Cara Menggunakan SharePoint

Kami telah memeriksa apa yang SharePoint, sekarang mari kita lihat beberapa penggunaan umum. SharePoint adalah platform untuk berkolaborasi dengan anggota tim lainnya. Ini sering kali merupakan tim korporat, tetapi mereka tidak harus demikian. Beberapa aplikasi yang tidak terkait dengan bisnis untuk SharePoint meliputi:

• Tim olahraga dapat menggunakan kalender untuk memposting jadwal pertandingan, dan Perpustakaan Dokumen untuk mengadakan video game.
• Klub-klub buku dapat memposting tautan ke buku minggu depan sementara kelompok menulis dapat menampung kiriman kritik dan komentar.
• Kelompok relawan yang merencanakan proyek restorasi dapat membuat rencana dengan tugas dan garis waktu.
• Lingkungan yang menjalankan penjualan halaman dapat memposting pengumuman pada peserta baru, atau daftar item dan harga dalam file Excel bersama di Perpustakaan Dokumen.

Tentu saja, semua hal di atas dapat dilakukan dengan aplikasi dan layanan lain, tetapi SharePoint menyatukan semuanya dalam satu tempat, dengan antarmuka web yang dapat digunakan di seluruh Windows, macOS, dan Linux; Aplikasi Android dan iOS juga tersedia. Selain itu, aplikasi Microsoft Office dapat mengambil file langsung dari SharePoint, membuat unduhan dan mengunggah snap.

Di bagian berikut, kita akan membuat ruang SharePoint baru, kemudian berjalan melalui langkah-langkah untuk beberapa fungsi umum: berbagi file, membuat halaman web sederhana, dan menambahkan widget fungsional ke halaman tersebut.

Cara Membuat Situs SharePoint

Anda akan membutuhkan beberapa hal sebelum Anda benar-benar dapat membuat Situs Anda:

• Pertama, Anda memerlukan akses ke akun Office 365, tetapi tidak hanya akun apa pun. Ini harus menjadi akun bisnis, karena SharePoint tidak termasuk dalam akun konsumen.
• Anda juga harus menjadi admin untuk membuat Situs sendiri. Jika tidak, Anda selalu dapat meminta admin ramah lingkungan Anda untuk membuatnya untuk Anda.

Membuat Situs SharePoint adalah masalah sederhana dalam melakukan hal berikut:

1. Masuk ke Office 365 sebagai administrator, lalu pilih SharePoint dari menu aplikasi di kiri atas.

   

2. Di menu halaman, pilih + Buat Situs tombol.

3. Memilih Situs Tim dalam dialog berikut. (Situs Komunikasi kebanyakan hanya untuk pengumuman publikasi dan konten lainnya.)

4. Pilih desain awal untuk situs Anda. Ini akan mengisinya dengan beberapa konten pemula - jangan khawatir, Anda selalu dapat menyesuaikannya nanti.

5. Berikan detail situs Anda, termasuk nama dan uraiannya.

6. Memilih Selesai untuk menyelesaikan pengaturan Anda. SharePoint akan bekerja di latar belakang untuk membuat Situs, tetapi Anda akan melihat kemajuannya di seluruh.

   

Sekarang setelah Anda memiliki pengaturan ruang, Anda akan memiliki beberapa fungsi yang tersedia di luar kotak (ditunjukkan di atas), termasuk:

• Percakapan: Papan pesan pribadi untuk grup Anda.
• Dokumen: Anda dapat membagikan file di sini. Ini akan mendapat manfaat dari fitur versi dan check-in / check-out yang kami jelaskan saat memperkenalkan SharePoint.
• OneNote Buku catatan: Rekan tim Anda dapat berkolaborasi dengan Buku Catatan OneNote ini dengan membuat dan menambahkan ke halaman.
• Halaman Situs: Memungkinkan Anda membuat halaman web khusus untuk tim Anda.

Berbagi file menggunakan Pustaka Dokumen masih merupakan penggunaan yang sangat umum untuk Situs SharePoint. Mari kita lihat cara melakukannya.

Cara Menggunakan SharePoint Document Libraries

Pustaka Dokumen berisi folder dan file dan beroperasi seperti yang Anda harapkan. Untuk menggunakan Pustaka Dokumen:

1. Pilih Dokumen tautan di navigasi sebelah kiri.

2. Pilih + Baru tombol untuk menambah item baru, seperti folder atau file Microsoft Office. Bergantian, Anda dapat menyeret dan menjatuhkan file lain ke dalam folder Perpustakaan saat ini; mereka tidak perlu file Office.

   

3. Pilih file Office untuk membukanya di aplikasi web yang sesuai. Memilih File non-Office akan melakukan salah satu dari tiga hal:

   • Buka untuk pratinjau jika ini adalah format ramah-web seperti gambar atau PDF;
   • Buka di aplikasi yang relevan jika Anda menggunakan Windows (yang tahu cara berbicara dengan SharePoint);
   • Unduh ke mesin Anda, di mana Anda dapat membukanya dengan program yang relevan.

4. Meskipun aplikasi web modern memungkinkan Anda mengedit file dengan rekan secara bersamaan, Anda masih memiliki kemampuan untuk "memeriksa" file. Pilih file dengan memilih di kolom tanda centang paling kiri, lalu pilih menu luapan di sebelah kanan. Itu Periksa opsi mencegah siapa pun menyimpan versi baru file saat Anda sedang mengerjakannya; pengguna lain masih dapat mengunduh salinan dan mengerjakannya, tetapi mereka tidak dapat membuat versi baru sampai Anda menyimpannya dan "memeriksanya lagi".

   

Cara Membuat Halaman Situs SharePoint

Halaman Situs SharePoint memungkinkan Anda untuk membuat halaman web dengan teks dan informasi grafis. Perbedaan utamanya adalah hanya anggota Situs Anda yang dapat melihatnya ketika mereka masuk, menjadikannya sebagai intranet kecil pribadi. Untuk membuat halaman baru di Situs SharePoint Anda:

1. Memilih Halaman dari navigasi sebelah kiri.

2. Dari bilah menu atas, pilih + Baru, lalu pilih dari antara jenis halaman:

   • Halaman Wiki sudah cukup jelas.
   • Halaman Situs adalah halaman kosong yang dapat Anda bangun hanya dari sebuah judul.
   • Halaman Komponen Web menyediakan beberapa tata letak yang ditentukan sebelumnya yang dirancang untuk memungkinkan Anda menjatuhkan segala macam gadget, gaya dasbor.

   

3. Setelah dibuat, halaman akan terbuka untuk Anda mulai mengedit. Anda bisa mulai dengan memberinya nama. Konten tambahan datang dalam bentuk Komponen Web, yang akan kita bahas di bawah ini.

   

4. Memilih Menerbitkan untuk membuat perubahan Anda tersedia untuk rekan kerja.

5. Halaman Anda tersedia dari dalam Halaman daftar di navigasi sebelah kiri.

6. Anda dapat melihat halaman dengan melihatnya, lalu pilih Edit tombol di menu.

   

Cara Menambahkan Komponen Web ke Halaman SharePoint

Salah satu fitur hebat dari SharePoint adalah Komponen Web yang dapat Anda embed ke halaman Anda. Bahkan ketika Anda ingin menambahkan teks dan grafik biasa, Anda sebenarnya perlu menambahkan Komponen Web terlebih dahulu untuk menahannya; widget ini dapat mencakup hal-hal seperti umpan Berita, direktori anggota tim, atau daftar aktivitas terbaru di Situs. Jika Anda membuat halaman dalam langkah-langkah di atas, tambahkan Komponen Web ke dalamnya dengan melakukan hal berikut:

1. Pilih halaman, lalu masukkan ke dalamnya Edit mode seperti yang dijelaskan di atas.

2. Anda dapat menambahkan Komponen Web ke suatu halaman di lokasi di mana Plus (+) tanda muncul. Pilih tombol ini ketika muncul, dan menu pop-up akan menampilkan daftar Komponen Web yang tersedia. Anda dapat menelusuri seluruh daftar, atau mencari berdasarkan kata kunci.

   

3. Setelah Anda memilih Komponen Web, itu akan dimasukkan ke dalam halaman untuk Anda.

4. Pada titik ini, Anda harus mengonfigurasi Komponen Web. Untuk sesuatu seperti Galeri Gambar yang digambarkan di bawah ini, pilih Tambahkan Gambar tombol untuk memilih gambar yang ingin Anda tampilkan.

   

5. Memilih Menerbitkan untuk membuat perubahan Anda tersedia untuk rekan kerja.

Sementara halaman rumah dibuat secara otomatis untuk Anda, itu masih Halaman sama seperti yang lain, dan Anda dapat mengisinya dengan Komponen Web untuk isi hati Anda.

Menginstal dan Menggunakan Aplikasi Tasks

Hal-hal mulai menjadi sangat menarik ketika Anda menambahkan Aplikasi ke Situs Anda. Ini melampaui fungsi Komponen Web dan mencakup hal-hal seperti blog atau daftar kustom, yang seperti database kecil. Kami akan melihat aplikasi Tasks, yang memungkinkan Anda untuk mengatur tugas bagi anggota tim Anda, menetapkan mereka, dan melacak penyelesaiannya. Untuk menambahkan Tugas ke Situs SharePoint Anda:

1. Di Halaman Utama Situs, pilih + Baru tombol, lalu pilih Aplikasi.

2. Ini akan menampilkan halaman dengan pilihan aplikasi yang tersedia. Pilih yang Anda inginkan.

   

3. Sekarang akan muncul di Isi Situs layar, yang dapat Anda lihat dengan memilihnya di navigasi sebelah kiri. Anda mungkin perlu melakukan konfigurasi seperti beberapa Komponen Web, tetapi dengan Tugas, semuanya siap bagi Anda untuk mulai mendelegasikan.

   

SharePoint memiliki lebih banyak fitur daripada yang tercantum di sini. Tetapi hanya dengan menggunakan ini Anda dapat membuat situs yang sangat fungsional dan kolaboratif untuk teman dan kolega.