Idealnya, waktu Anda di luar pekerjaan adalah (setidaknya, agak) santai. Tapi zen pasca liburan itu bisa langsung keluar jendela begitu Anda duduk untuk menangani kotak masuk Anda dan menyadari ada sekitar satu juta pesan yang menunggu Anda.
Menanggapi email bisa membuat stres setiap hari, tetapi bahkan lebih buruk lagi ketika mereka menumpuk. Dan merasakan stres itu, Anda dapat menetapkan tujuan untuk melewatinya secepat mungkin - hanya untuk melakukan salah satu kesalahan umum di bawah ini.
Jadi, luangkan beberapa menit untuk membaca bagaimana Anda bisa menghindarinya: Itu akan sangat berharga!
1. Memprioritaskan Waktu Respons Daripada Kualitas
Secara matematis, menjawab secepat Anda bisa masuk akal. Jika Anda menghabiskan satu menit membaca email dan membalas satu menit, Anda akan melewati daftar Anda lebih cepat daripada jika Anda menghabiskan lima menit membaca dan lima menit membalas.
Dan sementara Anda benar bahwa ini bukan hari untuk berdebat secara internal antara "Kedengarannya bagus!" Versus "Saya setuju, " Anda juga tidak ingin membalas dengan cepat.
"Kedengarannya bagus" atau "Saya setuju" bekerja dengan baik jika seseorang bertanya apakah Anda menyukai rencana mereka, tetapi tidak masuk akal jika mereka menanyakan pertanyaan spesifik tentang hal itu kepada Anda. Artinya, Anda akan mendapatkan email lagi dari mereka - dan mereka akan tahu Anda tidak membaca apa yang mereka tulis pertama kali.
Cara Mengatasinya
Jika Anda memiliki halaman email yang harus dilalui dan tidak dapat mengekang keinginan untuk membalas secepatnya, salin dan tempel respons umum. Coba ini “Saya akan menghabiskan hari ini untuk mengejar email. Jika Anda membutuhkan tanggapan sebelum pukul 17:00, silakan kirim kembali email saya dan beri tahu saya. ”
Ya, ini merupakan langkah ekstra, tetapi jika tujuan utama Anda adalah untuk kembali ke semua orang hal pertama, itu akan memungkinkan Anda untuk melakukan itu, lalu buang napas dan luangkan waktu untuk merespons.
2. Meneruskan Segalanya Dengan “FYI”
Di kepala Anda, Anda membagikan pembaruan status sehingga orang lain dapat memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan selanjutnya. Tetapi di kepala penerima Anda, Anda mengatakan, ini telah diurus. Anda pada dasarnya mengambil pendekatan "kentang panas" untuk email, dengan asumsi tanggung jawab jatuh ke siapa pun yang terakhir - yang berarti ada kemungkinan baik dari komunikasi yang buruk.
Inilah sebabnya seperti yang ditulis oleh Editor Pelaksana Muse, Jenni Maier, “Setiap email harus menyertakan langkah berikutnya (bahkan jika itu 'tidak perlu dibalas').”
Saat Anda mengirim email kentang panas, satu dari dua hal akan terjadi. Anda akan langsung menjawabnya dengan pertanyaan (jadi semua yang Anda lakukan adalah pekerjaan rangkap). Atau, mungkin lebih buruk, mereka tidak akan mengatakan apa-apa dan Anda masing-masing akan berpikir orang lain yang akan mengambil langkah selanjutnya.
Cara Mengatasinya
Ikuti saran Maier dan pastikan pesan memiliki maksud yang jelas. Jika Anda mengirim sesuatu hanya untuk menutup perulangan, tidak apa-apa untuk mengatakan itu, atau bahkan "untuk referensi Anda." tangkap diri Anda jika yang benar-benar Anda butuhkan adalah mengambil langkah sendiri sebelum membagikan kemajuan Anda.
3. Menanggapi Urutan Mereka Datang
Rencana Anda untuk merespons dalam urutan kronologis terbalik dengan niat baik: Anda ingin kembali ke orang yang sudah menunggu paling lama, pertama. Namun, itu bukan rencana yang bijaksana jika tujuan Anda adalah seefisien mungkin.
Contoh kasus: Saya bekerja dengan seseorang yang pergi berlibur selama dua minggu, dan ketika dia kembali, dia membalas email-email tertuanya terlebih dahulu. Ini berarti dia menindaklanjuti pertanyaan saya untuk menanyakan apakah mereka telah disortir - sebelum dia melihat rantai kemudian di mana titik kontaknya memecahkan masalah itu untuk saya.
"Apakah kamu mendapatkan ini?" Dan "Nevermind! Melihat Anda melakukannya! ”Email tidak perlu, dan jika seluruh tujuan Anda adalah untuk mengejar ketinggalan dengan cepat, Anda tidak ingin membuang waktu untuk itu.
Cara Mengatasinya
Ini adalah waktu yang tepat untuk LIFO: Pendekatan Terakhir Masuk, Keluar Pertama. Karena, seperti yang dijelaskan oleh COO Muse Alex Cavoulacos, "Teknik ini didasarkan pada membiarkan hal-hal lama berurusan dengan dirinya sendiri."
Dengan kata lain, pada saat Anda menerima email seseorang yang dikirim seminggu yang lalu, mungkin mereka sudah menangani apa pun yang mereka minta. Dan jika mereka masih menginginkan perhatian Anda lebih cepat daripada nanti, saya berani bertaruh mereka mencatat tanggal pengembalian pada OOO Anda dan mengirim tindak lanjut yang berada di bagian atas kotak masuk Anda ketika Anda kembali.
Ketika Anda menatap pesan selama satu minggu, godaan Anda mungkin hanya untuk menyelam. Tetapi jika Anda berpikir tentang bagaimana Anda membalas, Anda akan menghindari kesalahan umum dan menyelamatkan diri Anda sendiri karena harus kembali dan menjawabnya lagi.
