Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui sekarang, saya geek email yang besar. Apakah Anda ingin tahu bagaimana mengatur kotak masuk Anda, membersihkannya selama akhir pekan, atau melakukan pembersihan musim semi penuh, saya teman Anda. Tapi ada satu hal yang belum kita bicarakan: Bagaimana cara menangani email individual saat mereka masuk.
Ini sendoknya. Cara terbaik untuk mengendalikan kotak masuk Anda adalah membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan dengan setiap email saat pertama kali Anda melihatnya, alih-alih hanya meliriknya dan berjanji untuk menanganinya nanti. Ini memiliki dua manfaat: Pertama, memastikan kotak masuk Anda tidak berubah menjadi berantakan, dan ini menghemat waktu Anda dengan tidak harus melihat email yang sama lebih dari sekali.
Kedengarannya sulit, tetapi tidak - hanya perlu perencanaan dan beberapa pertanyaan sederhana. Mari kita mulai.
Pilih Waktu
Pertama, kecuali jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk segera tanggap terhadap email, saya sarankan memeriksa semua email baru Anda pada waktu yang ditentukan setiap hari. Waktu ini bisa berbeda setiap hari, hanya saja harus disengaja: Misalnya, hari ini saya akan menyisihkan dari 9-10 pagi untuk pergi melalui kotak masuk saya, maka saya akan melihatnya lagi dari 4-5. Di sela-sela, saya akan memindai email penting tetapi mengabaikan sisanya.
Saya tahu ini sulit dilakukan (dan ya, saya sudah dikenal mengeklik GIF!), Tetapi jika Anda tetap pada jadwal ini, Anda akan mendapati bahwa menelusuri kotak masuk jauh lebih sulit. Belum lagi, Anda akan memiliki banyak waktu untuk benar-benar mendapatkan pekerjaan nyata.
Tanyakan ini pada diri Anda sendiri
Langkah selanjutnya adalah menelusuri kotak masuk Anda, membaca setiap email satu per satu, dan bertanya pada diri sendiri daftar pertanyaan singkat ini untuk setiap pesan:
1. Apakah Saya Perlu Mendapatkan Email Ini?
Saya tahu saya terdengar seperti rekaman yang rusak, tetapi Anda harus bertanya pada diri sendiri setiap saat. Ini adalah pengingat yang bagus untuk berhenti berlangganan, memfilter, dan menghapus diri Anda dari daftar dan nawala yang tidak Anda butuhkan. Mengurangi email selalu merupakan kemenangan di buku saya.
2. Apakah Saya Perlu Menjawab Ini Sama Sekali?
Anehnya, jawabannya tidak selalu ya. Jika ini adalah email informasi atau email grup yang tidak memerlukan respons Anda, bacalah, catat semua informasi yang bermanfaat, lalu arsipkan atau simpan.
3. Apakah saya Orang yang Tepat untuk Menangani Ini, atau Haruskah Saya Menyerahkannya?
Sejalan dengan itu, ingatlah bahwa Anda tidak perlu memikul beban untuk melakukan semua yang diminta dari Anda. Anda tahu apa yang saya maksud: Angka-angka yang Anda tarik sampai mereka mempekerjakan seorang analis junior, tetapi bos Anda terus meminta Anda sebagai gantinya, penjadwalan perjalanan yang harus benar-benar pergi melalui departemen yang berbeda, angka-angka yang Anda ingin lakukan meskipun itu tidak ada dalam deskripsi pekerjaan Anda. Serahkan tugas periferal tersebut kepada orang yang tepat, dan Anda tidak hanya akan menghapus kotak masuk Anda, Anda juga akan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan inti Anda.
4. Apakah Saya Membutuhkan Informasi Dari Orang Lain Agar Dapat Menjawab?
Jika jawabannya di sini adalah ya, minta orang itu untuk informasinya sekarang sehingga Anda dapat memindahkan email dari piring Anda. Anda mungkin ingin merespons dengan memberi tahu pengirim bahwa Anda sedang mengerjakannya dan membuat catatan untuk mengecek dengan orang yang Anda tunggu beberapa hari lagi. Sementara itu, arsipkan emailnya atau gunakan Boomerang untuk mendapatkannya kembali di kotak masuk Anda pada waktu yang tepat.
5. Bisakah Saya Menjawab Email Saat Ini - dalam Waktu Kurang dari 5 Menit?
Di sinilah kebanyakan orang tersandung. Sejumlah email yang baik tidak memerlukan informasi tambahan dari Anda atau orang lain dan dapat dibalas dengan cukup cepat. Jika itu masalahnya, jawab emailnya segera; itu akan menghemat waktu Anda untuk membaca kembali, memproses, dan memikirkannya untuk kedua kalinya. Bonus: Semakin cepat Anda membalas email, semakin cepat balasan super pendek diterima.
6. Apakah Ini Mendesak?
Sayangnya, urgensi berada di luar kendali Anda, jadi jika email itu mendesak, putuskan apakah Anda ingin menghadapinya sekarang atau urus ketika Anda selesai membersihkan kotak masuk Anda. Saya menganjurkan untuk yang terakhir, karena Anda akan mematahkan langkah Anda sedikit jika Anda beralih dari menghabiskan beberapa menit di setiap email untuk menggali menjadi satu masalah.
Menangani Selebihnya - tentang Ketentuan Anda
Jadi bagaimana dengan yang lainnya? Jika email membutuhkan respons lebih dari lima menit dan tidak mendesak, putuskan kapan waktu terbaik bagi Anda untuk menanganinya.
Saya biasanya menangani email yang memerlukan respons tertulis panjang pada akhirnya menyapu kotak masuk saya. Atau, jika saya mengalami hari yang sibuk, saya bumerang mereka ke hari ketika saya pikir saya akan memiliki lebih banyak waktu. Untuk pesan yang memerlukan lebih banyak pekerjaan (menyusun mock-up, melakukan beberapa angka Excel), saya menempatkan tugas-tugas itu di daftar tugas saya dan merencanakannya untuk blok waktu non-email pada jadwal saya.
Kiat Pro: Agar proses ini berjalan lebih cepat, atur email Anda sehingga setelah Anda berurusan dengan satu email dan menyimpannya atau menghapusnya, Anda langsung dibawa ke yang berikutnya di kotak masuk Anda alih-alih kembali ke daftar email. (Untuk Gmail, Anda dapat melakukan ini melalui opsi Auto-Advance di Google Labs.) Ini akan memastikan Anda melewati semua email Anda alih-alih menghabiskan waktu memutuskan pesan mana yang harus diperhatikan selanjutnya!
