Anda tahu bagaimana kelanjutannya. Anda mulai mengirim surel kepada atasan, kolega, klien, atau direktur SDM Anda dengan ucapan selamat. Anda menyilang Ts Anda dan dot Is Anda, dan Anda menyimpulkan pesan dengan tanda tangan formal seperti "Terbaik" atau "Hormat."
Penerima email merespons dengan formalitas yang sama, menyapa Anda dengan salam standar, dan kemudian menulis beberapa paragraf dengan tata bahasa yang bagus sebelum membungkus catatan dengan tanda tangan yang serupa; mungkin itu "Salam, " atau yang lebih santai, "Ceria."
Karena pesan itu membutuhkan respons dari Anda, Anda terus bermain sesuai dengan apa yang Anda anggap sebagai cara profesional - mengetikkan salam lengkap (lagi), menyusun isi pesan, dan kemudian menyimpulkan dengan "Semua yang terbaik, ". Anda terus melakukan ini bahkan setelah berkali-kali bolak-balik meskipun pada akhirnya tampaknya sama sekali tidak ada gunanya dan bahkan sedikit canggung.
Kecuali jika Anda bekerja di kantor perusahaan yang sangat kaku, di mana bahkan tanda seru disukai, Anda harus terbiasa dengan pembicaraan formal, terutama jika berkomunikasi dengan bos atau kolega Anda sepanjang hari kerja adalah kejadian yang sering terjadi.
Begitu terasa alami untuk membatalkan ucapan "Halo, " basa-basi dan ucapan selamat tinggal "Terima kasih, " yang berlebihan, lakukanlah. Dan untuk membantu Anda benar-benar merasa OK melakukan hal ini (dan tidak seperti monster etiket), saya telah membuat beberapa panduan.
1. Jangan ragu untuk mengikutinya
Meskipun mungkin tergoda untuk memformalkan semua pertukaran jika itu yang Anda terbiasa atau karena itulah cara Anda diajari, sering kali, itu tidak perlu. Perhatikan isyarat tempat kerja Anda, atau Anda hanya akan berakhir mencuat. Jika atasan Anda mengirimi Anda email yang tidak lebih dari sebuah catatan tentang melihat apakah itu menarik, dan Anda membalas dengan pesan formal, saya berjanji kepada Anda, Anda tidak memenangkan poin brownies apa pun - Anda hanya menyumbat kotak suratnya dan abaikan bagaimana tim Anda menangani korespondensi kasual. Atau, jika kolega Anda mulai berkomunikasi dengan Anda dengan cara biasa (tanpa menyapa Anda dengan nama atau menyertakan tanda tangan resmi), terima itu sebagai tanda Anda untuk merespons dengan cara yang sama.
2. Ganti (Tergantung pada Siapa Anda Bicara)
Tidak masalah jika bos terakhir Anda menjelaskan bahwa mengadopsi nada informal tidak dapat ditoleransi; Anda tidak bekerja untuknya lagi. Padahal, kata hati-hati, hanya karena Anda mencapai titik di mana Anda menjatuhkan yang "terbaik" dengan manajer Anda tidak berarti Anda harus menghapus kata dari kosakata Anda sama sekali. Jika Anda secara teratur berbicara dengan seseorang yang belum pernah Anda temui dan hubungan Anda lebih formal daripada tidak, jangan terlalu cepat untuk keluar tanpa menyertakan penutupan yang tepat, terutama jika Anda tidak yakin tentang bagaimana untuk melanjutkan. Kesalahan di sisi hati-hati akan selalu menjadi nasihat yang bagus.
Ketahui ini: Mengalihkannya tidak hanya berlaku untuk orang yang berbeda. Sekalipun korespondensi dengan satu orang dimulai secara formal, Anda diizinkan untuk menyinggung topik ketika Anda mendiskusikan suatu item di utas email yang panjang - alih-alih repot dengan salam atau pengakhiran.
3. Pertimbangkan Pengaturan Waktu
Jika Anda pergi berlibur selama seminggu dan kembali ke kantor dengan daftar pertanyaan untuk atasan Anda, yang belum Anda ajak bicara atau temui sejak Anda pergi, mungkin yang terbaik untuk memulai kembali email pertama itu dengan basa-basi seperti "Selamat Pagi, " "Semoga Anda baik-baik saja, " atau, jika manajer Anda yang berlibur, "Selamat datang kembali" -bahkan jika Anda dan penyelia Anda biasanya melewatkan salam atau obrolan ringan. Mengatasi penyimpangan waktu juga penting untuk pertukaran dengan klien atau vendor luar. Jika Anda berhubungan seminggu sekali atau hanya beberapa kali sebulan, mungkin tepat untuk memulai pesan awal setelah beberapa waktu berlalu dengan intro masuk dan tanda tangan penutup yang sesuai.
Basis sentuh bulanan dengan anggota senior departemen Anda mungkin juga mengharuskan Anda untuk condong ke arah menulis dengan lebih konservatif. Jika pesan awal itu menghasilkan bolak-balik yang signifikan selama beberapa hari, maka mungkin baik-baik saja untuk mengurangi faktor formal, terutama jika pihak lain telah melakukannya.
Pada akhirnya, Anda harus menentukan nada dan struktur pesan keluar Anda. Saya dapat memberi tahu Anda satu hal, saya pribadi tidak pernah merasa bermasalah ketika seseorang yang saya ajak bicara secara teratur memutuskan untuk membatalkan pembukaan dan penutupan standar; pada kenyataannya, saya merasa sedikit lega bahwa kita bisa melanjutkan dengan mengatakan apa yang kita katakan secara online. Mengakses surel seringkali hanya tepat pada suatu titik - dan dugaan saya adalah Anda akan tahu kapan harus menghilangkan formalitas.
