15 Aturan mengobrol online dengan rekan kerja Anda - muse

Ah, kendur! Alat yang semakin populer (bersama dengan HipChat dan Google Chat) mengklaim dapat meningkatkan kolaborasi dan mengurangi email di dalam kantor. Meskipun ini bisa benar, itu juga bisa menjadi cara komunikasi yang sangat mengganggu, tidak pantas, dan saya mendengar dan membaca lebih banyak dan lebih banyak keluhan tentang bagaimana tim tidak seefektif seharusnya.

Saya percaya bahwa sebagian besar masalah ini disebabkan oleh fakta bahwa seperangkat norma sosial baru belum ditentukan dan diinternalisasi untuk mendapatkan hasil maksimal dari alat komunikasi baru yang mengagumkan ini. Jadi, dalam semangat aturan email, telepon, dan rapat saya, berikut adalah 15 aturan komunikasi digital untuk dijalani:

Mengobrol pertanyaan itu mudah - sebenarnya, terlalu mudah. Jadi sebelum melakukannya, pastikan Anda tidak hanya malas dan menghindari mencari jawabannya sendiri. Lain kali jika Anda ingin mengajukan "pertanyaan super cepat, " tanyakan pada diri sendiri dua pertanyaan ini: Dapatkah saya Google ini? Dapatkah saya menemukan ini di drive internal kami atau dokumen?
Jika seseorang offline atau menggunakan status "Jangan ganggu", anggaplah itu seperti pintu kantor tertutup. Pesan saja kolega Anda jika itu adalah jenis masalah yang akan Anda gunakan untuk masuk ke kantor mereka, karena itulah yang Anda lakukan secara efektif. Dengan itu, ketika Anda tidak ingin diganggu, buat sejelas mungkin dengan menandatangani atau mengaktifkan DND.
Tidak perlu tanggapan hari ini? Maka Anda harus selalu mengirim email alih-alih obrolan. Obrolan berarti "Saya butuh ini sekarang." Perlu tanggapan hari ini, tetapi juga perlu untuk membahas banyak hal? Jika jawabannya akan membutuhkan waktu lebih dari lima menit untuk mencari tahu, Anda harus selalu memilih email. Ini memberi kolega Anda hak untuk memutuskan kapan harus menghentikan pekerjaannya untuk menangani masalah Anda.
Ketahuilah bahwa ketika Anda mengatakan "Punya waktu sebentar?" (Atau variasi darinya), Anda benar-benar mengatakan "Saya akan mengambil waktu Anda sekarang." Karena jawaban yang hampir selalu Anda dapatkan biasanya adalah "Ya, ada apa? ”dan kenyataannya adalah bahwa orang itu kemungkinan berada di tengah-tengah sesuatu yang lain. Alih-alih, cobalah, “Ketika Anda punya waktu sebentar, saya ingin sekali memantul sesuatu dari Anda. Jangan terburu-buru! "
Mirip dengan email dan teks, nada dapat sulit diukur melalui obrolan. Jadi, selalu beri orang keuntungan dari keraguan dan anggap niat baik. Mengira mereka bersikap sopan atau sarkastik? Baca kembali pesan itu untuk diri Anda sendiri dengan nada yang menyenangkan dan senyum sebagai nyali. Di sisi lain, jika Anda khawatir pesan Anda mungkin disalahartikan, masukkan GIF atau emoji untuk memperjelas niat Anda.
Sama seperti membalas semua ke seluruh perusahaan adalah yang terburuk , mengirimkan obrolan yang hanya relevan bagi segelintir orang ke 50 rekan kerja itu menjengkelkan. Jadi, ketika Anda sedang berdebat dengan siapa untuk di-loop, loop kecil pada awalnya.
Jika ini adalah pengumuman yang Anda inginkan dapat dirujuk tim Anda kembali, gunakan email. Pengecualian di sini adalah jika perusahaan Anda menggunakan obrolan yang disematkan secara teratur dan semua orang tahu cara menggunakan fitur itu dan di mana mencari info utama.
Gunakan alat dan plugin untuk membuat obrolan lebih pintar. Bertanya “Apakah semua orang bebas untuk makan siang tim pada hari Kamis?” Membuka pintu masuk balasan dan bolak-balik. Plugin polling sederhana seperti Polling Sederhana menangani ini dengan baik dan mengurangi semua kebisingan itu menjadi satu pesan:

Selalu memiliki percakapan yang bernuansa atau sulit secara langsung. Atau, jika itu tidak memungkinkan, lakukan melalui obrolan telepon atau video - itu termasuk memberikan umpan balik yang membangun, bernegosiasi, dan meninjau proyek.
Pelajari cara membaca yang tersirat dalam percakapan. Karena mengobrol dengan santai memang memudahkan untuk keluar dari topik, itu sering terjadi. (Dan tidak apa-apa! Istirahat adalah baik!) Tetapi jika Anda melihat Anda mendominasi percakapan atau memasok 75% dari reaksi GIF, itu mungkin berarti itu bukan waktu terbaik untuk orang lain.
Jangan pernah menganggap seseorang melihat pesan penting Anda dalam obrolan grup. Jika sesuatu yang Anda 100% ingin dilihat oleh seseorang (atau semua orang), kirim email sebagai gantinya.
Jika Anda mengobrol dengan sebuah grup dan kemudian berubah menjadi obrolan satu lawan satu yang membuat seluruh saluran tidak perlu mengetahui rahasia (atau tidak harus seperti itu), pindahkan diskusi. Sekalipun tidak dirahasiakan, seringkali perundingan-perundingan itu jauh dari kelompok.
Kecuali jika kantor sedang terbakar, cobalah luangkan waktu sebentar untuk mengatakan "Hai, apa kabar?" Kepada seseorang sebelum memulai percakapan. Itu akan membuat apa pun yang Anda katakan berjalan jauh lebih lancar.
Jika percakapan tidak secara langsung membutuhkan input Anda, jangan merasa tertekan untuk berbunyi jika Anda sibuk. Dan, dengan catatan yang sama, jika Anda sibuk, jangan mengalihkan perhatian Anda dengan mengikuti setiap percakapan.
Akhirnya, yang terakhir ini sebenarnya bukan aturan, hanya pengingat. Bahkan jika bos Anda tidak berpartisipasi dalam obrolan grup yang konyol dan acak, ia masih bisa menonton. Dan jika Anda kesulitan menyelesaikan tugas tepat waktu, dia tidak akan senang melihat seberapa aktif Anda. Jadi, bersenang-senanglah, menghargai pekerjaan Anda untuk perusahaan yang mengakui GIF yang baik, tetapi juga menyelesaikan pekerjaan Anda.