Itu terjadi pada yang terbaik dari kita. Mungkin akuntansi tidak memberi Anda angka tepat waktu. Mungkin pekerjaan desain yang Anda pikir akan memakan waktu empat jam lebih banyak dari 14. Mungkin Taco Tuesday berubah menjadi Keracunan Makanan Selasa, dan tidak mungkin Anda bisa menyeret diri ke kantor untuk menyelesaikan laporan klien hari Rabu.
Bagaimanapun, Anda akan kehilangan tenggat waktu, dan Anda tahu bos Anda, pelanggan Anda, atau siapa pun yang Anda berutang pekerjaan Anda tidak akan bersemangat.
Sebagai seorang penulis dan editor, saya sayangnya berada di kedua sisi dilema tenggat waktu yang terlewat. Dan berikut adalah beberapa hal yang saya coba dan lihat yang akan membantu Anda mendapatkan ekstensi yang Anda butuhkan sambil menjaga hubungan Anda tetap utuh.
Berikan Pemberitahuan Muka Sebanyak Mungkin
Tidak ada yang lebih menyebalkan (belum lagi tidak profesional) selain, “Ups, saya melewatkan tenggat waktu hari ini. Bisakah saya mengubahnya minggu depan? "
Jelas, ada pengecualian (lihat: keracunan makanan), tetapi untuk sebagian besar, Anda harus mencoba untuk memberikan pemberitahuan sebanyak mungkin jika Anda pikir Anda akan mengirimkan sesuatu terlambat. Jauh lebih mudah bagi pihak lain untuk merencanakan di sekitar Anda jika Anda mengatakan sesuatu seperti, “Saya hanya menggali proyek, dan sepertinya pengumpulan data akan memakan waktu beberapa hari lebih lama daripada yang saya perkirakan sebelumnya. Dapatkah saya memperpanjang tenggat waktu dari Jumat depan ke yang berikut? ”Faktanya, kebanyakan orang akan dengan senang hati memperpanjang tenggat waktu ketika diberi alasan yang bagus. Baik di muka.
Jelaskan Dirimu - Secara Singkat
Pada catatan itu, selalu profesional untuk menjelaskan mengapa Anda akan mengubah sesuatu pada akhir. Tentu saja, tidak semua tenggat waktu dibuat sama - sebuah klien yang dikirimkan dalam kontrak sedikit berbeda dari laporan kemajuan yang Anda sebutkan bahwa Anda akan menemui rekan kerja Anda “suatu minggu depan” - dan tingkat penjelasan yang berbeda akan diminta untuk masing-masing. Tetapi aturan praktis yang baik adalah menjelaskan secara ringkas mengapa segala sesuatu tidak berjalan sesuai rencana, tanpa menyalahkan siapa pun atau terus-menerus tentang anjing Anda yang sakit, komputer yang rusak, atau daftar tugas yang harus dilakukan.
Garis besar fakta sederhana ("sayangnya, saya mengalami beberapa hambatan dengan perangkat lunak pelaporan") biasanya cukup. Yang mengatakan, Anda dapat melakukan kebaikan hati sendiri jika Anda …
Berikan Opsi atau Bonus
Salah satu penulis favorit sepanjang masa saya juga memiliki salah satu strategi tenggat waktu favorit saya, saya akan kehilangan tenggat waktu: Dia memberi saya opsi apakah akan membuatnya merobohkannya, Anda tahu-tahu apa yang harus dilakukan. hidupkan tepat waktu atau untuk memberinya perpanjangan. Pikirkan: “Saya berada di tengah-tengah proyek yang memakan waktu agak lama dari yang diharapkan. Apakah ini akan mengacaukan waktu Anda jika saya mengirimkan draft besok? Jika demikian, saya akan mengeluarkannya malam ini. Jika tidak, saya akan sangat menghargai perpanjangan dan harus Anda lakukan besok! "Sebagian besar waktu, saya senang untuk mematuhinya.
Demikian pula, Anda selalu dapat menawarkan untuk memberikan bagian pekerjaan yang selesai. Pikirkan: "Saya pasti dapat memiliki halaman 1-6 laporan untuk Anda malam ini - atau saya dapat mengirimkan semua 10 halaman besok pada siang hari."
Jika Anda benar-benar menempatkan seseorang di tempat yang sulit dengan melewatkan tenggat waktu, pikirkan apa yang dapat Anda tawarkan yang akan menebus ketidaknyamanan ini. Saya memiliki penulis yang menawarkan untuk mengirim saya dua artikel daripada satu untuk menebus batas waktu yang terlewat - atau jika Anda bekerja dengan klien, Anda dapat menawarkan untuk memberikan tambahan pada produk atau layanan Anda atau sedikit pengurangan dalam biaya. Anda mungkin mengeluarkan seseorang sekali saja - tetapi jika Anda membantunya dengan cara lain, itu pasti meninggalkan kesan positif.
Tunjukkan Profesionalisme dan Penghargaan
Jika Anda pernah berada di pihak penerima akhir kerja, Anda tahu betapa menyakitkannya itu, jadi pastikan Anda menunjukkan penghargaan ketika Anda meminta perpanjangan. Tidak perlu menjadi puitis, tetapi sederhana, “Saya sangat menghargai Anda membuat pengecualian ini. Itu tidak akan terjadi lagi, ”lanjutnya.
Juga, pilih tenggat waktu baru dan patuhi. Orang-orang lebih cenderung untuk terus melihat Anda sebagai profesional dan andal Anda jika mereka tahu persis kapan mereka dapat mengharapkan pekerjaan yang terlambat. Alih-alih tidak jelas, "Bisakah saya memiliki ekstensi?" Coba, "Bisakah saya mengirimkan laporan kepada Anda pada hari Selasa sebagai gantinya? Itu akan ada di kotak masuk Anda pukul 17:00 - semoga lebih cepat. ”Dan kemudian, Anda tahu, pastikan itu terjadi.
Pastikan itu Langka
Mungkin saran terbaik dari semua adalah untuk memastikan Anda tidak memiliki kebiasaan tenggat waktu yang hilang. Ketika penulis saya yang selalu bisa diandalkan meminta perpanjangan satu kali, saya lebih dari senang untuk mengatur ulang hal-hal. Ketika orang-orang menyerahkan barang-barang di akhir reg, semakin sulit untuk memberi mereka izin.
Tip favorit saya untuk memastikan Anda selalu tepat waktu adalah menetapkan tenggat waktu palsu untuk diri sendiri satu atau dua hari sebelum tenggat waktu Anda yang sebenarnya - bahkan memasukkannya ke kalender Anda, yang membuat otak Anda berpikir bahwa itu disebabkan beberapa hari sebelumnya. Menempel tanggal tersebut, dan Anda akan selalu aman.
Bahkan jika Anda, Anda tahu, menderita keracunan makanan.
Kiat apa yang Anda miliki untuk meminta perpanjangan tenggat waktu?
