Saya telah belajar selama beberapa tahun terakhir bahwa jika Anda mengembangkan reputasi sebagai orang yang suka membantu, jumlah permintaan yang terus bertambah akan menghampiri Anda.
Bagi saya, permintaan kopi untuk "memilih otak saya, " untuk perkenalan ke jaringan saya, atau bagi saya untuk menceritakan kembali kisah pendiri The Muse (yang online jika Anda Google!) Adalah yang paling umum saat ini. Tentu saja saya bukan selebritas, tetapi saya menghitung lebih dari 35 permintaan email untuk bantuan, saran, atau waktu saya di bulan lalu saja, tidak terkait dengan operasi bisnis sehari-hari saya atau program bimbingan yang saya sudah berkomitmen waktu untuk.
Saya suka membantu ketika saya bisa, tetapi ada konflik yang inheren antara mengatakan ya dan mengatakan tidak. Mengatakan ya membutuhkan waktu dari tim saya yang sedang tumbuh, yang membutuhkan waktu, kehadiran, dan dukungan saya, serta dari teman dan keluarga saya. Bahkan, jika saya mengatakan ya untuk semua permintaan bulan lalu (dengan asumsi masing-masing membutuhkan 30 menit), itu akan memakan waktu lebih dari 17 jam. Itu hampir satu jam setiap hari kerja!
Mengatakan tidak, bagaimanapun, adalah kesempatan yang hilang untuk membantu seseorang dan untuk membangun hubungan dan risiko menjadi kasar, bahkan jika alasan Anda murni. Oh dan belum lagi, lebih sulit untuk dilakukan. Saya telah memilih untuk menyeimbangkan keduanya sebanyak mungkin, tetapi menemukan cara terbaik untuk mengatakan tidak perlu waktu.
Entah itu publisitas yang terus berusaha menjalankan nada Anda (setelah Anda mengatakan tidak - empat kali) atau lulusan muda yang terus meminta bertemu dengan Anda untuk minum kopi, semua orang berurusan dengan pertanyaan dari orang-orang yang mereka lebih suka tidak mengatakan ya untuk. Jadi, apa yang harus dilakukan oleh profesional yang sibuk ketika email pertanyaan yang tidak ingin Anda terima datang?
Begini cara saya menanganinya.
Situasi 1: Anda Dipukuli
Mari kita mulai dengan yang termudah. Jika Anda diajukan oleh seseorang yang Anda tidak tertarik atau tidak bisa membantu (baik itu humas atau penyedia layanan), lakukan hal berikut:
- Periksa apakah ada tautan berhenti berlangganan di bagian bawah email. Jika ada, segera berhenti berlangganan.
- Jika tidak, abaikan dan arsipkan email pertama ini, kecuali jika itu ditulis dengan jelas untuk Anda. Saya telah menemukan bahwa 99% dari ini dikirim dalam jumlah besar, dan tidak ada yang akan menganggapnya pribadi jika Anda tidak merespons.
- Jika orang yang sama menindaklanjutinya (bahkan jika itu ditulis dengan jelas oleh robot), kirim pesan singkat yang mengatakan Anda tidak tertarik. Saya menganggap ini sebagai kesempatan untuk bersikap baik dan memberikan informasi kepada penjual atau publisitas bahwa saya bukan pemimpin yang baik, sehingga mereka dapat menghabiskan waktu mereka di tempat lain (dan juga berhenti mengirim email kepada saya). Ini adalah templat email yang saya gunakan:
Hai,
Terima kasih atas email Anda. Kami tidak berada di pasar untuk saat ini, tetapi saya akan memberi tahu Anda jika itu berubah. Sementara itu, bisakah Anda menghapus alamat email saya dari daftar Anda?
Terima kasih sebelumnya,
Apa pun yang terjadi, jangan setuju untuk menerima panggilan "pelajari saja apa yang bisa kami tawarkan" kecuali Anda benar-benar tertarik. Ini tidak pernah membuat siapa pun pergi, dan itu biasanya mengarah pada tindak lanjut yang lebih gigih, karena Anda telah membuktikan diri sebagai pemimpin yang lebih hangat.
Situasi 2: Anda Mendapatkan Email Dingin untuk Waktu atau Nasihat
Jadi, Anda mendapat email dari orang acak, meminta waktu atau saran Anda. Anda telah menggunakan penilaian Anda dan, berdasarkan kapasitas dan permintaannya, sepertinya Anda tidak punya waktu luang untuk membantu. Dalam kasus tersebut, ada dua opsi hebat:
- Jika Anda ingin membantu tetapi tidak punya waktu, coba apa yang saya sebut "taktik punt." Kirim singkat "Terima kasih telah memikirkan saya - saya dipesan pada bulan ini tetapi jika Anda menjangkau, saya Saya ingin membantu bagaimanapun saya bisa. ”Banyak orang tidak akan pernah menindaklanjuti sama sekali - baik karena mereka lupa atau karena mereka tidak membutuhkan waktu dan nasihat Anda lagi - sehingga Anda dapat yakin bahwa orang-orang yang menindaklanjuti adalah orang-orang yang paling membutuhkan bantuanmu.
- Jika Anda tidak berpikir Anda akan dapat membantu terlepas dari timeline, komunikasikan mengapa Anda tidak dapat dengan cara yang ramah dan jelas dan menawarkan alternatif terbaik berikutnya adalah pendekatan terbaik. Tidak yakin bagaimana mengatakannya? Coba versi modifikasi templat email pembunuh Alexandra Franzen untuk menolak teman yang baik.
Situasi 3: Anda Diminta Membantu Teman dari Teman
Kadang-kadang, ada beberapa keadaan khusus yang terlibat - misalnya, lulusan muda yang meminta waktu adalah saudara lelaki dari mantan kolega. Sayangnya, kontak timbal balik Anda belum diperiksa dengan Anda terlebih dahulu (seperti yang seharusnya) sebelum introing atau memberikan informasi kontak Anda, jadi Anda harus memutuskan apakah Anda dapat menolak orang ini dan bagaimana melakukannya tanpa merusak hubungan. Pilihan Anda:
- Jika Anda merasa harus melakukannya, meskipun Anda tidak tahu cara menyesuaikannya dengan jadwal sibuk Anda, sarankan panggilan 15 menit daripada bertemu langsung. Mengubah jam kopi menjadi panggilan cepat lebih mudah dikelola dan memaksa penanya menghabiskan waktu Anda dengan bijak. Anda juga dapat menawarkan untuk menjawab satu atau dua pertanyaan mendesak melalui email. (Orang biasanya mengerti jika Anda menambahkan konteks bahwa Anda terlalu dijadwalkan sekarang tetapi ingin membantu lebih cepat daripada nanti.)
- Jika Anda bukan orang yang tepat untuk membantu tetapi Anda merasa perlu melakukan sesuatu, pertimbangkan apakah ada orang lain di jaringan Anda yang bersedia membantu. Teruskan permintaan ke kontak Anda terlebih dahulu, tanyakan apakah ia dapat meluangkan waktu 15 menit untuk menelepon seseorang, karena Anda tidak memiliki pengalaman yang tepat untuk melakukannya. Anda kemudian dapat memberi tahu si penanya bahwa Anda bukan orang yang tepat untuk membantu, tetapi bahwa Anda telah bertanya kepada orang lain apakah dia akan merasa nyaman diperkenalkan dan Anda akan menindaklanjutinya jika Anda mendengarnya.
- Jika intro itu melalui seorang kenalan yang longgar dan Anda lebih suka menolaknya, cobalah taktik tendangan di atas dan beri si penanya waktu atau saran melalui email jika ia menindaklanjutinya di masa depan.
Ini mungkin tidak mudah, tetapi begitu Anda dengan lembut menolak permintaan yang tidak cocok, Anda sudah selangkah lebih maju dalam menghabiskan waktu untuk hal-hal yang paling berarti bagi Anda. Dan itu adalah sesuatu yang harus dirayakan.
