Skip to main content

3 Tanda Anda perlu bantuan mengelola kotak masuk Anda - muse

Cara mengembalikan status bar yg hilang (April 2025)

Cara mengembalikan status bar yg hilang (April 2025)
Anonim

Berikut ini adalah situasi yang tidak sepenuhnya tidak realistis: Bayangkan bahwa mengelola kotak masuk Anda akhir-akhir ini telah menghabiskan begitu banyak waktu dan energi sehingga Anda mulai merasa seperti itu memang seharusnya begitu. Trik email yang Anda lihat online tidak pernah benar-benar berlaku untuk situasi Anda karena penulis tidak mungkin memahami detail rumit dari pekerjaan spesifik Anda atau tanggung jawab yang menyertainya.

Jika ini terdengar familier, ada kemungkinan Anda mungkin menganggap remeh kontrol email Anda. Bahkan, ada kemungkinan kotak masuk Anda berada dalam mode tantrum penuh, dan Anda menyalahkan diri sendiri karena ketidaktegasannya saat Anda bisa menghindari masalah sama sekali. Baca terus untuk beberapa tanda bahwa Anda tidak sendirian dalam perjuangan Anda, ditambah cara untuk memperbaikinya!

Ingat: Anda dapat mengambil kembali kendali.

1. Anda Mendapat Lebih Banyak Email Daripada Menanggapi

Mengapa setiap kali Anda menanggapi satu pesan, 10 pesan lagi muncul? Di masa lalu, Anda telah menghabiskan berjam-jam pada saat melewati dan menjawab, hanya untuk tertinggal di item tindakan yang sebenarnya pada daftar tugas Anda menunggu perhatian Anda. Tidak ada keseimbangan yang sehat antara tetap up-to-date dan, well, merawat segala hal lain dalam hidup Anda. Mungkin hubungan Anda dengan kotak masuk Anda tidak seperti dulu.

Mengapa Ini Terjadi

Anda memperlakukan email Anda seolah-olah semuanya memiliki bobot yang sama. Mungkin Anda memiliki kebijakan masuk pertama, keluar pertama, di mana Anda merespons apa pun yang sudah lama menunggu respons Anda, dan bekerja sampai hari ini. Atau mungkin Anda memiliki kebijakan masuk terakhir, keluar pertama, di mana Anda mulai dari atas dan terus menurun.

Bagaimana memperbaikinya

Sudah waktunya bagi Anda untuk mulai memprioritaskan pesan dengan urgensi. Tanyakan kepada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini setiap kali Anda menerima yang baru:

  • Apakah ini mendesak?
  • Apakah ada orang lain termasuk yang lebih siap untuk menanganinya?
  • Apakah perlu respons?
  • Apakah ini respons yang sering Anda berikan?

Jika tidak mendesak, simpan untuk nanti. Bukan TBD nanti, tetapi waktu aktual yang Anda tetapkan setiap hari untuk masuk ke kotak masuk. Jika ini mendesak, tetapi ada banyak orang termasuk yang lebih siap untuk menjawab - berikan beberapa menit dan lihat apakah salah satu dari mereka melakukannya. Jika tidak ada respons yang diperlukan: Jangan merespons. Dan, akhirnya, jika itu adalah respons yang sering Anda berikan, pikirkan tentang menggunakan fitur seperti Respons Kalengan di Gmail, atau membuat dokumen yang memiliki semua templat Anda di satu tempat.

2. Anda Mendapatkan Terlalu Banyak Nawala

Anda bangun setiap pagi dengan berton-ton pesan yang belum dibaca, termasuk tidak kurang dari 30 nawala yang berbeda (berita utama terlaris! Penjualan! Restoran terbaik di wilayah ini! Berita industri!). Anda berbaring di tempat tidur, mata hampir tidak terbuka, dan geser setiap orang langsung ke tempat sampah. Ini bagian penting dari pengalaman, katamu pada diri sendiri. Saya mendaftar untuk ini dan sekarang ini adalah harga yang harus saya bayar.

Mengapa Ini Terjadi

Saya mengerti: Nawala menarik. Dengan begitu banyak yang hebat di luar sana, Anda berjuang untuk memilih apa yang sebenarnya berharga dari apa yang hanya menarik . Setiap kali Anda menemukan intisari harian baru atau surat mingguan yang tampaknya benar-benar berguna, Anda bertanya pada diri sendiri apakah Anda benar - benar yakin sebelum menyerahkan kunci emas ke kotak masuk Anda - dan ternyata benar. Jadi, Anda berlangganan. Tetapi sebelum Anda menyadarinya, dan bahkan tanpa Anda sadari, berlangganan itu dengan cepat menjadi satu lagi dalam deretan panjang penghapusan pagi hari.

Bagaimana memperbaikinya

Cegah hal ini terjadi dengan berhenti berlangganan secara lebih sengaja. Setiap kali Anda berlangganan buletin baru, berikan diri Anda minggu percobaan. Jika pada akhir minggu Anda tidak bersemangat untuk membukanya (atau bahkan belum melakukannya), maka berhenti berlangganan. Tidak ada pertanyaan yang ditanyakan. Saya tahu apa yang Anda pikirkan: Siapa yang punya waktu untuk melakukan semua itu? Anda melakukannya, dengan aplikasi seperti Unroll.Me (untuk buletin) dan BoxBe (untuk orang).

3. Anda Sering Kehilangan Utas Email atau Lupa Mereka Sepenuhnya

Anda sedang bekerja dengan lima rekan kerja lain di proyek yang akan datang, dan seseorang memulai utas untuk mengetahui waktu pertemuan minggu depan. Mempertimbangkan semua tugas lain yang Anda miliki, Anda pikir tidak masalah untuk mendorong detail penjadwalan yang kecil ini sampai nanti - lebih baik lagi, ketika percakapan lebih berkembang dan Anda memiliki lebih banyak hal untuk dikerjakan. Beberapa jam kemudian, Anda pergi mencari pesan, dan mereka pergi. Apa pun istilah pencarian yang Anda coba.

Mengapa Ini Terjadi

Dua kemungkinan: Kotak masuk Anda terlalu berantakan, atau terlalu terorganisir. Saya sedang berbicara tentang orang-orang yang menyingkirkan semuanya di bawah matahari segera atau menimbun ribuan pesan yang belum dibaca. Setiap email yang Anda dapatkan - dari bos Anda, tetangga Anda, pasangan Anda, dan nenek Anda - semuanya dibuang ke arsip atau duduk di kotak masuk Anda selamanya.

Bagaimana memperbaikinya

Saatnya membersihkan kotak masuk Anda. Sisihkan satu jam sehari dan curahkan untuk tidak melakukan apa pun selain menyortir pesan. Anda dapat: memindahkan utas ke folder, menggunakan tag, membintangi apa pun yang Anda perlukan untuk kembali nanti, memeriksa Boomerang, atau mencoba alat-alat luar biasa ini. Jangan memilih metode hanya demi memilih satu, alih-alih pilih metode yang Anda tahu masuk akal bagi Anda. Anda mungkin harus menguji beberapa sistem sebelum menemukan opsi yang sempurna, tetapi percayalah, menghabiskan beberapa jam melakukan hal ini akan menghemat satu ton dalam jangka panjang.

Jika salah satu dari skenario ini terdengar asing bagi Anda, tidak apa-apa. Adalah normal untuk merasa bahwa kotak masuk Anda mengatur hidup Anda. Tetapi itu tidak berarti Anda harus menyerah. Alih-alih, mulailah mengatasi masalah, email melalui email, hingga Anda kembali memegang kendali.

Apakah Anda memiliki trik manajemen email yang harus saya coba yang tidak termasuk? Tweet saya @caroqliu dan beri tahu saya!