E-mail. Ini adalah kenyamanan utama dan gangguan tanpa henti. Tetapi, terlepas dari apa yang Anda rasakan tentang itu pada saat ini, satu hal yang pasti - ini adalah kebutuhan yang tidak dapat dihindari. Kemungkinannya adalah Anda tidak dapat melewati hari kerja tanpa menulis satu (baik-baik saja, kemungkinan lebih dari satu) email.
Dan, jika Anda ingin menjadi profesional dan menyampaikan maksud Anda dengan cara yang jelas, efisien, dan itu tidak membuat rekan kerja Anda ingin meletakkan kepala di atas meja mereka karena frustrasi murni? Nah, ada beberapa aturan etiket yang berbeda yang Anda ingin pastikan untuk selalu diingat.
"Ya ya ya. Saya sudah mendengar semua ini jutaan kali sebelumnya, ”Anda mungkin berpikir. Tetapi, terlepas dari berapa kali poin-poin ini dipalu di rumah, saya berani bertaruh Anda masih melakukan kesalahan email umum setidaknya sekali dalam seminggu terakhir - bahkan mungkin sehari.
Tidak perlu dikatakan lagi, saya pikir kita semua bisa menggunakan penyegaran setiap saat. Jadi, berikut adalah daftar praktis untuk membantu Anda memoles semua aturan etiket email yang Anda tahu Anda ketahui - namun gagal untuk benar-benar diterapkan.
Dasar
Ketika Anda membangun rumah, Anda mulai dengan ruang bawah tanah. Jadi, sebelum kita masuk ke bagian spesifik email Anda, mari kita lihat dasar-dasarnya.
Bahkan jika Anda mengabaikan atau melupakan setiap bagian lain dari artikel ini, paling tidak pastikan Anda telah mencentang kotak-kotak ini.
- Jika Anda mengirim dari alamat pribadi - untuk lamaran pekerjaan atau wawancara informasi, misalnya - pastikan alamat Anda masih terdengar profesional. Anda ingin membuat kesan yang benar, dan "[email protected]" tidak akan memotongnya.
-
Jika Anda menerima pesan kemarahan atau merasa marah pada diri sendiri, menjauhlah dari komputer selama beberapa menit. Menembak sesuatu di panas saat itu hanya akan menghasilkan masalah.
-
Termasuk sambutan dan penutup yang ramah. Itu membuat seluruh pesan Anda terasa jauh lebih lengkap, dipoles, dan profesional.
-
Proofread. Cukup kata.
Pengaturan waktu
Pengaturan waktu yang efektif adalah salah satu hal yang terlalu mudah untuk dilupakan ketika Anda melakukan yang terbaik untuk memberi daya melalui kotak masuk Anda.
Tetapi, jika Anda pernah menerima respons satu kata langsung terhadap pesan yang panjang, panjang, atau Anda telah menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan balasan yang Anda tunggu-tunggu dengan cemas, saya pikir Anda akan setuju bahwa waktunya layak sedikit. lebih banyak pertimbangan.
- Sebagai aturan umum, balas email sesegera mungkin. Anda tidak ingin membiarkan orang tergantung.
-
Jika pesan itu layak mendapat lebih banyak waktu dan pikiran, jangan langsung bereaksi setengah mati, hanya untuk mengeluarkannya dari piring Anda. Alih-alih, balas dan konfirmasi bahwa Anda menerimanya - dan beri tahu pengirim bahwa Anda akan mengambil sedikit waktu untuk memikirkan semuanya.
-
Tip yang bagus untuk membantu Anda menjaga respons Anda tetap terkendali? Co-founder Muse Alex Cavoulacos merekomendasikan bahwa semakin cepat Anda merespons, semakin pendek jawaban Anda.
Penerima
Rantai email yang sepertinya tidak ada habisnya. Rekan kerja yang terus menghubungi Anda dengan pesan yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan Anda. Rekan satu tim yang tampaknya tidak tahu untuk apa bidang BCC berguna itu.
Itu semua hal yang mungkin Anda keluhkan - setidaknya ketika orang lain melakukannya. Tapi, mari kita sorot perhatian Anda sebentar. Apakah Anda telah melanggar salah satu aturan etiket ini sehubungan dengan daftar penerima Anda?
- Lanjutkan dengan hati-hati saat menggunakan "Balas Semua, " dan hanya gunakan ketika semua orang di utas itu perlu diperbarui. Anda sudah diperingatkan.
-
Jangan takut untuk menggunakan BCC, terutama dalam kasus-kasus ketika Anda tidak ingin semua alamat atau penerima terlihat oleh semua orang.
-
Berikut adalah aturan praktis yang perlu diingat: Mendaftarkan seseorang di bidang "Kepada" berarti Anda mengharapkan respons. Sebaliknya, jika Anda CC orang itu, Anda hanya membuatnya dalam lingkaran pada pesan Anda kepada orang lain.
-
Dengan semua yang dikatakan, semakin sedikit orang yang dapat Anda sertakan pada email, semakin baik. Terlalu banyak juru masak di dapur kemungkinan hanya akan menyebabkan kebingungan dan kabel yang menyilang.
Garis subjek
Apa bagian pertama dari pesan Anda yang akan dilihat orang? Itu mudah: subjek Anda.
Seperti yang sudah Anda ketahui, baris subjek yang bagus bisa membuat keajaiban email Anda secara keseluruhan. Subjek yang buruk? Baiklah, katakan saja itu bisa menginspirasi banyak kejengkelan di antara penerima Anda.
- Buat baris subjek Anda spesifik, daripada mengandalkan frasa yang tidak jelas seperti "Memeriksa." Ini memungkinkan penerima Anda untuk segera mengetahui apa pesan Anda. Plus, itu akan membuatnya lebih mudah untuk menemukannya ketika Anda membutuhkannya nanti.
-
Tetap singkat. Meskipun Anda menginginkannya spesifik, itu tidak berarti perlu paragraf tersendiri. Cobalah untuk tetap dengan kurang dari 10 kata - apa pun yang lebih lama dari itu mungkin bisa menjadi kalimatnya sendiri.
-
Tidak peduli seberapa besar terburu-buru Anda, jangan lewatkan bidang subjek sepenuhnya. Tidak ada yang suka melihat "No Subject" yang tidak menyenangkan itu di kotak masuknya.
Badan Email
Ini dia - daging dan kentang dari pesan Anda. Bidang lainnya penting, tetapi ini adalah tempat Anda akan benar-benar menjelaskan mengapa Anda menghubungi orang tersebut.
Ya, komunikasi di tempat kerja menjadi semakin santai. Tapi, itu tidak berarti Anda ingin email Anda berubah menjadi total berantakan yang tidak terorganisir. Pastikan Anda mengikuti aturan etiket ini, dan pesan Anda pasti akan dipoles dan profesional.
- Ini adalah tempat lain di mana Anda ingin menjadi sejelas dan sesingkat mungkin - Anda mungkin bisa menganggap itu sebagai aturan emas dari email. Lagi pula, jika sesuatu membutuhkan halaman teks untuk dijelaskan, Anda mungkin lebih baik melakukannya secara langsung atau melalui telepon.
-
Tetap dengan semua aturan penulisan tradisional yang Anda pelajari di sekolah. Itu berarti struktur kalimat, kapitalisasi, tanda baca, dan tahan godaan yang tepat untuk membuang sampah sembarangan dengan emoji.
-
Pastikan bahwa pesan Anda berisi item tanya atau tindakan yang jelas. Apakah Anda meminta pendapat rekan kerja tentang sesuatu atau mencari detail pada bagian proyek, Anda harus memiliki alasan yang kuat untuk mengirim email - dan Anda juga perlu membuat alasan itu secara eksplisit.
-
Jika tidak ada tindakan yang diperlukan dari penerima dan Anda hanya mengirim email untuk memberikan pembaruan, jelaskan juga. Orang-orang perlu meninggalkan catatan Anda dengan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
-
Gunakan poin-poin atau daftar bernomor jika perlu. Kami semua sibuk, dan beberapa pemformatan memudahkan Anda membaca sekilas pesan Anda dan mendapatkan sorotan.
-
Berani informasi penting sehingga menonjol, tetapi hindari menggunakan semua topi, yang membuatnya terlihat seperti Anda berteriak.
-
Gunakan font yang dapat dibaca, dan hindari terlalu banyak warna font yang berbeda. Anda ingin agar pesan Anda sesederhana mungkin dibaca.
Lampiran
Perlu melampirkan sesuatu ke email Anda? Ini sering menjadi renungan, dan Anda akhirnya hanya menempel pada apa yang dibutuhkan tepat sebelum memukul "kirim."
Tapi, lampiran bukanlah Wild West dari dunia email. Tidak, masih ada beberapa aturan etiket yang ingin Anda pastikan Anda ikuti.
- Sebelum memasang apa pun, pastikan itu benar-benar dibutuhkan. Tidak ada gunanya melampirkan dokumen Word satu halaman yang berisi dua kalimat.
-
Jika ragu, lampirkan file Anda sebagai PDF sehingga Anda tidak mengalami masalah kompatibilitas apa pun.
-
Jika Anda perlu mengirim lampiran besar, pastikan Anda "zip" atau kompres dulu.
-
Biasakan melampirkan file Anda sebelum menyusun tubuh email Anda. Dengan begitu, Anda dapat menghindari pesan tindak lanjut yang ditakuti, "Maaf, saya lupa lampiran!".
Jika Anda memutar mata dan mengklaim bahwa Anda pernah mendengar semua ini sebelumnya, saya tidak menyalahkan Anda. Tapi, kemungkinan besar, Anda masih gagal mematuhi aturan etiket yang sering diulang setiap waktu.
Jadi, pertimbangkan ini pengingat ramah Anda untuk mengambil autopilot dan lebih memperhatikan pesan Anda. Rekan kerja Anda akan berterima kasih.
Apakah Anda memiliki aturan lain atau kencing hewan peliharaan untuk ditambahkan ke daftar? Beri tahu saya di Twitter!
