Seperti kebanyakan dari Anda, saya tidak dapat mengingat kehidupan profesional (apalagi kehidupan pribadi) di mana saya tidak berkorespondensi melalui email. Sebagian besar, ini adalah cara komunikasi yang efisien dan sederhana, dan, jika digunakan dengan benar, ini menghemat waktu, menjawab pertanyaan, dan membuat koneksi. Cukuplah untuk mengatakan, saya tidak percaya saya bisa hidup tanpanya.
Sayangnya, dengan kemudahan email dan kecepatan yang banyak dari kita terbiasa mengirim, meneruskan, atau membalas datang beberapa gundukan jalan, jika Anda mau. Saya memiliki sedikit toleransi untuk kesalahan ceroboh seperti kata-kata yang salah eja (sebagian besar program mengingatkan Anda akan jenis kesalahan ketik dengan garis merah berlekuk), dan mengatakan Anda akan mem-CC seseorang dan kemudian lupa untuk benar-benar mem-CC-nya. Itu wilayah amatir. (Meskipun, ibuku dimaafkan karena sesekali mengirimiku pesan dengan huruf besar semua.)
Serius, karena forum sering kali merupakan cara Anda berkomunikasi dengan seorang klien, bos, atau orang yang berjejaring, sangat penting untuk Anda melakukannya dengan benar. Dan bukan hanya untuk para penabrak di luar sana, tetapi untuk diri Anda sendiri - Anda akan membenci penerima untuk melewatkan inti pesan karena dia fokus pada kesalahan (yang bisa dihindari). Hari ini salah ketik kehilangan Anda sedikit rasa hormat dengan rekan kerja, besok bisa jadi Anda kehilangan kesempatan kerja dengan orang yang Anda temui di sebuah konferensi.
Di depan, tiga kesalahan mendasar yang mungkin Anda buat tanpa menyadari betapa sangat tidak profesionalnya mereka membuat Anda memandang pembaca.
1. Anda Lupa Melampirkan
Pelatih Karir Rajiv Nathan sangat berterima kasih atas petunjuk di Outlook dan Gmail yang memberi tahu Anda bahwa Anda akan mengirim pesan tanpa lampiran ketika Anda secara eksplisit menyatakan bahwa Anda sebenarnya melampirkan sesuatu. Mengapa? Karena, sebelum mereka ada, dia secara teratur melakukan kesalahan mengerikan karena tidak menempel - tidak sekali, tidak dua kali, tetapi tiga kali!
Nathan mengakui bahwa sejak awal karirnya, ia memiliki kebiasaan yang sangat buruk untuk bergegas melalui pekerjaan. Hasil itu membuatnya sering mengirim email yang mengatakan, "Silakan lihat file terlampir, " tanpa benar-benar melampirkannya. Nathan ingat mengirimkan tindak lanjut yang diperlukan: “Maaf tentang itu! Ini dia! ”Sayangnya, itu tidak selalu berakhir di sana. "Akhirnya, pada tindak lanjut ketiga (dan total email keempat), saya melampirkan hal sialan itu, " kenang Nathan.
"Jelas bukan penampilan yang bagus, " Nathan mengakui. Bahkan, itu adalah masalah biasa sehingga selama salah satu ulasan kinerjanya, ia ditandai karena membutuhkan perbaikan di bidang itu. Sejak saat itu, Nathan menempelkan selembar kertas ke bagian atas layarnya yang bertuliskan, "Apakah Anda melampirkan file itu?"
Jadilah ekstra rajin menyebutkan "terlampir" sehingga praktis berguna ("Anda bilang terlampir? Tetap kirim?") Muncul sebelum email Anda dikirim. Semua orang diperbolehkan melakukan kesalahan di sini atau di sana, tetapi biasakan perilaku yang ceroboh ini dan Anda akan mulai mendapatkan reputasi karena tidak dapat menyelesaikan tugas dasar ini.
2. Anda Terus Berjalan
Salah satu teman terdekat saya adalah seorang pengacara yang membayar per jam. Karena itu, ia terbiasa menulis dengan hemat dan tidak mengoceh. Saya bisa mengambil pelajaran darinya.
Jenny Foss, Pelatih Karier Muse, menekankan pentingnya mengatakan apa yang perlu Anda katakan dan tidak lebih. Dia menjelaskan, "Ketidakmampuan untuk mengatakan apa yang perlu Anda katakan - secara ringkas dan dengan waktu penerima dalam pertimbangan - dapat dengan mudah mengganggu seseorang yang mungkin bersedia mendengarkan Anda, atau bahkan senang mendengarkan Anda."
Ini terutama benar jika Anda “mengirim email untuk mencari bantuan, atau masukan, atau dukungan - atau bahkan hanya untuk menyentuh basis atau mengajukan pertanyaan.” Terlepas dari seberapa bermanfaat memotret pesan bolak-balik, hal itu didapat untuk menjadi hambatan nyata bagi beberapa orang, dan Foss memperingatkan Anda untuk “ingat bahwa orang yang menerima sangat baik dapat menemukan email (secara umum) kutukan keberadaannya. Orang ini bisa sampai tengah malam hampir setiap malam hanya mencoba menggali dirinya sendiri dari rentetan email. "Itu sebabnya dia mengatakan Anda harus mempresentasikan ide-ide Anda dengan rapi atau berisiko terlihat" tidak profesional atau benar-benar tidak pengertian. "Dan, di sepanjang baris Kecelakaan Nathan yang mengakibatkan pengiriman beberapa catatan tanpa lampiran, “jangan, demi Tuhan, mengirim tiga email berturut-turut. Kumpulkan pikiran Anda dan kirim satu, ”Foss menyimpulkan.
Menguasai mengatakan hanya apa yang Anda butuhkan dengan cara yang mudah mungkin perlu latihan, tetapi itu sepadan dengan usaha dalam jangka panjang. Baca apa yang Anda tulis sebelum mengirim dan memotong apa pun yang tidak perlu, seperti kata-kata, kalimat, atau bahkan seluruh paragraf yang hanya mengulangi atau memuntahkan kembali apa yang sudah Anda katakan. Mungkin tergoda untuk terlalu menjelaskan, tetapi lebih sering daripada tidak, upaya Anda hanya akan tampak berulang. Belajar menulis dengan tujuan dan arah akan sangat membantu Anda dalam banyak korespondensi email profesional Anda. Pembaca Anda akan berterima kasih atas singkatnya dan akan jauh lebih mungkin merespons dalam bentuk barang - alih-alih membiarkan pesan Anda yang terlalu lama tidak dibaca di kotak masuk yang kompetitif.
3. Anda mengeja nama orang salah
Tidak, tidak. Sama sekali tidak ada alasan untuk menulis surat kepada seseorang dan salah mengeja namanya. Kita semua memiliki kencing hewan peliharaan kita, dan ini milikku, tapi aku yakin aku tidak sendirian. Ada satu hal, nama saya - dan ejaan yang benar - ada di tanda tangan saya dan di alamat email saya, yang ada di luar sana di tempat terbuka untuk dilihat pengirim. Saya sangat sensitif tentang masalah ini sehingga saya secara teratur memeriksa ulang ejaan nama yang biasanya memiliki lebih dari satu opsi (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, dan banyak lagi) sebelum saya menekan kirim.
Apakah perlu dua detik ekstra? Yakin. Tapi, jelas, dalam skema besar, tidak ada waktu sama sekali. Saya lebih suka melakukannya dengan benar pertama kali daripada harus meminta maaf atas kesalahan ceroboh saya. Jika Anda begitu sibuk sehingga Anda bahkan tidak bisa mendapatkan nama orang yang Anda tuju dengan benar, lalu apa lagi yang harus Anda lakukan dengan tergesa-gesa? Itulah yang akan membuat pembaca Anda bertanya-tanya. Kesalahan kecil dan tak terbantahkan yang sederhana ini berbicara banyak tentang kemampuan Anda yang lain. Jadi, periksa pekerjaan Anda dan alamat orang itu dengan benar.
Anda kemungkinan mengirim dan menerima banyak email pada hari tertentu. Hindari membuat kesalahan kecil dan ceroboh yang mengirim pesan, di atas segalanya, bahwa Anda tidak seprofesional Anda sebenarnya. Jangan mengorbankan kualitas atas nama kecepatan, dan demi Pete (atau Peter?), Jangan kehilangan poin penghormatan karena kesalahan email yang bisa dihindari.
