons otomatis hanya ketika diperlukan.

    Untuk mengaktifkan filter kapan saja, buka Aturan dan Peringatan jendela seperti di atas dan pastikan aturan penjawab kala libur adalah memeriksa Aturan E-Mail tab.

21. Opsional, aktifkan Buat aturan ini di semua akun .

    Namun, ingatlah bahwa filter mungkin tidak berfungsi dengan jenis akun tertentu (di mana Outlook tidak akan membuatnya bahkan dengan kotak ini dicentang).

22. Klik Selesai .

23. Klik baik .

Nonaktifkan Aturan Respons Liburan Outlook

Untuk menonaktifkan respons otomatis di luar kantor yang telah Anda atur (dan diaktifkan) di Outlook:

1. Memilih Mengajukan (atau MENGAJUKAN ) di tampilan Surat Outlook Anda.

2. Pergi ke Info kategori.

3. Klik Kelola Aturan & Peringatan (di samping Aturan dan Peringatan ).

4. Pastikan itu Aturan E-Mail tab dipilih.

5. Pilih akun yang ingin Anda nonaktifkan penjawab otomatis dipilih di bawah Terapkan perubahan ke folder ini: ( Anda harus menonaktifkan respons liburan untuk setiap akun secara terpisah.)

6. Pastikan aturan responder otomatis yang Anda buat untuk mengaktifkan balasan tidak dicentang dalam daftar aturan.

7. Klik baik .

Sebuah Alternatif: Penjawab Tamu Outlook Vacation Add-on

Daripada menyiapkan aturan di Outlook secara manual, Anda dapat menggunakan alat seperti Email Responder (FreeBusy) atau Auto Reply Manager.Alat-alat ini biasanya juga pintar mengirim hanya balasan otomatis yang diperlukan di luar kantor.

Perhatikan bahwa Outlook itu sendiri hanya akan mengirim balasan otomatis ke setiap alamat sekali per sesi; respons otomatis kedua hanya dapat dikirim setelah Outlook ditutup dan dibuka kembali. Selain itu, Outlook tidak akan secara otomatis membalas ke pengirim dengan dua pesan berbeda.

Mengatur Keluar dari Liburan Kantor Balasan Otomatis di Outlook untuk Akun Exchange

Jika Anda menggunakan Outlook dengan akun Exchange, Anda dapat mengatur balasan otomatis di luar kantor langsung di server:

1. Klik MENGAJUKAN di jendela Outlook utama.

2. Buka Info kategori.

3. Klik Balasan Otomatis .

4. Yakinkan Kirim balasan otomatis dipilih.

5. Agar auto-responder dimulai dan berhenti secara otomatis:

   • Yakinkan Hanya kirim selama rentang waktu ini: dicentang.
   • Pilih tanggal dan waktu yang diinginkan untuk memulai penjawab otomatis di bawah Waktu mulai: .
   • Pilih tanggal dan waktu akhir yang diinginkan di bawah Akhir waktu: .

6. Masukkan pesan balasan otomatis di luar kantor Anda di bawah Di dalam Organisasi Saya .

   Email ini akan dikirimkan kepada orang-orang di perusahaan Anda.

7. Untuk mengirim tanggapan otomatis kepada orang-orang di luar perusahaan Anda juga:

   • Buka Di Luar Organisasi Saya tab.
   • Yakinkan Balasan otomatis ke orang di luar organisasi saya dicek jika Anda baik-baik saja dengan risiko keamanan yang terlibat.
   • Masukkan pesan yang dikirim kepada orang di luar perusahaan Anda.

8. Klik baik .

Untuk menjaga balasan di luar kantor lebih terpusat pada server Exchange (termasuk templat yang menampilkan bidang yang digabung dengan Active Directory), Anda dapat mencoba Manajer Kantor Luar Biasa Symprex.

(Diuji dengan Outlook 2013 dan Outlook 2016)