Ketika seorang rekan kerja menarik perhatian saya ke artikel produktivitas email yang lebih lama oleh George Kao yang membuat putaran lagi, itu membuat saya menyadari bahwa perjuangan kotak masuk itu nyata. Saya baru saja kembali dari bulan madu tiga minggu di Jepang, jadi saya tahu secara langsung betapa benarnya hal ini. Ada bakat nyata untuk mengelola kotak masuk Anda, dan jika bukan seni, maka pendidikan. Sepanjang perjalanan kami, suami saya, yang pada dasarnya berjuang untuk kotak masuk nol setiap saat, akan melirik ponsel saya, melihat ikon surat dan nomor yang melayang-layang di sekitar 400, dan terkejut.
"Itu membuatku stres, " katanya, dan aku bisa melihat keringat di alisnya. Tapi, aku sedang berlibur! Dan saya memiliki responder di luar kantor - untuk akun pekerjaan dan alamat pribadi saya! Tidak ada yang mengharapkan apa pun dari saya, dan saya merasa nyaman menghadapi angka yang terus bertambah begitu saya kembali.
Tentu saja, detail kotak masuk, meskipun terkadang membosankan, juga rumit. Tidak masalah jika Anda memeriksa pesan Anda pada hari Senin pagi setelah mencabut semua akhir pekan atau di sore hari pada hari Kamis secara acak. Jika Anda tidak tahu dalam hitungan detik apakah pesan itu memerlukan - apalagi, pantas - respons, Anda mungkin membuang-buang waktu kerja yang berharga untuk mencari tahu.
Subtitle dari karya Kao, “Bagaimana Mendapatkan Secara Masuk ke Kotak Masuk Nol” secara teratur mengingatkan saya akan pentingnya mengetahui apa yang harus ditanggapi dan kapan. Kesadaran ini dapat berarti perbedaan antara kotak masuk yang meluap dan kotak masuk yang rapi dan rapi. Berikut adalah tip cepat untuk membantu Anda memutuskan.
1. Cari Petunjuk
Terkadang, mereka jelas. Salah satu kolega saya mengirimkan beberapa email yang berkaitan dengan acara, studi, dan laporan, tetapi ia selalu mencatat, "Jangan ragu untuk mengarsipkan." asal-asalan balasan ("Terima kasih!"), tetapi saya segera menyadari bahwa catatan terang-terangnya tentang pengarsipan berarti dia tidak ingin atau butuh jawaban.
Jika Anda tidak memiliki petunjuk langsung seperti itu, bacalah lagi dan benar-benar memikirkan bagaimana balasan Anda akan memengaruhi catatan tersebut. Jika tidak - katakanlah, seseorang di departemen Anda hanya berbagi proyek yang sedang dikerjakannya dan saat ini Anda tidak memiliki sesuatu yang bernilai untuk ditambahkan, jangan memukul balasan hanya karena mengakui tanda terima.
2. Mengendus Pertanyaan
Seperti dengan yang di atas, ini akan sering mudah. Jika ada pertanyaan jelas yang ingin Anda jawab, maka jelas diperlukan respons, dan mungkin yang cepat - atau satu dalam 24 jam. Karena tidak semua orang menjangkau Anda dijamin untuk menulis email yang paling fasih atau to-the-point, Anda mungkin harus menyaring paragraf untuk melihat apakah ada sesuatu di sana untuk Anda jawab.
Jika Anda telah menentukan bahwa tidak ada pertanyaan tetapi Anda memiliki pertanyaan sendiri, maka, tentu saja, jawablah untuk klarifikasi. Layak untuk ditindaklanjuti dan menambahkan ke kotak masuk seseorang jika berpotensi menyelamatkan kesalahpahaman di masa depan.
3. Bicaralah - Jika Anda Ingin Didengar
Yang ini yang paling sulit dari kelompok itu, tetapi begitu Anda bisa menguasainya, itu akan menjadi seperti kebiasaan. Sering kali, Anda akan menerima email yang jelas tidak meminta apa pun dari Anda. Anda dapat menerima respons terhadap sesuatu yang Anda kirim, umpan balik tentang proyek yang Anda selesaikan, saran untuk menangani situasi, intel pada tujuan khusus departemen. Jika Anda tidak memiliki sesuatu yang baru untuk ditambahkan ke percakapan atau jika Anda dapat dengan bersih mengambil komentar dan melanjutkan pekerjaan Anda, maka Anda dapat merasa nyaman untuk tidak merespons.
Tetapi jika, di sisi lain, Anda merasa terdorong untuk mengekspresikan diri Anda - demi mengklarifikasi diri sendiri atau menguraikan keputusan yang Anda buat atau memberikan wawasan baru - maka tentu saja Anda harus menekan tombol jawab. Ini mungkin benar terutama jika lingkungan kerja Anda adalah lingkungan yang mendorong pemikiran independen dan berkontribusi pada topik yang sedang dibahas.
Seharusnya tidak perlu dikatakan bahwa buletin, email massal, atau apa pun yang terasa seperti bacaan opsional tidak memerlukan respons. Jika Anda merasa terbantu, Anda dapat membuat folder sesuai dengan saran Kao, dan mengatur kotak masuk Anda dan mempertahankannya praktis akan terasa otomatis.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah ini: Tempatkan diri Anda di tempat pengirim. Jika Anda yang akan mengirim pesan itu, apakah Anda akan mencari jawaban? Meskipun ada waktu untuk menyatakan terima kasih, jika Anda berkorespondensi secara teratur dengan seseorang atau banyak bolak-balik - beberapa di antaranya memerlukan jawaban yang lebih matang - Anda mungkin dapat dengan aman meninggalkan email sendirian dan berhati-hati agar tidak mengirim balasan dua kata yang tidak perlu untuk seseorang yang, seperti Anda, kemungkinan besar berusaha mencapai kotak masuk nol.
