Berapa kali Anda mengalami percakapan ini?
Jelas, ini adalah situasi yang sangat membuat frustrasi. Bagaimana Anda bisa menyisir lusinan email yang Anda terima dalam beberapa jam terakhir sendirian untuk menemukan satu pesan penting yang memiliki tugas yang seharusnya dilakukan? Dan jika Anda menggunakan email dengan cara yang cerdas - hanya memeriksa kotak masuk Anda beberapa kali sehari - Anda mungkin belum melihat pesannya!
Ini adalah dilema yang umum, sesuatu yang mungkin ditemui oleh siapa pun di tempat kerja pada suatu saat (jika tidak secara teratur). Ia juga mendapat pertanyaan penting: Bentuk komunikasi apakah yang sesuai untuk permintaan waktu nyata versus tugas yang hanya perlu diselesaikan dalam beberapa hari mendatang?
Untuk mengatasi pertanyaan tentang etiket komunikasi kantor ini, Cyrus Stoller, seorang programmer, memiliki sistem yang harus Anda pertimbangkan untuk diterapkan di antara rekan kerja Anda. Rinciannya cukup sederhana:
- Jika Anda perlu melakukan sesuatu dalam 30 menit, hubungi orang tersebut.
- Jika Anda perlu melakukan sesuatu dalam waktu dua jam, kirimkan pesan kepada orang tersebut.
- Jika Anda perlu melakukan sesuatu dalam hari kerja, kirim IM orang tersebut.
- Jika Anda perlu melakukan sesuatu dalam beberapa hari ke depan, kirim email ke orang tersebut.
Meskipun rincian sebenarnya dapat bervariasi tergantung pada cara kerja kantor Anda (misalnya, di kantor kecil, mungkin masuk akal hanya untuk mampir ke meja seseorang daripada menelepon), apa yang diperoleh Stoller adalah kuncinya: Email tidak boleh menjadi default sarana komunikasi untuk menyampaikan apa pun yang perlu diketahui atau ditangani secara real time.
Tentu saja, sistem ini cukup mudah untuk Anda terapkan ketika bekerja dengan kolega dan klien dekat, tetapi bagaimana Anda membuat orang lain di kantor bermain bersama? Berikut adalah beberapa hal untuk dicoba:
- Siapkan penjawab otomatis email yang memberi tahu orang-orang cara menghubungi Anda jika masalah perlu ditangani dalam satu atau dua jam ke depan.
- Jika Anda menjumpai email yang meminta tindakan waktu nyata, ingatkan dengan sopan rekan kerja Anda bahwa Anda lebih suka pesan ini disampaikan melalui panggilan telepon atau teks, karena Anda mungkin tidak akan sampai ke email mereka tepat waktu jika ada keadaan darurat lain yang terjadi.
- Jika Anda berada dalam semacam peran manajemen, tetapkan standar di kantor. Mintalah karyawan Anda berbicara secara terbuka tentang bagaimana mereka ingin orang lain berkomunikasi dengan mereka jika sesuatu perlu dilakukan alih-alih membuat setiap orang menganggap bahwa email itu baik-baik saja.
Akhirnya, ingatkan semua orang bahwa sistem seperti ini benar-benar menang-menang. Tidak ada yang dirantai ke inbox mereka, dan tugas yang mendesak tidak akan pernah dibatalkan lagi.
