Sebagai seorang manajer, salah satu sumber daya terpenting yang Anda miliki adalah asisten eksekutif atau administrasi. Ia dapat menjaga kantor Anda tetap teratur, jadwal Anda sesuai jadwal, dan mengambil beberapa tugas sehari-hari dari piring Anda.
Tetapi, keefektifannya berhubungan dengan Anda - seberapa baik Anda melatihnya, membagikan harapan Anda dengannya, dan memberikan umpan balik kepadanya. Diperlukan pemikiran dan perencanaan untuk menciptakan lingkungan di mana seorang asisten dapat melakukan pekerjaannya dengan baik (terutama bagi kita yang terbiasa melakukan semuanya sendiri!).
Jadi, apakah Anda baru dalam manajemen atau tidak, berikut adalah beberapa pengingat yang baik tentang cara memanfaatkan sumber daya yang berharga ini sebaik-baiknya.
1. Bekali Dia untuk Sukses
Asisten administrasi Anda ada di sana untuk membuat hidup Anda lebih mudah - tetapi dia tidak akan bisa melakukan itu kecuali dia tahu bagaimana, tepatnya, dia bisa membantu. Dari awal, pastikan Anda memberinya cukup waktu, pelatihan, dan sumber daya untuk membuatnya unggul. Berikan instruksi tentang apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya, bersama dengan contoh nyata dari apa yang Anda cari. Ini terutama benar jika asisten Anda masih baru - tetapi sadari bahwa meskipun ia seorang veteran, Anda mungkin ingin segala sesuatunya dilakukan berbeda dari bos terakhirnya. Menjadi jelas dan memberikan dasar-dasar membuat Anda berdua untuk efisiensi dan kesuksesan.
2. Membangun Hubungan Kepercayaan
Rencanakan untuk bertemu secara teratur dengan asisten Anda untuk membahas proyek terkini dan pembaruan status. Memberitahu dia apa yang terjadi di level lain di perusahaan akan membantunya memahami bagaimana pekerjaannya sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Dan ketika dia dapat menghargai lebih banyak tentang apa yang Anda lakukan, dia akan dapat mengidentifikasi cara-cara tambahan untuk membantu Anda dalam mencapai tujuan Anda.
3. Berikan (dan Terima) Umpan Balik
Jika asisten Anda melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan harapan Anda, jangan hanya frustrasi - tunjukkan di mana Anda tidak puas dan tawarkan saran tentang bagaimana hal itu harus ditangani secara berbeda di masa depan.
Namun, yang sama pentingnya adalah terbuka terhadap umpan baliknya. Perusahaan adalah tempat yang berbeda dari sudut pandangnya, sehingga memungkinkannya untuk secara terbuka berbagi pemikiran dan sarannya dapat memberi Anda wawasan yang berharga. Selain itu, Anda mungkin memiliki kebiasaan buruk yang tidak Anda sadari - memberikan instruksi yang kontradiktif secara lisan dan tertulis, misalnya, atau tidak memberikan pemberitahuan yang cukup ketika Anda menginginkan ruang konferensi besar dipesan - bahwa Anda dapat mengubah agar hidup Anda lebih mudah.
4. Tunjukkan Rasa Terima Kasih Anda
Seorang asisten yang hebat meringankan beban kerja Anda dan membuat Anda terlihat baik, jadi bermurah hati dengan pujian saat jatuh tempo. Rapat staf atau acara kantor adalah tempat yang tepat untuk menunjukkan apresiasi Anda kepada publik, tetapi juga tidak pernah mengabaikan kesempatan untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda dengan "pekerjaan hebat" yang sederhana dan verbal. Anda juga dapat memperlakukannya dengan sesekali ke cappuccino atau sepasang tiket film. Majikan yang baik tahu bahwa karyawan yang bahagia membuat hidup atasan mereka jauh lebih mudah!
5. Tetap Profesional
Kecuali itu dijabarkan selama wawancara kerja, apa pun yang Anda minta asisten administrasi lakukan harus langsung relevan dengan misi perusahaan. Meskipun meminta dia menawarkan kopi kepada klien atau mengambil perlengkapan kantor dalam perjalanan pulang dari makan siang bukanlah permintaan yang tidak lazim, item yang harus dilakukan seperti memesan janji temu gigi berikutnya atau memesan bacaan yang akan datang untuk klub buku Anda adalah tanggung jawab Anda, bukan miliknya. . Dia disewa untuk membantu Anda dalam bidang profesional - jadi tetaplah seperti itu.
Ingat, semakin Anda membantu asisten Anda melakukan pekerjaannya dengan baik, semakin mudah baginya untuk membantu Anda dengan pekerjaan Anda. Menjadi manajer terbaik yang Anda bisa, dan Anda akan mengatur Anda berdua untuk sukses.
