Hari-hari paling tidak favorit saya di tempat kerja adalah apa yang saya sebut "tumpukan ungu." Perusahaan saya menggunakan Google Kalender, dan warna untuk jadwal pribadi saya berwarna ungu, jadi pada hari-hari yang mengerikan itu saya tidak melihat apa pun kecuali potongan waktu yang diblokir dari jam 9:30 pagi. hingga 18:30. Itu selalu membuat saya bertanya-tanya, "Bagaimana ini bisa terjadi?"
Selain merasa seperti saya tidak punya ruang untuk bernafas atau melakukan pekerjaan yang sebenarnya pada hari-hari itu, saya takut menjadi "pria itu" yang harus berjingkat-jingkat dari rapat lebih awal, kemudian menghabiskan waktu ekstra kemudian untuk mencari tahu apa yang saya lewatkan, atau yang menunjukkan sampai terlambat ke pertemuan saya berikutnya karena yang sebelumnya berjalan terlalu lama. (Karena saya menulis tentang tidak pernah terlambat atau tidak siap untuk rapat, rekan kerja saya selalu mengawasi saya!)
"Kesibukan" adalah tipuan. Itu membuat kita merasa bahwa semakin lama daftar tugas kita, semakin sukses kita. Itu membuat kita merasa bahwa semakin banyak yang kita miliki di piring kita, semakin sukses kita. Tapi sejak kapan memiliki piring makan empuk memberi Anda apa-apa selain kram atau koma makanan? Tidak harus seperti ini, dan saya membuat resolusi terbuka untuk melawannya.
Rapat berakhir dengan kalender kami dalam dua cara: karena kami menerimanya dan karena kami membuatnya. Pada titik-titik keputusan inilah kita dapat melakukan hal-hal sedikit berbeda untuk mengambil kembali kalender kita dan memberi diri kita (dan rekan kerja kita) waktu untuk dipersiapkan dan produktif. Berikut adalah tiga cara untuk melakukannya:
1. Bicaralah
Sebelum Anda mengirim atau menerima undangan rapat, pastikan Anda memahami apa yang harus dicapai dan bagaimana Anda harus mempersiapkannya. Jika tidak, bicaralah dengan penyelenggara dan dengarkan apakah ada agenda khusus. Jika tidak ada, minta dia untuk membuatnya (atau lebih baik lagi, sukarela untuk membantu). Agenda terbaik khusus dengan penjatahan waktu untuk memastikan bahwa semua item yang relevan dicakup. Jika tidak ada cukup waktu untuk membuat agenda, sukarela membantu panitia mengawasi jam.
Jika Anda mengatur rapat, gunakan agenda untuk merencanakan berapa lama rapat seharusnya. Undangan kalender Google default menjadi satu jam, dan mudah untuk mengklik "kirim" tanpa berpikir untuk mempersingkatnya, tetapi pengaturan itu dapat diubah! Anda akan terkejut betapa banyak yang dapat Anda liput dalam 15, 30, atau 22 menit. Bergantung pada hubungan Anda dengan penyelenggara, jika Anda melihat bahwa rapat dijadwalkan satu jam dan Anda tidak percaya itu seharusnya (karena Anda memahami tujuan dan hasil yang diharapkan), mintalah waktu untuk dipersingkat.
Akhirnya, jika Anda telah menerima undangan untuk rapat yang berakhir pada saat yang sama rapat lain dijadwalkan untuk dimulai (serius, bagaimana kita meyakinkan diri kita bahwa kita dapat berada di dua tempat sekaligus?), Berikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada penyelenggara bahwa Anda harus meninggalkan pertemuan itu lebih awal. Idealnya, ini akan mendorong penyelenggara untuk menyelesaikan pertemuan pada saat Anda harus berangkat. Paling tidak, Anda akan merasa nyaman keluar tanpa menyela, dan penyelenggara tidak akan terkejut ketika melakukannya. Untuk asuransi tambahan, silakan dan biarkan penyelenggara pertemuan Anda berikutnya tahu bahwa Anda mungkin datang terlambat.
2. Pad Waktumu
Segera setelah waktu rapat dikonfirmasi, dan jika kalender Anda memiliki ruang di sekitarnya, lindungi! Tambahkan 15-30 menit sebelum dan sesudah pertemuan yang disebut "Waktu Transisi." Sebelum rapat, gunakan waktu untuk meninjau materi apa pun, istirahat di kamar mandi, dan tiba di lokasi sebelum dimulai. Setelah pertemuan, ini adalah periode yang baik bagi Anda untuk merenungkan materi saat masih segar. Adalah masuk akal untuk mengharapkan rekan kerja untuk menghormati apa pun yang ada di kalender Anda; mereka hanya menjadwalkan di mana pun ada waktu luang yang umum. Jadi, jika rapat ditutup pada jam 3 sore dan Anda memblokir waktu untuk rekap sesudahnya, mereka mungkin (mudah-mudahan?) Tidak akan berani memulai pertemuan baru pada pukul 3:15 atau 3:30.
3. Blokir Waktu Anda
Ini adalah cawan suci produktivitas: memiliki banyak waktu - bahkan berhari-hari! -Tidak ada pertemuan. BuzzFeed telah menyatakan Selasa dan Kamis bebas rapat. Bisakah kamu? Meskipun mungkin diperlukan upaya yang disengaja di antara manajemen senior perusahaan Anda untuk membersihkan sepanjang hari, ada baiknya melihat kebiasaan kerja Anda sendiri untuk melihat kapan Anda menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda. Apakah Anda orang pagi, atau apakah Anda benar-benar mendapatkan cranking setelah pukul 14:00? Periksa jadwal Anda dan lihat di mana Anda dapat memblokir dua hingga empat jam hanya sekali seminggu untuk fokus melakukan atau membuat. Anda mungkin akan membuat tren di perusahaan Anda dari awal!
Jadi, ini adalah komitmen saya untuk mengambil kembali kalender! Siapa dengan saya?
