Saya merasa tersanjung (dan sedikit terintimidasi) ketika saya diminta untuk menulis surat rekomendasi untuk pertama kalinya. Tugas itu tampak sangat “berisiko besar” -surat saya akan menjadi faktor masuknya potensi siswa ke program magister. Dan pada saat itu, saya hanya seorang mahasiswa PhD tahun kedua 22 tahun.
Seperti keberuntungan mungkin, seorang profesor terhormat di departemen saya baru-baru ini menceritakan sebuah kisah tentang pengalaman pertamanya menulis surat rekomendasi yang sedikit menenangkan saraf saya. "Butuh selamanya!" Kenangnya. Tetapi begitu dia bisa menguasainya, prosesnya menjadi lebih mudah dan lebih efisien setiap saat.
Setelah Anda memiliki pengalaman selama beberapa tahun, ada kemungkinan Anda akan diminta untuk menulis surat rekomendasi untuk penerimaan, penghargaan, atau beasiswa sekolah pascasarjana. Dan meskipun mudah untuk merasa gugup dalam menangani hal ini untuk pertama kalinya, jangan khawatir - cukup ikuti panduan dasar ini untuk membangun kasus yang kuat dan mendukung untuk kolega atau mentee Anda.
Selektif
Hal pertama yang pertama: Sebelum Anda setuju untuk merekomendasikan seseorang, penting untuk menilai apakah Anda mengenal kandidat dengan cukup baik untuk berbicara tentangnya dalam konteks program yang ia lamar. Kecuali jika Anda secara khusus diminta untuk menjadi referensi pribadi atau karakter, aplikasi yang memerlukan surat rekomendasi biasanya berasumsi bahwa Anda telah bekerja dengan atau mengawasi pelamar dalam lingkungan akademik atau profesional.
Jadi, bahkan jika Anda dapat berbicara dengan keterampilan kepemimpinan seorang teman dari pengalaman pribadi (misalnya, Anda menjadi sukarelawan bersama atau mengetuai acara sosial untuk perkumpulan mahasiswi Anda), jika Anda belum menjadi penyelia langsung atau rekan kerja, Anda mungkin tidak menjadi taruhan terbaiknya. Bersamaan dengan itu, jika Anda tidak merasa yakin bahwa Anda dapat mengatakan sesuatu yang benar-benar unik tentangnya, atau tidak merasa nyaman menulis surat yang kuat atas namanya, mungkin lebih baik untuk menyarankan menemukan pemberi rekomendasi lain.
Tetapi jika Anda memiliki hubungan profesional yang kuat dengan pelamar, dan tahu keterampilan dan kemampuannya, jangan takut untuk mengambil risiko!
Menulis Surat Glowing (Tapi Relevan)
Oke - Anda siap menulis, tetapi apa yang Anda masukkan? Untuk memastikan Anda menghasilkan surat yang paling efektif, ikuti tips di bawah ini.
1. Daftarkan Bantuan Pemohon
Bahkan jika Anda mengenal pelamar dengan baik, Anda akan memerlukan beberapa informasi terkait untuk membantu Anda menulis surat sebaik mungkin. Jadi, jangan takut untuk meminta bimbingan padanya.
Misalnya, mengapa dia melamar program khusus ini? Keterampilan dan pengalaman apa yang menurutnya paling menonjol bagi komite penerimaan? Apa saja prestasi yang paling dia banggakan? Mintalah salinan resume atau materi pendukungnya - kemudian gunakan untuk menyesuaikan surat rekomendasi Anda (misalnya, jika dia melamar program keuangan, Anda mungkin tidak perlu menulis secara luas tentang kreativitasnya dan keterampilan mengedit video!).
2. Temukan Sifat Terbaiknya
Komite penerimaan menerima ratusan (atau ribuan) aplikasi untuk pembukaan yang tersedia jauh lebih sedikit. Jadi, di luar persyaratan minimum seperti pendidikan dan pengalaman, mereka mencari sifat-sifat yang menonjol - "faktor X" yang membuat seseorang berbeda dalam lautan aplikasi.
Untuk menunjukkan karakteristik ini, ingat interaksi Anda dengan pelamar: Apakah ada prestasi tertentu yang menonjol bagi Anda? Pernahkah Anda mengamatinya mengatasi hambatan di tempat kerja - dan bagaimana ia bisa melewatinya? Bagaimana pengalaman ini dapat membantunya berhasil di sekolah pascasarjana? Apakah dia seorang pemimpin yang hebat atau muncul dengan solusi kreatif untuk masalah, pikirkan tentang deskriptor paling penting yang dapat Anda gunakan.
Lebih penting lagi, pastikan untuk memberikan contoh dan perilaku spesifik untuk mendukung sifat-sifat tersebut. Adalah tugas Anda sebagai pemberi rekomendasi untuk menggambarkan pelamar kepada seseorang yang tidak mengenalnya, dan anekdot bisa sangat membantu dalam menghidupkan kepribadiannya dan membuatnya menonjol dari kerumunan.
3. Awasi Bahasa Anda
Anda mungkin pernah mendengar bahwa ada kata-kata tertentu yang harus dihindari ketika menulis resume - yah, itu juga berlaku untuk surat rekomendasi. Istilah-istilah catchall seperti "pekerja keras, " "antusias, " atau "kreatif" tidak berarti banyak ketika semua pelamar lainnya dijelaskan dengan istilah-istilah yang samar-samar sama.
Jadi, hindari bahasa yang terlalu berbunga-bunga atau ambigu dalam surat Anda. Jadikan sedetail mungkin saat menggambarkan calon Anda, dan selalu berikan contoh konkret untuk menekankan sifat yang Anda sebutkan.
4. Tuliskan tentang Pemohon sebagai Utuh
Penting untuk diingat bahwa komite mencari orang - orang untuk melengkapi kelas masuk mereka - bukan hanya daftar kualifikasi.
Jadi saat Anda menulis, pikirkan tentang bagaimana pelamar dapat berkontribusi untuk kelas barunya dengan cara yang tidak terlihat jelas dari materi lamarannya. Apakah dia memiliki selera humor yang bagus? Apakah dia pendengar yang baik, selalu bersedia meminjamkan telinga atau uluran tangan? Atau, mungkin minatnya di luar pekerjaan bisa memberi panitia seleksi rasa kepribadian yang lebih baik. Misalnya, jika dia baru saja menyelesaikan maraton pertamanya, Anda mungkin telah menyaksikan tekadnya.
Detail seperti ini tidak akan ada dalam resume pelamar, tetapi mereka benar-benar dapat membantu tim penerimaan membayangkan bagaimana dia akan berkontribusi pada komunitas akademik mereka.
Kuku Logistik
Sekarang setelah Anda menulis konten surat itu, sisanya hanya detail!
Peninjau memiliki waktu terbatas untuk meneliti aplikasi, jadi penting untuk bersikap ringkas - simpan rekomendasi Anda di satu halaman. Gunakan kop surat perusahaan atau sekolah Anda jika tersedia, dan tandatangani bagian bawah dengan nama Anda, jabatan saat ini, dan informasi kontak seandainya petugas penerimaan perlu menindaklanjutinya.
Anda juga harus membuat keputusan apakah akan membiarkan pelamar melihat surat itu atau tidak. Banyak formulir aplikasi memberi kandidat pilihan untuk melepaskan hak mereka untuk melihat produk akhir, tetapi sebagai pemberi rekomendasi, itu terserah Anda (beberapa pemberi rekomendasi tidak akan setuju untuk menulis surat kecuali siswa melepaskan hak itu). Paling umum, diasumsikan bahwa melepaskan hak mengindikasikan tingkat kepercayaan antara pemberi rekomendasi dan pemohon, sehingga banyak penulis surat merasa paling nyaman menjaga kerahasiaan isi rekomendasi mereka.
Akhirnya, dan mungkin yang paling jelas, periksa tenggat waktu dan panduan pengiriman untuk memastikan surat Anda dalam kondisi baik dan memenuhi tujuannya.
Setelah Anda mengirimkan rekomendasi, beri tahu pelamar Anda, ucapkan semoga beruntung, dan Anda selesai! Dengan bantuan Anda, pemohon berada dalam perjalanan menuju masa depan yang sukses dan memuaskan.
