Kita cenderung memperlakukan teknologi baru seperti Holy Grail, suar cahaya, dan jawaban untuk semua yang lambat, tidak efisien, dan lama. Dan itu bisa - jika diimplementasikan dengan truk perencanaan dan tinjauan ke masa depan.
Tapi, yah, kita semua tahu bagaimana kelanjutannya.
Selama tahun-tahun saya di pemerintahan, di mana kadang-kadang terasa seperti kami memainkan permainan mengejar teknologi mustahil untuk menang, saya belajar apa yang bisa terjadi ketika pandangan jauh ini diterima begitu saja. Itu terlihat sedikit kurang seperti Holy Grail dan lebih banyak seperti pembengkakan biaya, penundaan, dan solusi berbelit-belit untuk masalah sederhana.
Seperti yang saya pelajari, salah satu kunci utama untuk proyek teknologi yang sukses adalah hubungan yang harmonis antara tim bisnis dan tim teknologi. Dalam pengalaman saya, tim bisnis sering mendorong perubahan (kita membutuhkan sistem yang lebih kompleks untuk melacak pengeluaran hibah federal, misalnya), tetapi kami tidak dapat mencapai sedikit kemajuan tanpa pengembang dan manajer proyek TI mampu membuatnya terjadi. Proyek sering berakhir jauh dari keharmonisan, hasil dari dasarnya berbicara bahasa yang berbeda dan mempertahankan harapan yang sangat berbeda (perubahan yang tampak kecil bagi saya, misalnya, sering berubah menjadi besar bagi pengembang).
Tetapi bisnis dan teknologi dapat - dan harus - menjadi teman. Berita bagus? Mencapai harmoni sebenarnya tidak terlalu rumit. Seperti kolaborasi apa pun, itu berkaitan dengan frekuensi dan kualitas komunikasi, serangkaian tujuan yang disepakati bersama, dan rencana untuk menangani pergeseran tujuan yang tak terelakkan yang tak terelakkan. Berikut adalah beberapa pedoman dasar untuk mengelola kesenjangan bisnis-teknologi.
1. Bertujuan untuk Memakukan Persyaratan Pertama Kali
Pikirkan persyaratan bisnis sebagai cetak biru. Anda tidak akan menggambar satu set cetak biru yang samar untuk sebuah rumah, mengirimkannya ke kontraktor, dan berharap dia beruntung. Anda tidak akan kembali tiga minggu ke dalam konstruksi dan memintanya untuk menambahkan lantai ketiga dan kamar mandi keempat, dan mungkin jendela teluk di ruang tamu. Dan Anda tentu tidak akan menggambar cetak biru Anda tanpa masukan dari arsitek dan insinyur.
Proyek teknologi tidak jauh berbeda. Perlu dirancang dengan presisi, dan begitu pengembangan dimulai, tidak selalu mudah untuk mengakomodasi perubahan tanpa mempengaruhi keseluruhan fondasi. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menjadi selengkap mungkin sejak awal dan mendapatkan input dan keahlian yang Anda butuhkan saat Anda memikirkan apa yang akan diperlukan solusinya. Wawancarai pengguna akhir untuk memahami tantangan yang mereka hadapi dan bagaimana tepatnya mereka harus menggunakan teknologi baru. Jangan membuat asumsi, dan jangan meninggalkan bagian perencanaan untuk nanti.
2. Tapi Sadarilah Bahwa Anda Akan Kehilangan Beberapa
Yang mengatakan, saya menemukan hampir mustahil untuk membayangkan setiap fitur yang kami butuhkan selama tahap perencanaan abstrak. Tidak dapat dihindari, begitu sistem sedang dalam pengembangan, kami akan menyadari bahwa kami lupa untuk meminta fungsi pencarian lanjutan atau tombol "simpan dan lanjutkan". Ketika kami mendekati pengembang untuk meminta mereka mengakomodasi permintaan baru ini, kami sering menemui frustrasi. Mungkin perubahan baru akan mengharuskan mereka untuk membatalkan pekerjaan yang telah mereka lakukan dan merancang kembali bagian dari solusi. Mungkin kami membayangkan itu membutuhkan waktu dua jam padahal sebenarnya itu akan memakan waktu sehari.
Anda mungkin tidak dapat mencegah wahyu-wahyu ini nanti, jadi hal terbaik yang bisa Anda lakukan adalah membangun buffer untuk mengakomodasi mereka. Tambahkan satu minggu ekstra ke garis waktu awal Anda dan tambahan 5-10% ke anggaran Anda. Banyak organisasi, mengakui seberapa sering harapan berubah, telah mengadopsi pendekatan tangkas untuk pengembangan, meluncurkan teknologi secara bertahap untuk memungkinkan re-evaluasi berkala. Apa pun pendekatan Anda, jangan membuat kesalahan dengan berpikir Anda telah memikirkan segalanya sejak awal. Hampir tidak pernah terjadi.
3. Kenali Cakupan Creep Saat Anda Melihatnya
Ketika proyek bergerak maju dan kebutuhan baru terungkap, penting untuk membedakan mana yang benar-benar Anda butuhkan dan yang Anda inginkan. Meminta pengembang Anda untuk mengakomodasi setiap lonceng dan peluit yang dapat dipikirkan biasanya mengarah pada proyek yang tidak pernah berakhir dan hasil akhir yang terlalu rumit. Setiap permintaan baru, sebelum dibuat, harus diprioritaskan.
Saat Anda mempertimbangkan fitur, tanyakan pada diri sendiri beberapa pertanyaan mendasar: Apakah sistem akan berfungsi tanpanya? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan, dan berapa banyak manfaat pada akhirnya akan diberikan kepada pengguna akhir? Jika kita menunggu sampai rilis mendatang untuk mengatasinya, akankah ada yang hilang? Ini latihan memprioritaskan, dan semuanya dapat diberi status tinggi, sedang, atau rendah. Jika rendah, letakkan di tempat parkir figuratif - Saya pernah mendengar perusahaan memiliki dokumen “permintaan pengembangan mimpi” yang dapat ditambahkan oleh siapa saja dan para insinyur dapat menelusuri waktu luang mereka. Itu selalu dapat ditinjau kembali sebagai bagian dari sejumlah perangkat tambahan yang harus dibuat setelah proyek selesai dan berjalan dengan sukses.
4. Kembangkan Bahasa Umum
Setiap sistem baru memiliki serangkaian tujuan bisnis pada intinya. Ini akan memungkinkan Anda untuk menangkap lebih banyak data, merampingkan proses yang ada, atau menawarkan layanan baru kepada pelanggan Anda. Sangat penting bahwa tim bisnis dan tim teknologi duduk sebelum pekerjaan dimulai dan mengomunikasikan tujuan ini. Tujuan bisnis tidak boleh hilang dalam lautan pembicaraan teknologi, dan mereka harus tetap diingat selama setiap fase kerja.
Mengembangkan bahasa umum berarti tidak hanya penetapan tujuan kolektif, tetapi melacak kemajuan dengan cara yang bekerja untuk semua orang. Bisnis dan teknologi dapat menggunakan alat yang berbeda untuk mengukur pekerjaan mereka, tetapi harus ada setidaknya satu pandangan tentang kemajuan yang dibagikan. Ini bisa sesederhana rencana proyek atau spreadsheet dengan bidang yang disepakati, seperti tanggal dan tujuan dan persen selesai, sehingga setiap orang memiliki akses ke status setiap tugas yang harus diselesaikan. Tujuannya adalah untuk menghindari situasi di mana tim bisnis berpikir mereka setengah jalan di sana dan tim teknologi mengatakan mereka hanya seperempat - semua orang harus memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang telah dilakukan dan apa yang harus dilakukan.
Anda dapat berbicara dalam rencana bisnis dan PowerPoint, dan mereka dapat berbicara dalam kode, tetapi kecuali jika Anda berkomunikasi dengan jelas sejak awal, Anda tidak akan pernah berhasil keluar dari Babel. Proyek teknologi yang sukses adalah tentang pertemuan pikiran - tidak hanya di awal, tetapi di setiap langkah di sepanjang jalan. Akui asumsi Anda dan cobalah untuk tidak membuat terlalu banyak. Semakin kecil jarak antara bisnis dan teknologi, semakin mudah untuk menyatukan jembatan Anda.
