Email telah menggantikan surat siput untuk banyak komunikasi bisnis dan pribadi. Untuk mengirim email terbaik, Anda perlu memperhatikan beberapa aturan. Polisi etiket email tidak akan datang setelah Anda jika Anda tidak mengikuti mereka, tetapi mereka adalah pedoman yang membantu Anda menghindari kesalahan seperti menyinggung seseorang ketika Anda tidak bermaksud dan kesalahpahaman seperti tersinggung ketika Anda tidak dimaksudkan untuk .
Aturan inti etiket email ini membantu kita semua berkomunikasi lebih baik melalui email, dan membayar untuk mengetahuinya.
01 dari 25Ambillah Pandangan Kedua Sebelum Anda Mengirim Pesan
Ketik satu kali, lihat dua kali, dan hindari email memalukan yang salah teks masuk ke penerima atau penerima yang salah. Begitu:
- Jeda sesaat setelah Anda menyelesaikan email.
- Lihatlah nama penerima (s).
- Baca pesan emailnya.
Hanya kemudian Anda harus memilihKirim. Mencegah lebih baik daripada mengobati.
Di Gmail dan beberapa layanan email lainnya, Anda dapat mengaktifkan fitur tidak terkirim yang memberi Anda beberapa detik untuk membatalkan potensi kerusakan bahkan setelah mengirim email yang salah. Jika ini tidak tersedia, coba kosongkan bidang Ke atau memasukkan alamat email Anda sendiri, jadi Anda diingatkan untuk melihat akhir sebelum mengirim.
02 dari 25Jangan Default untuk Balas Semua
Jika "Balas" bagus, maka "Balas ke Semua" harus lebih baik. Apakah itu benar?
Perhatikan inbox penerima dan jangan kirim balasan Anda kepada orang yang tidak membutuhkannya.
03 dari 25Jauhkan Email Singkat
Jangan mengintimidasi penerima dengan terlalu banyak teks. Tulis pesan singkat dan mudah dipahami.
04 dari 25Gunakan Fitur Kutipan Dengan Bijak
Apakah Anda pikir mengutip teks asli dalam balasan email Anda adalah banyak pekerjaan? Bukan itu. Terkadang, itu penting untuk kontinuitas. Penerima Anda mungkin tidak tahu apa yang Anda balas, tetapi jika Anda mengutip bagian dari pesan pengirim dalam balasan Anda, niat Anda jelas.
Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat menyalin bagian dari email pengirim dan kemudian pilih "Tempel sebagai kutipan" (atau bertutur serupa) di balasan Anda. Jika pesan pengirim panjang, Anda biasanya tidak perlu mengutip semuanya.
05 dari 25Tulis Baris Subjek Email yang Efektif
Apakah Anda membuat kesalahan konyol dalam subjek email Anda? Kunci untuk membaca pesan Anda, ternyata, tidak harus pintar. Alih-alih, fokuslah pada memberi garis bawah pesan atau meringkas pesan itu. Jangan bertele-tele dan tinggalkan kata-kata yang tidak perlu. Jika Anda ingin penerima untuk mengambil tindakan, katakan demikian di baris subjek.
06 dari 25Bersihkan Email Sebelum Meneruskannya
Meneruskan email adalah cara yang bagus untuk berbagi ide, tetapi pastikan ide asli tidak hilang dalam kebingungan. Sangat baik menggunakan tangan yang berat dalam mengedit bagian-bagian dari rantai email yang tidak berlaku untuk penerima penerusan - selama bagian yang dihapus tidak mengubah maksud dari pesan tersebut.
07 dari 25Saat Meragukan, Kirim Email Teks Biasa, Bukan Kaya HTML
Tidak semua orang dapat menerima email Anda yang diformat. Beberapa bahkan mungkin terganggu. Untuk aman daripada menyesal, jadi kirim email teks biasa ketika ragu. Ini sangat penting dalam pengaturan bisnis, di mana waktu mungkin terbatas.
08 dari 25Jangan Teruskan Email Hoax
Anda mungkin curiga ketika Anda melihat tipuan email yang terlalu mengejutkan-menjadi-benar-benar di kotak masuk Anda. Jangan membuat kesalahan dengan meneruskan melalui email cerita apa pun yang Anda belum selidiki sendiri dan dikonfirmasikan untuk menjadi kenyataan.
09 dari 25Jangan Menyebarkan Virus
Pastikan Anda tidak menyebarkan cacing dan virus melalui email atau bertindak sebagai kendaraan untuk menyebarkan spam. Semua ini dapat disebabkan oleh email jahat. Untungnya, ada perlindungan: Gunakan perangkat lunak anti-virus, terus perbarui, dan pindai file individu secara gratis.
- Perangkat Lunak Anti-Virus Windows Teratas
- Perangkat Lunak Anti-Virus Mac Teratas
- VirusTotal untuk memindai file dan URL secara online
Jelaskan Mengapa Anda Maju
Komunikasi yang lebih baik menghasilkan hubungan yang lebih baik. Untuk meneruskan email dan tautan dengan cara yang membagikan informasi yang relevan dan menumbuhkan ikatan, menguraikan di bagian atas email, mengapa menurut Anda penerima akan menemukan informasi yang Anda bagikan menarik.
11 dari 25Biarkan Orang Tahu Email Mereka Telah Diterima
Filter rentang adalah tambahan yang diterima untuk layanan email, tetapi tidak sempurna. Terkadang, mereka akan menangkap email penting. Cegah orang lain kekhawatiran yang mengganggu ini dan beri tahu mereka bahwa Anda mendapat email.
12 dari 25Tanyakan Sebelum Anda Mengirim Lampiran Besar
Jangan menyumbat sistem email dengan mengirim lampiran besar atau melakukannya hanya dengan izin.
13 dari 25Bicara Tentang Satu Subjek Per Hanya Email
Buat dunia menjadi kurang membingungkan. Cobalah untuk berbicara tentang satu subjek per pesan saja. Untuk subjek lain, mulai email baru.
14 dari 25Tanda baca Masalah
Koma, titik dua, tanda hubung, dan titik koma - semua ada karena suatu alasan: Mereka membuatnya lebih mudah untuk memahami makna yang dimaksudkan dari sebuah kalimat. Jangan membuat hidup lebih sulit dan mungkin kurang menarik bagi penerima email Anda. Perhatikan tanda baca.
15 dari 25Gunakan Akronim dengan Hemat
DYK? Tidak semua orang tahu setiap akronim, dan singkatan ini tidak menghemat banyak waktu. Jadi, gunakan sedikit saja jika ada akronim, dan hanya jika Anda yakin penerima mengetahui maknanya. Tidak sopan membuat seseorang melakukan pencarian pada sesuatu di email Anda.
16 dari 25Ubah Ukuran Gambar menjadi Proporsi Praktis untuk Email
Ketika foto Anda terlihat bagus di email Anda, Anda terlihat bagus. Simpan gambar email terlampir Anda tidak lebih besar dari layar dengan mengubah ukurannya dalam gaya - online dan gratis.
17 dari 25Menulis di semua Caps Is Shouting
Jangan berteriak di email Anda kecuali Anda bermaksud. Teks yang diatur dalam huruf kapital semua ditafsirkan sebagai teriakan dan juga sulit dibaca.
18 dari 25Hati-hati dengan Ironi di Email
Tidak benar-benar! Saya sungguh-sungguh. Secara jujur!
Media yang menawarkan sedikit konteks seperti email tidak cocok dengan ironi dan sarkasme, bahkan jika Anda tahu penerima.
19 dari 25Catch Typos dengan Mencetak Email Anda
Untuk email penting, formal, berjejalan karir atau surat cinta, cetak draf sebelum Anda mengeklikKirim.
Pada salinan cetak dan dengan pensil di tangan, Anda sering dapat menemukan kesalahan ketik atau salah koma yang tidak Anda atau pemeriksa ejaan Anda tangkap. Pekerjaan / hubungan yang Anda simpan mungkin milik Anda sendiri.
20 dari 25Setel Jam Sistem Anda
Pastikan Anda tidak mengirim pesan dari tahun 1981 atau 3078.
21 dari 25Saat Meragukan, Akhiri Email Dengan "Terima Kasih"
Jika Anda tidak tahu cara mengucapkan selamat tinggal di akhir email, ada satu hal yang hampir selalu sesuai. Terima kasih.
22 dari 25Di mana Menempatkan Tanda Tangan Anda
Tanpa baris yang mengatakan "tanda di sini," bagaimana Anda memutuskan di mana tempat tanda tangan email Anda? Tempatkan tepat di bawah ujung teks Anda.
23 dari 25Bertanya-tanya "Bagaimana Cara Memasukkannya dalam Menulis?" Gunakan "Itu"
Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana orang-orang yang Anda pahami dengan baik ketika Anda mendengarkannya menjadi samar dan verbose ketika mereka mulai menulis?
Jangan seperti mereka. Katakan seperti itu dan katakan dengan cara yang sama seperti Anda berbicara tatap muka. Sekarang bukan saatnya untuk mengesankan mereka dengan penguasaan bahasa Inggris Anda. Lakukan dengan singkat dan manis.
24 dari 25Mengompres File
Kecil itu indah, setidaknya ketika datang ke lampiran email. Jadi, buat file lebih kecil sebelum Anda mengirimnya melalui email.
25 dari 25Hindari Pesan "Saya Terlalu"
"Saya juga" tidak cukup konten untuk menjamin email. Itu menjengkelkan. Tunggu hingga Anda memiliki sesuatu untuk ditambahkan ke percakapan untuk membalas.
