Banyak desainer web freelance baru berasumsi bahwa jika mereka membuat situs web dan menawarkan layanan mereka, klien akan mulai menunjukkan pekerjaan yang menuntut. Tetapi skenario yang paling umum adalah bagi klien untuk beriklan baik, mencari desainer untuk bekerja di situs mereka, atau mengirim RFP (permintaan proposal). Dalam kedua kasus, Anda perlu memberi tahu klien bahwa Anda tertarik untuk bekerja untuk mereka. Dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menulis proposal desain web.
Proposal desain web menjawab pertanyaan paling umum yang diajukan klien prospektif untuk mempekerjakan seseorang untuk membangun situs web mereka:
- Berapa biaya ini?
- Berapa harga itu akan membeli saya?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun?
Proposal desain web paling sederhana hanya menjawab pertanyaan-pertanyaan itu. Tetapi proposal terbaik adalah yang memberikan informasi paling banyak kepada calon klien. Bahkan, proposal terbaik sering dapat digunakan sebagai kontrak juga, menunjukkan bahwa jika klien menyetujui proposal mereka hanya perlu menandatanganinya dan mengembalikannya kepada Anda dan Anda akan memulai.
Kapan Harus Menggunakan Proposal Desain
Anda dapat menggunakan proposal desain web kapan saja Anda mencoba untuk mendapatkan klien baru atau jika Anda memiliki klien yang ada yang ingin melakukan sesuatu yang baru dengan situs mereka. Proposal desain web adalah cara yang baik untuk memulai percakapan dengan klien yang masih mempertimbangkan apa yang harus dilakukan dengan situs mereka. Dan tentu saja, Anda harus selalu menggunakan proposal ketika menjawab RFP.
Anda tidak boleh mempertimbangkan proposal kontrak kecuali klien Anda telah menandatangani dan menyetujuinya. Jika Anda tidak memiliki tanda tangan mereka, maka proposal tersebut bukan perjanjian yang mengikat dan Anda mungkin mendapati diri Anda melakukan lebih dari yang Anda rencanakan dengan uang lebih sedikit ketika kebutuhan klien berkembang.
Gunakan proposal desain untuk membantu Anda mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Anda tidak boleh menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk membuat proposal desain. Bahkan, sebagian besar RFP memiliki tenggat waktu yang cukup singkat. Alih-alih, fokuskan untuk membuat proposal yang paling jelas dan paling ringkas yang mencakup semua kebutuhan klien. Ide yang bagus, jika Anda tidak menjawab RFP, adalah meminta klien mengisi formulir permintaan proyek. Ini memastikan Anda tahu apa yang mereka cari dan akan membantu Anda membuat proposal yang lebih baik.
Apa Bagian dari Proposal?
Ada beberapa bagian dari proposal bagus yang harus selalu Anda miliki. Salah satu hal terbaik untuk dilakukan adalah membuat template proposal yang kemudian dapat Anda sesuaikan untuk proyek yang Anda coba mendaratkan.
Proposal desain harus mencakup:
- Nama dan logo perusahaan Anda – Ini adalah dokumen resmi yang berasal dari perusahaan Anda. Anda harus memperlakukannya dengan memasukkan logo dan nama perusahaan Anda di bagian atas proposal. Ini memudahkan calon klien untuk mengingat siapa Anda. Untuk proposal multi-halaman, ada baiknya untuk menyertakan nama perusahaan Anda dan mungkin logo berukuran lebih kecil di header atau footer dari setiap halaman setelah yang pertama juga.
- Informasi Kontak Anda – Informasi kontak perusahaan Anda juga sangat penting. Minimal, Anda harus menyertakan alamat email. Tetapi memiliki nomor telepon dan alamat surat juga merupakan ide yang baik, karena membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional. Seperti nama dan logo perusahaan, Anda harus menyertakan alamat email atau nomor telepon Anda di header atau footer setiap halaman berikutnya setelah yang pertama sehingga klien dapat segera menghubungi Anda jika ada pertanyaan.
- Nama dan informasi kontak Klien – Setiap proposal harus disesuaikan dengan nama dan informasi kontak calon klien. Jika Anda memiliki nama lengkap seseorang di perusahaan itu, ada baiknya untuk memasukkan itu di sini, dalam format yang mirip dengan surat bisnis. Ini memberitahu klien bahwa Anda menganggapnya serius dan akan memperlakukan situs web mereka dengan hormat.
- Pernyataan rahasia – Banyak klien akan mengharapkan Anda untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan sebelum mengerjakan situs mereka, menyatakan bahwa Anda tidak akan menggunakan desain situs mereka dalam pekerjaan lain. Tetapi Anda juga harus memasukkan itu dalam proposal Anda. Anda perlu memastikan bahwa calon klien memahami bahwa konten dalam proposal ini diberikan kepada mereka untuk evaluasi mereka, tetapi sampai kontrak ditandatangani, semua pekerjaan yang dijelaskan atau disediakan dalam proposal adalah properti Anda. Berikut ini contoh pernyataan kerahasiaan:
Proposal ini dan file apa pun yang dikirimkan dengannya bersifat rahasia dan ditujukan semata-mata untuk penggunaan individu atau entitas yang ditujukan kepada mereka. Proposal ini berisi informasi rahasia dan hanya ditujukan untuk individu atau perusahaan bernama. Jika Anda bukan penerima yang ditunjuk, Anda tidak boleh menyebarluaskan, mendistribusikan, atau menyalin proposal ini. Semua isi proposal ini adalah milik NAMA PERUSAHAAN ANDA. Jika Anda bukan penerima yang dituju, Anda akan diberitahu bahwa pengungkapan, penyalinan, distribusi, atau pengambilan tindakan apa pun yang bergantung pada konten informasi ini dilarang keras.
- Deskripsi perusahaan Anda – Anda harus menyertakan paragraf pendek yang menjelaskan perusahaan Anda dan jenis layanan apa yang biasanya Anda berikan. Anggap ini sebagai pernyataan pemasaran singkat yang menjelaskan mengapa perusahaan Anda akan menjadi yang terbaik untuk proyek ini.
- Tujuan dari proyek – Ini adalah daging dari proposal. Anda harus sejelas dan sesederhana mungkin, merinci apa yang akan Anda berikan kepada klien. Jika Anda menjawab RFP, Anda harus mengatasi semua yang disebutkan dalam RFP tersebut.Anda tidak boleh menyertakan contoh aktual dari apa yang akan Anda buat untuk mereka, tetapi Anda harus menyertakan teknologi apa yang Anda usulkan untuk digunakan, berapa banyak halaman yang Anda rencanakan untuk bangun, dan jenis konten apa yang akan Anda butuhkan dari mereka untuk menyelesaikan tujuan .
- Fase proyek – Semua proyek memiliki fase-fase tertentu yang mereka lalui untuk menjadi sukses. Dalam proposal Anda, Anda harus menunjukkan fase apa yang akan Anda tangani dan apa yang diharapkan dari Anda dan klien selama setiap fase. Beberapa fase proyek desain web yang umum termasuk:
- Pengumpulan data
- Desain
- Pengembangan
- Pengujian
- Pengiriman
- Meluncurkan
- Pemeliharaan
- Garis waktu – Ini menjawab pertanyaan “berapa lama waktu yang diperlukan?” Tetapi jadwal atau jadwal Anda harus melakukan lebih dari itu. Anda harus menunjukkan berapa lama setiap fase proyek akan mengambil dan apa yang akan ada untuk Anda dan klien Anda. Ingat bahwa ketika Anda membuat situs web, Anda memerlukan konten seperti teks dan gambar dari klien sebelum Anda dapat menyelesaikannya. Faktanya, banyak proyek berhenti hanya karena klien tidak mengembalikan gambar atau konten secara tepat waktu. Aspek lain dari timeline yang harus Anda masukkan adalah berapa lama proposal ini bagus. Anda tidak ingin calon klien muncul, menuntut Anda untuk menghormati proposal yang Anda tulis lima tahun yang lalu ketika tarif per jam Anda jauh lebih rendah. Kunci untuk bagian ini adalah untuk sejelas mungkin tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan dan kapan hal-hal tersebut terjadi. Jika Anda mengantisipasi negosiasi yang panjang, Anda dapat menyatakannya dalam beberapa hari daripada memberikan tanggal tertentu, yaitu "pengumpulan data akan memakan waktu 5 hari untuk diselesaikan setelah menerima kontrak yang ditandatangani."
- Biaya – Di sinilah Anda memberi klien berapa banyak pekerjaan dalam proposal ini akan dikenakan biaya. Anda dapat membebankan biaya tetap atau tarif per jam. Jika Anda membebankan biaya tetap, khususnya lebih dari $ 1000, Anda harus menyertakan perincian tentang apa yang ditanggung oleh biaya, yaitu "50% mencakup tahap desain dan pengembangan, pengumpulan data adalah 20% dan sisanya dari tes biaya ujian, pengiriman , dan diluncurkan, dengan pemeliharaan yang tercakup dalam perjanjian terpisah. " Jika Anda menagih tarif per jam, Anda harus menunjukkan perkiraan berapa jam setiap fase akan mengambil dan potensi penyimpangan, yaitu "pengumpulan data akan memakan waktu 10 jam +/- 2." Anda juga harus menunjukkan bagaimana overages akan dicakup - apakah Anda akan terus bekerja dan kemudian mendiskusikan biaya ?; berhenti bekerja dan meminta persetujuan untuk melanjutkan ?; terus bekerja dengan tarif per jam yang berkurang? Kuncinya di sini adalah sejelas mungkin.
- Tanda tangan – Bahkan jika Anda tidak akan menggunakan proposal ini sebagai kontrak, Anda harus menyertakan tanda tangan dan tanggal Anda di bagian bawah. Ini menunjukkan bahwa proposal itu mengikat.
Meskipun disarankan untuk menggunakan semua bagian di atas dalam proposal, Anda dapat memilih dan memilih yang paling berguna untuk bisnis Anda. Dan Anda selalu dapat menambahkan bagian tambahan. Idenya adalah untuk menjadi jelas sehingga klien ingin memilih Anda untuk melakukan pekerjaan desain mereka.
Kontrak dan Penetapan Harga
Meskipun sebuah proposal bukanlah kontrak, banyak masalah yang sama muncul ketika menulis proposal. Dan ingat bahwa kontrak adalah bagian yang sangat penting dari pekerjaan lepas. Bahkan, jika Anda harus memilih antara menulis proposal dan menulis kontrak, Anda harus selalu memilih kontrak.
