Masuknya smartphone telah luar biasa untuk tempat kerja: dengan kemampuan untuk mengirim email, menjelajahi Internet, dan mengirim email 24/7, kami dapat melakukan pekerjaan kami secara harfiah kapan saja, di mana saja. Tetapi terikat dengan layar sentuh juga dapat merugikan kita - di satu sisi, kita dapat dijangkau tanpa batas, dan di sisi lain, mudah untuk mengabaikan mereka yang hadir dalam kehidupan nyata kita.
Jadi, bagaimana Anda tetap terhubung dan profesional pada saat yang sama? Berikut ini adalah perilaku modern untuk situasi smartphone yang paling umum.
1. Apakah OK untuk tidak menggunakan ponsel cerdas saya selama rapat?
Itu tergantung. Jika Anda menggunakannya untuk mendapatkan informasi yang relevan dengan diskusi, simpanlah - cukup jelaskan apa yang Anda lakukan. Jika ini adalah rapat internal dan Anda mengharapkan panggilan penting dari klien, tetap aktifkan ponsel Anda dan pastikan untuk menjauh dari rapat saat Anda mengangkat panggilan. Tetapi, jika Anda menghadiri rapat dengan klien - atau rapat internal di mana Anda tidak mengharapkan panggilan - simpan telepon Anda dan periksa hanya setelah rapat selesai.
2.
Bahasa tubuh Anda berbicara sekeras suara Anda kepada orang-orang di sekitar Anda. Jika fokus Anda adalah pada hal lain selain orang yang berbicara, Anda memproyeksikan gambar yang tidak profesional dan terganggu. Sekalipun telepon Anda tidak berdering, melihat ke bawah dan diam-diam mengetuk sebuah pesan masih sangat memberi tahu bagaimana pertemuan saat ini masuk dalam daftar prioritas Anda.
3. Dapatkah saya menggunakan ponsel saya untuk membuat catatan tanpa menyinggung?
Ya, tetapi perjelas tujuan tindakan Anda sebelum Anda mulai. Anda dapat mengatakan, "Saya akan membuat beberapa catatan saat kita berbicara untuk memastikan saya menangkap poin utama Anda." Tetap terlibat dalam pertemuan (jangan mengintip teks yang baru saja masuk, betapapun bijaksana Anda berpikir Anda sedang berada) dan pastikan untuk melihat ke atas dan melakukan kontak mata sesekali sehingga semua orang tahu Anda benar-benar ada bersama mereka.
4. Bagaimana cara saya memberi tahu manajer saya untuk meletakkan telepon dan mendengarkan?
Tidak ada cara mudah untuk menegur atasan Anda karena perilaku buruk, tetapi Anda bisa menegaskan maksud Anda dengan cara yang halus jika Anda sedang berbicara satu lawan satu. Sarankan penjadwalan ulang jika manajer Anda dimakamkan di smartphone dengan bertanya, "Anda tampak sangat sibuk, haruskah kami menunda pertemuan kami?" Anda juga dapat mengatasi masalah ini dengan menjaga rapat secepat dan sesingkat mungkin. Tetapi, jika bos Anda mengirim pesan teks saat rapat klien, Anda mungkin perlu (dengan hati-hati) menunjukkan bahwa klien Anda tampaknya tidak senang dengan gangguan tersebut.
5. Bagaimana saya bisa diam-diam menerima panggilan saat makan dengan klien?
Maaf, itu tidak bisa dilakukan. Bahkan jika telepon diatur untuk bergetar. Pikirkan tentang hal ini: apakah panggilan masuk begitu penting sehingga layak menyampaikan pesan bahwa klien Anda bukan prioritas utama Anda? Jika Anda sedang menunggu panggilan darurat (mis., Dari rumah sakit, karena anggota keluarga sakit) atau informasi yang akan bermanfaat untuk pertemuan Anda, tentu saja itu pengecualian untuk aturan tersebut - tetapi Anda harus menyiapkan perusahaan makan malam Anda tentang kemungkinan interupsi ini sebelumnya. Dan alasan lain apa pun tidak bisa dibenarkan.
6. Bagaimana saya menangani panggilan telepon dari tempat yang tidak tepat (mis., Bandara, makan siang, mengemudi)?
Voicemail ada karena suatu alasan. Tidak ada yang salah dengan menelepon seseorang kembali dalam lima atau 10 menit, ketika Anda bebas dari gangguan dan bisa lebih baik mendengar dan didengar. Jika Anda tahu panggilan itu sangat penting, jawab telepon dan mintalah untuk menelepon kembali dalam beberapa menit ketika Anda sampai ke tempat yang lebih ideal untuk berbicara. Apa pun yang Anda lakukan, jangan berteriak untuk urusan bisnis pribadi di tempat umum.
7. Bos saya baru saja meninggalkan saya pesan suara. Berapa lama saya harus kembali padanya?
Bergantung pada konten dan pokok bahasannya, Anda memiliki satu hari kerja - tetapi lakukan lebih cepat, jika panggilan itu mendesak.
8. Bagaimana saya harus menangani teks dan email setelah jam kerja?
Email yang dikirim setelah jam kerja dapat dijawab pada hari kerja berikutnya, kecuali jika tidak didiskusikan dengan (atau diharapkan oleh) bos Anda. Sebuah teks berbeda - sifat komunikasi itu menyiratkan kedekatan - jadi Anda harus merespons sesegera mungkin. Dan jika Anda yang mengirim pesan, Anda harus selalu jelas tentang harapan Anda untuk waktu tanggapan.
9. Kapan SMS yang berhubungan dengan pekerjaan diterima?
Jika klien memulai percakapan teks dengan Anda, tidak apa-apa untuk merespons. Tetapi bahkan di dunia yang mengerti teknologi saat ini, jangan berasumsi bahwa semua orang terlalu terbiasa dengan SMS. Jika Anda melakukan teks pada pekerjaan itu, tetap profesional. Hindari emotikon atau singkatan slangy seperti OMG, LOL, dan BTW.
10.
Jika ragu, ikuti aturan praktis berikut ini: orang-orang yang Anda temui berhadapan muka. Berfokuslah pada mereka pada siapa pun yang Anda kirimi SMS, kirim email, atau panggilan.
