Kemungkinan kotak masuk Anda sangat mirip dengan keranjang barang yang ditinggalkan di belakang lemari Anda. Anda tahu sangat ingin dibersihkan (dan menampung banyak kejutan tersembunyi), tetapi pikiran untuk menangani tugas seperti itu sangat besar. Dan siapa yang punya enam jam waktu luang untuk sesuatu seperti itu?
Tetapi mengatur email Anda tidak harus dilakukan sepanjang hari - pada kenyataannya, Anda dapat melakukannya hanya dalam satu jam jika Anda menyisihkan waktu untuk itu.
Menit 1 hingga 10: Kosongkan Junk
Tetapkan waktu selama 10 menit dan mulailah menghapus secara massal (atau pengarsipan) semua pesan yang Anda tahu tidak Anda butuhkan, seperti pemberitahuan dari akun media sosial, pengingat untuk peristiwa masa lalu, konfirmasi untuk pengiriman yang sudah Anda terima, buletin yang sudah Anda baca (atau tidak akan pernah membaca), dan email yang tidak lagi relevan.
Anda dapat mempermudah ini dengan mencari di kotak masuk Anda untuk pengirim umum atau baris subjek (misalnya: pemberitahuan LinkedIn) dan menghapus banyak hal sekaligus.
Menit 10 hingga 30: Buat Folder dan Label
Sekarang saatnya mengatur pesan yang tersisa yang tidak memerlukan tindakan apa pun tetapi Anda perlu atau ingin menyimpannya.
Ada banyak sistem folder seperti halnya pengguna email, tetapi yang mudah dicoba adalah membuat folder untuk topik atau jenis email apa saja yang memiliki beberapa pesan yang berhubungan dengannya. Jadi, itu bisa berarti folder seperti: Penerimaan, Proyek, Perjalanan, dan sebagainya. Anda selalu dapat menambah dan mengadaptasi folder saat Anda mempelajari apa yang paling cocok untuk Anda.
Untuk mempercepat proses ini, Anda bahkan dapat membuat folder "Ke File Selanjutnya" untuk apa pun yang Anda sama sekali tidak yakin dan folder "Berhenti Berlangganan" untuk apa pun yang tidak Anda inginkan lagi. Kiat: Itu adalah folder bagus untuk disortir saat Anda memiliki lima menit di antara rapat.
Oh! Dan jika Anda ingin lebih terorganisir, coba beberapa label (disebut "kategori" oleh Outlook) untuk menambahkan lebih banyak info ke pesan Anda. Anda dapat memiliki beberapa label pada satu email atau bahkan beberapa lapisan label. Jadi, email itu di folder "Trip" Anda dapat memiliki label utama "New York 2018" dan sub-label "Flights" dan "Monday."
Menit 30 hingga 50: Gunakan Aturan Dua Menit atau Buat Daftar Pekerjaan untuk Surel yang Membutuhkan Tindakan
Email yang Anda tinggalkan sekarang hanya email yang perlu ditindaklanjuti. Jika tindakan dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan sekarang. Jika Anda perlu lebih banyak waktu untuk mengurus pesan, tambahkan ke daftar tugas Anda dengan pemberitahuan untuk mengingatkan Anda untuk benar-benar melakukannya. Kemudian, arsipkan email untuk menjaga kotak masuk Anda tetap jelas (Anda masih dapat mencarinya nanti).
Jika Anda bukan pembuat daftar, Anda dapat menggunakan fitur tunda baru Gmail untuk menampilkan email di kotak masuk Anda ketika Anda siap untuk menanganinya. Atau, jika Anda pengguna Outlook, fitur tindak lanjut memungkinkan Anda melakukan hal yang sama.
Menit 50 hingga 60: Perbarui Pengaturan Anda untuk Perawatan yang Mudah
Selamat atas inbox paling terorganisir di dunia! Oke, bukan kotak masuk paling terorganisir di dunia - tapi kotak masuk terbaik Anda.
Tapi jangan biarkan pestanya berlangsung terlalu lama atau Anda akan merasa itu mengisi lagi. Anda dapat menghindari ini dengan mengatur filter yang akan secara otomatis menyortir pesan masuk Anda sehingga Anda tidak perlu melakukannya.
Filter favorit saya adalah untuk buletin dan menawarkan email yang sebenarnya ingin saya baca tetapi tidak selalu punya waktu untuk itu. Sebaliknya, saya membuat filter di Gmail yang mengirim semuanya ke folder "Baca Selanjutnya". (Outlook memiliki versi filternya sendiri yang disebut "aturan" yang dapat membantu Anda.)
Anda mungkin juga mempertimbangkan mengatur balasan otomatis untuk Gmail atau Outlook Anda ketika Anda tidak akan dapat membalas email secepat biasanya (seperti jika Anda berada di konferensi, jam kerja yang tidak biasa, atau sedang berlibur) .
Dan, untuk benar-benar terbang melalui pesan Anda, Anda dapat mengaktifkan dan mempelajari beberapa pintasan keyboard untuk Gmail atau Outlook.
Setelah pembersihan ini, Anda akan terbebas dari perasaan mengomel bahwa Anda melewatkan pesan atau perasaan tenggelam bahwa Anda harus menghadapi kotak masuk penuh setiap pagi. Bahkan, Anda bahkan mungkin siap untuk pindah ke organisasi email yang lebih maju seperti memanfaatkan Gmail baru, menggunakan ekstensi Chrome, atau mencoba alat AI Kotak Masuk ini.
Atau, di sisi lain, jika Anda masih memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan - mulailah menyisihkan 20 menit setiap minggu untuk menangani langkah-langkah ini satu per satu. Lakukan itu selama beberapa minggu dan Anda akan menemukan diri Anda dengan kotak masuk yang sebenarnya membuat hidup Anda lebih mudah.
