Jika Anda adalah pengguna media sosial, Anda mungkin tidak asing dengan gagasan menjadwalkan pesan untuk dikirim nanti. Selama bertahun-tahun, alat telah ada yang memungkinkan Anda melakukan ini; masuk akal untuk dapat menulis posting saat Anda mau, tetapi mempublikasikannya ketika itu paling masuk akal bagi pembaca Anda.
Tetapi pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa kami tidak dapat menjadwalkan pesan pada alat komunikasi yang kami gunakan bahkan lebih dari media sosial; hal yang kita habiskan lebih dari dua setengah jam sehari; platform yang menjalankan dunia bisnis modern? Saya berbicara tentang email, dan saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa jika Anda tidak pernah memikirkan bagaimana menjadwalkan email dapat membuat hidup (dan karier) Anda lebih baik, Anda harus melakukannya.
Kami di The Muse telah menggunakan (baca: terobsesi dengan) alat penjadwalan email Boomerang untuk Gmail untuk beberapa waktu sekarang. Kami telah menemukan bahwa itu tidak hanya membantu kami mengelola kotak masuk kami dengan lebih baik, tetapi juga membantu kami meningkatkan komunikasi dan meningkatkan karier kami.
Jangan percaya kita? Berikut adalah beberapa cara cerdas untuk menggunakan alat ini.
Jangan Lupa Menindaklanjuti
Katakanlah Anda baru saja keluar dari sebuah wawancara dan tahu Anda perlu mengirim email terima kasih kepada orang yang Anda ajak bicara. Anda tidak ingin mengirimnya segera - karena itu akan terlihat sedikit terlalu bersemangat - tetapi Anda juga tidak ingin masuk ke dalam hari Anda dan lupa untuk mengirimkannya dalam waktu beberapa jam.
Jadi, duduk dan tulis emailnya sekarang, tetapi jadwalkan untuk keluar dalam dua atau tiga jam. Anda dapat melanjutkan hari Anda dengan mengetahui bahwa catatan terima kasih yang mengesankan akan tiba dalam jumlah waktu yang tepat setelah wawancara.
Ini berfungsi untuk semua jenis tindak lanjut. Katakan seseorang meminta Anda untuk menghubungi kembali dalam beberapa minggu setelah jadwalnya terbuka - alih-alih membiarkan pesan ini tetap ada di pikiran Anda (dan kotak masuk) sampai saat itu, atau hanya lupa untuk menindaklanjuti, tulis pesan sekarang dan jadwalkan untuk tiga minggu keluar.
Anda bahkan dapat menjadwalkan hal-hal untuk kembali ke bagian atas kotak masuk Anda jika seseorang belum menjawab Anda - membuatnya lebih mudah diingat untuk check-in ketika orang lain belum menindaklanjuti.
Pastikan Pesan-Pesan Penting Sebenarnya Dibaca
Orang, terutama yang sukses, biasanya tidak duduk menatap kotak masuk mereka sepanjang hari, membaca pesan baru ketika mereka masuk. Jadi, jika Anda tidak ingin pesan Anda terkubur di semua email yang masuk, yang terbaik adalah mengirimkannya strategis sehingga berada di bagian atas kotak masuk mereka tepat ketika mereka duduk untuk menghadapinya.
Misalnya, data menunjukkan bahwa kebanyakan orang ingin menjawab email sebelum mereka masuk ke kantor di pagi hari dan saat makan siang. Jadi, jika Anda menulis sebagian besar email Anda di akhir hari kerja (atau nanti malam di depan TV dengan segelas anggur), mengirimkannya pada saat itu tidak akan membuat mereka mendapatkan perhatian yang layak mereka dapatkan, jadi jadwalkan mereka untuk waktu yang lebih ideal pada hari berikutnya. Anda bahkan dapat mengubah hari apa tiba - pertimbangkan untuk menjadwalkan hal-hal untuk hari Rabu, ketika volume lalu lintas email umumnya lebih rendah sehingga Anda memiliki lebih sedikit kompetisi.
Paling tidak, trik ini dapat membantu Anda terlihat super di atas gim Anda. Ingin bekerja sangat larut malam, tetapi tidak ingin bos atau klien Anda berpikir bahwa Anda membakar minyak tengah malam? Jadwalkan email untuk hal pertama keesokan paginya agar terlihat seperti Anda sudah bangun dan menjadi produktif.
Dapatkan Informasi Tepat Saat Anda Membutuhkannya
Boomerang tidak hanya membiarkan Anda menjadwalkan email ke orang lain - itu juga memungkinkan Anda menjadwalkannya kembali ke diri Anda sendiri.
Ini berarti, alih-alih meninggalkan hal-hal yang mengacaukan kotak masuk Anda sampai saat yang tepat untuk menghadapinya - atau harus mencari melalui surat Anda ketika Anda membutuhkan sepotong informasi - jadwalkan saja untuk tiba di bagian atas kotak masuk Anda tepat saat Anda membutuhkannya top of mind.
Jadi, apakah Anda memiliki email yang penuh dengan informasi untuk rapat minggu depan? Jadwalkan untuk datang ke bagian atas kotak masuk Anda 20 menit sebelumnya sehingga Anda bisa mengatasinya kemudian. Adakah seseorang yang mengajukan pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab sampai Anda berbicara dengan bos Anda besok? Minta itu dikembalikan kepada Anda besok sore - ketika Anda benar-benar bisa menghadapinya.
Tetap Terhubung dengan Jaringan Anda
Salah satu bagian tersulit dalam membangun hubungan profesional yang baik adalah mengingat untuk tetap berkomunikasi secara berkala. Anda dapat menggunakan trik yang sama ini untuk mengatasi masalah tersebut sejak awal!
Lain kali Anda mengirim kontak email untuk check-in atau menembaknya pesan berterima kasih padanya untuk mendapatkan kopi dengan Anda beberapa hari yang lalu, Boomerang untuk kembali ke bagian atas kotak masuk Anda dalam satu atau dua bulan ketika Anda ingin memastikan untuk sentuh basis dengannya lagi. Anda akan secara konsisten mengembangkan hubungan Anda - tanpa harus mencoba dan melacak kapan Anda harus menjangkau.
Tetap di Atas Tujuan Anda
Ini semacam cara yang menyenangkan untuk menggunakan alat ini - menulis email untuk masa depan Anda dan menjadwalkannya untuk kembali ke kotak masuk Anda dalam tiga bulan, setahun, setiap kali Anda merasa itu akan sangat berharga. Buat garis besar di mana Anda ingin berada pada saat itu untuk membantu Anda meninjau tujuan Anda, melihat seberapa jauh Anda telah datang, dan menilai bidang-bidang di mana Anda masih perlu meningkatkan.
Jika Anda memiliki versi pro dari layanan ini, Anda bahkan dapat menjadwalkan pesan berulang - yang berarti Anda bisa mengirimi diri Anda pengingat mingguan atau bulanan untuk meluangkan waktu untuk merefleksikan diri dan melakukan pemikiran karir yang besar. Atau Anda bisa mengirim sendiri kutipan motivasi atau afirmasi mingguan untuk membantu menjaga diri Anda tetap berjalan.
Ini baru permulaan - ada banyak cara penjadwalan email yang dapat membantu Anda. Coba Boomerang hari ini dan Tweet saya @erinaceously untuk memberi tahu saya bagaimana Anda akan menggunakan alat ini!
