Saya tidak perlu menganggap diri saya multitasker hebat. Bahkan, saya merasa cukup sulit untuk melakukan lebih dari satu hal sekaligus. Anggap saja menepuk-nepuk kepalaku dan menggosok-gosokkan perutku bukanlah trik pesta pertamaku.
Namun, seorang hopper proyek? Itu reputasi yang pasti akan saya miliki. Saya menguraikan artikel, menjawab email acak, dan kemudian memulai proyek - semua sebelum kembali ke kotak masuk saya untuk menanggapi pesan lain. Saya tidak secara sistematis menangani satu hal sekaligus. Alih-alih, saya melompat-lompat dari satu tugas ke tugas lain untuk terus memangkas daftar tugas yang tampaknya tidak pernah berakhir.
Namun, saya baru-baru ini menyadari sesuatu yang membuat saya ingin mengubah metode saya. Ya, hari kerja saya terasa sangat sibuk. Tapi, mereka belum tentu merasa produktif . Saya akan sampai di malam hari dengan proyek-proyek besar dan menjulang yang masih menggantung di daftar saya. Saya tahu saya menghabiskan delapan jam terakhir mengetik dengan tergesa-gesa di komputer saya. Jadi, bagaimana saya tidak bisa menyelesaikannya? Kemana waktu saya pergi?
Karena alasan inilah saya memutuskan untuk mencoba metode yang disebut "batching". Itu kata yang lucu, tetapi konsep yang sangat sederhana. Pada dasarnya, ini berarti bahwa Anda mengelompokkan tugas-tugas serupa bersama-sama dan kemudian menanganinya dalam satu gerakan. Metode ini seharusnya meningkatkan produktivitas Anda dengan membantu Anda menghindari pergantian gigi yang panik yang selalu terjadi ketika Anda melompat dari satu proyek ke proyek lainnya. Sebaliknya, Anda dapat tetap fokus dan dikategorikan dalam tugas-tugas yang ada, mengurangi gangguan Anda, dan menaklukkan yang harus dilakukan secara strategis.
Tak perlu dikatakan, itu terdengar seperti taktik yang dirancang hanya untuk saya. Jadi, saya mencoba sistem ini selama satu minggu penuh untuk melihat apakah itu sesuatu yang benar-benar membantu memberikan produktivitas dan konsentrasi saya tendangan yang sangat dibutuhkan di celana. Ingin tahu tentang apa yang saya pikirkan? Baiklah, mari kita tetap dengan tema "pengelompokan hal-hal bersama" dan lihatlah beberapa pro dan kontra.
Pro
Saya Benar-Benar Buang Waktu Lebih Sedikit
Sementara Teknik Pomodoro berhasil sedikit mengguncang saya, saya masih menganggap diri saya skeptis ketika datang ke peretasan produktivitas yang berbeda yang menjanjikan untuk memaksimalkan jam kerja saya. Jadi, saya ragu dengan eksperimen ini. Jika ada, saya berasumsi saya hanya akan membuang waktu yang berharga untuk mencari tahu bagaimana melakukan ini secara efektif.
Namun, saya akhirnya terkejut tentang berapa banyak waktu sebenarnya taktik ini menyelamatkan saya. Untuk satu hal, menangani tugas-tugas serupa dalam waktu yang sama membantu saya merasa tidak terlalu letih dan stres. Selain itu, saya bahkan tidak dapat menjelaskan secara memadai berapa menit yang saya simpan dengan tidak harus terus-menerus membuka dan menutup banyak dokumen dan tab browser yang berbeda. Alih-alih, saya akan mengakses apa yang saya butuhkan, menyelesaikan semua tugas yang relevan itu, dan kemudian mencoret seluruh blok dari daftar saya. Benar-benar cara cerdas untuk bekerja!
Saya Kurang Terintimidasi oleh Proyek Besar
Kita semua akrab dengan proyek-proyek besar dan penugasan yang menemukan rumah permanen dalam daftar tugas, sebagian besar karena kita terlalu kewalahan dan terintimidasi untuk memulainya.
Tapi, dengan menggunakan teknik batching ini, saya memutuskan untuk membagi tugas yang lebih besar menjadi item aksi yang lebih kecil dan berukuran lebih kecil. Sebagai contoh, saya sebelumnya akan pernah menulis "Tulis artikel untuk The Muse" di daftar saya. Namun, untuk benar-benar mengelompokkan berbagai hal secara lebih efektif, saya memecah tugas itu menjadi beberapa langkah yang lebih kecil, seperti mengumpulkan penelitian saya, menguraikan bagian saya, menyusun dan mengedit, dan kemudian mengirimkan.
Saya melakukan ini untuk semua artikel atau proyek yang lebih besar yang saya kerjakan pada hari itu. Kemudian, saya akan melakukan penelitian untuk mereka semua sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya - daripada mencoba untuk menangani satu artikel secara keseluruhan.
Ini berarti saya benar-benar membuat kemajuan pada hal-hal yang saya biasanya cenderung untuk mendorong. Namun, seluruh proses terasa jauh lebih mudah dikelola.
Saya Membuat Kesalahan Lebih Sedikit
Mari kita hadapi itu - terus-menerus melewatkan sepanjang hari kerja bisa mengganggu dan membingungkan. Tentu saja, tidak ada yang sempurna. Tetapi, saya menemukan bahwa pendekatan yang terputus-putus ini pada pekerjaan saya menghasilkan terlalu banyak kesalahan dan kekeliruan, termasuk kesalahan ketik dalam artikel dan email yang dikirim ke orang yang salah.
Dengan batching, saya mendapati diri saya membuat lebih sedikit dari slip-up ini. Saya bukan ilmuwan, tetapi saya akan melanjutkan dan menghargai fakta bahwa saya dapat mendedikasikan semua fokus saya untuk tugas yang saat ini ada di depan saya. Pikiranku tidak tersebar, yang berarti aku bisa secara proaktif menangkap kesalahan dan kesalahan kecil itu.
Cons
Daftar Pekerjaan Saya Perlu Lagi Diciptakan
Demi keseimbangan dan kejujuran, saya tidak akan mencoba berpura-pura bahwa teknik produktivitas ini benar-benar bebas dari segala kerugian. Yang terbesar yang saya temui berulang-ulang adalah bahwa daftar tugas saya membutuhkan waktu lebih lama untuk berkumpul di pagi hari.
Saya orang yang visual. Jadi, saya tahu jika saya akan tetap menggunakan metode batching ini, daftar saya perlu disusun dengan cara yang sama - jika tidak, saya hanya akan melompat-lompat lagi. Namun, saya segera belajar bahwa berusaha menjadi strategis melibatkan beberapa pemikiran dan revisi serius.
Pada akhirnya, saya biasanya berhasil seperti ini:
- Saya akan menuliskan semua hal yang ingin saya capai hari itu menjadi satu daftar raksasa.
- Saya akan mengambil stabilo saya untuk kode warna dan mengelompokkan item yang sama bersama-sama.
- Kemudian, karena menatap pada coretan coretan dan sorotan akan mendorong saya langsung ke tepi, saya menulis daftar yang sama sekali baru - memperhatikan pengelompokan item berdasarkan kode warna saya.
Karena saya yakin Anda bisa menebak, ini berarti bersiap-siap untuk melakukan pekerjaan setiap hari membawa saya hampir dua kali lipat. Tetapi, jujur saja, saya pikir beberapa menit ekstra itu ternyata sangat berharga!
Itu Tidak Selalu Berkelanjutan
Rapat acak dan darurat muncul sepanjang hari kerja Anda - hal-hal yang Anda bahkan tidak rencanakan untuk mengurusnya tiba-tiba berakhir menjadi prioritas. Kita semua tahu bagaimana kelanjutannya.
Jadi, sementara metode ini bekerja sangat baik pada hari-hari ketika semuanya berjalan sesuai rencana, itu tidak selalu dapat dikelola ketika Anda tiba-tiba dengan pertemuan yang tidak terduga atau krisis pekerjaan. Dan, sementara Anda jelas perlu melakukan beberapa penyesuaian dan mengurus apa yang perlu dilakukan, itu pasti bisa sedikit membuat frustasi dan disorientasi untuk memiliki kunci pas dilemparkan ke dalam rencana terbaik Anda. Lagipula, Anda tidak bisa benar-benar “mengumpulkan” keadaan darurat yang menekan waktu.
Jadi, akankah saya terus mengumpulkan daftar tugas saya?
Seperti halnya apa pun, ada beberapa manfaat dan kesalahan berbeda yang menyertai metode ini. Tapi, secara keseluruhan, saya akan mengatakan itu pasti sesuatu yang akan terus saya implementasikan. Itu benar-benar membantu meningkatkan konsentrasi saya dan mendorong saya untuk menaklukkan daftar tugas saya dengan sedikit strategi.
Tentu, ada beberapa hal yang muncul yang tidak bisa saya rencanakan. Namun, selama Anda bersedia mempertahankan sedikit fleksibilitas dengan sistem manajemen waktu ini, saya pikir Anda akan menemukan kesuksesan besar dengan itu.
Apakah Anda mencoba batching? Hubungi saya di Twitter dan beri tahu saya cara kerjanya untuk Anda!
