Bila dilakukan dengan benar, rapat video virtual - khususnya Google Hangouts - dapat menyatukan tim yang jauh, memastikan semua orang ada di halaman yang sama, dan memungkinkan semua orang untuk terlibat tanpa suasana ruang konferensi yang redup (yang tidak suka bersantai di sofa) untuk sebuah pertemuan?).
Tapi kapan salah? Google Hangouts bisa menjadi pemborosan waktu, belum lagi sangat mengganggu dan canggung (jeda 15 detik tidak pernah menyenangkan).
Ingin memiliki Google Hangout yang efisien dan sukses yang tidak membuat semua orang gila? Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diingat.
1. Rencanakan Sama Seperti Yang Anda Lakukan untuk Pertemuan Lain
Secara umum, hanya karena Anda tidak harus secara fisik berada di kantor untuk rapat bukan berarti Anda bisa mengendur saat persiapan. Bagaimanapun, Anda masih ingin agar pertemuan Anda berjalan secepat (dan menyakitkan) mungkin.
Artinya: Buat rencana permainan. Jika Anda menjalankan Hangout, kirim agenda singkat kepada semua orang terlebih dahulu agar mereka tahu apa yang diharapkan dan apa yang harus dipersiapkan. Jika Anda tidak menjalankan rapat, sarankan kepada orang yang melakukannya agar ia mengirim email singkat dengan poin pembicaraan utama. Saya pernah duduk dalam pertemuan virtual di mana orang yang menjalankannya lupa memberi tahu staf lain untuk menemukan dokumen khusus (dan penting) sebelumnya, sehingga orang tersebut menghabiskan 20 menit selama rapat mencari kotak masuknya. Isyarat kita semua dengan canggung duduk di depan komputer kita tidak tahu harus berbuat apa.
Tetapi Anda dapat dengan mudah menghindari waktu yang terbuang ini dengan memastikan setiap orang tahu apa yang harus mereka “bawa” sebelumnya dan siap untuk berpartisipasi segera setelah mereka masuk.
Kiat kecil pro: Gunakan fitur obrolan Google Hangout di sisi kanan layar untuk menuliskan agenda yang dapat dirujuk semua orang dengan cepat. Itu tidak harus rinci, tetapi itu bisa bertindak sebagai isyarat untuk menjaga semua orang di jalur dan fokus.
2. Diskusikan Format Sebelumnya
Google Hangouts bisa menjadi jauh lebih canggung daripada rapat langsung. Ketika Anda dan sekelompok orang secara fisik duduk di sebuah ruangan, mudah untuk memahami isyarat tubuh untuk mencari tahu siapa yang akan berbicara selanjutnya atau bagaimana perasaan umum pertemuan itu. Tetapi ketika Anda duduk di layar komputer tidak dapat melihat apa pun kecuali wajah seseorang? Agak lebih sulit.
Sekali lagi, banyak kecanggungan dapat dikurangi jika semua orang tahu format pertemuan sebelumnya. Apakah satu orang akan berbicara lebih banyak daripada orang lain? Minta anggota rapat yang lain untuk datang ke Hangout dengan mikrofon mereka tidak bersuara. Apakah sesi ini adalah brainstorm roundtable? Biarkan orang tahu dalam urutan apa mereka akan diminta untuk hadir sehingga Anda tidak harus berurusan dengan semua orang yang berbicara satu sama lain atau mereka yang lama, tidak nyaman, "Jadi - siapa yang ingin pergi selanjutnya?" (Itu yang terburuk.)
3. Memanfaatkan Aplikasi Google Hangout
Banyak orang tidak menyadari bahwa beberapa ikon dapat menjadi penyelamat dalam suatu rapat, terutama jika Anda mencoba membuatnya sesegera mungkin.
Lihat ikon mikrofon kecil itu? Itu tombol bisu. Gunakan jika lingkungan Anda berisik atau jika Anda mengetik sesuatu saat orang lain berbicara. Ini adalah rasa hormat yang luar biasa kepada orang lain di Hangout Anda.
Selain itu, jika Anda menghadiri rapat di mana Anda semua mencoba melihat dokumen atau laman web secara bersamaan, gunakan opsi tangkapan layar Google Hangout. Saya sudah terlalu banyak menggunakan Google Hangouts di mana banyak orang mencoba melihat halaman web yang sama di komputer mereka sendiri (dan dengan demikian, tidak benar-benar memperhatikan Hangout), dan dalam situasi itu, ini adalah anugerah.
Google juga memiliki banyak aplikasi lain khusus untuk Hangout, jadi pastikan Anda melihatnya dan melihat apa yang paling cocok untuk tim Anda. Dari papan tulis virtual yang dapat digunakan rekan kerja Anda untuk sesi curah pendapat hingga aplikasi kecil aneh yang memberikan semua kumis dan topi lucu kepada semua orang, Anda dapat menemukan apa pun yang Anda butuhkan untuk menjadikan Hangout Anda lebih produktif dan menyenangkan.
Secara keseluruhan, pertemuan Google Hangout bisa sama efektifnya (jika tidak lebih) dari pertemuan langsung; mereka hanya mengambil sedikit latihan dan perencanaan sebelumnya. Tetapi jika Anda bisa membuat semua orang pada halaman yang sama masuk, itu akan lancar, berlayar tidak canggung.
