Kita semua tahu bahwa pekerjaan melibatkan pekerjaan. Bahkan jika Anda mencintai pekerjaan Anda, itu tidak selalu mudah, dan itu tidak selalu menyenangkan.
Tapi, terkadang kita ingin pekerjaan kita menjadi sedikit (atau banyak) lebih mudah. Kami ingin menyelesaikan pekerjaan kami lebih cepat, tidak merasa kewalahan atau kewalahan, dan memiliki lebih banyak waktu untuk hal-hal yang benar-benar kami sukai.
Berita baiknya adalah, ada cara untuk melakukan itu (tanpa menjadi pemalas total). Lihatlah kiat dan trik favorit kami di bawah ini untuk menjadi lebih produktif, menghapus hal-hal yang tidak perlu Anda lakukan dari daftar tugas, dan secara keseluruhan menjadikan pekerjaan Anda sebagai pengalaman yang jauh lebih menyenangkan.
1. Jangan Berencana Melakukan Terlalu Banyak
Inilah rahasia untuk Anda: Kebanyakan daftar yang harus dilakukan terlalu lama, yang menyebabkan terlalu banyak pekerjaan dan stres ketika semuanya tidak selesai. Sebagai gantinya, anggap Anda hanya dapat melakukan satu hal besar, tiga hal sedang, dan lima hal kecil dilakukan sehari (lebih sedikit jika Anda memiliki banyak pertemuan). Kami telah membuat templat untuk membantu Anda merencanakan daftar tugas yang lebih masuk akal.
2. Fokus pada Tugas-Tugas Berharga Tinggi
Fokuskan sebagian besar energi Anda pada tugas-tugas yang akan menciptakan hasil terbesar. Anda akan terlihat seperti melakukan lebih banyak, tetapi secara diam-diam dengan sedikit usaha. Ini sering disebut mendapatkan buah yang mudah digantung - ganjaran yang bisa Anda raih dengan sedikit usaha.
3. Bekerja di Sprint
Dikatakan berkali-kali bahwa rahasia untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat adalah bekerja dengan semburan, dengan jeda di antaranya. Interval yang Anda pilih akan tergantung pada pekerjaan dan preferensi Anda, tetapi, apa pun yang Anda lakukan, tetapkan timer, lakukan yang terbaik untuk tetap fokus selama periode waktu itu, dan kemudian benar-benar bangun dan istirahat di antaranya. Anda akan merasa lebih bersemangat selama sesi kerja dan pada akhirnya menjadi jauh lebih efisien.
4. Berikan Tema Setiap Hari
Apakah gangguan terus mengganggu Anda dari fokus pada hal-hal penting yang sebenarnya? Gunakan Jack Dorsey - pendiri Twitter dan juga CEO Square's - rahasia dan cobalah memberi tema setiap hari. Dengan begitu, ketika gangguan muncul, Anda tahu untuk menyodok mereka ke hari lain atau, jika Anda harus, menanganinya dengan cepat dan kembali ke jalurnya.
5. Mulai Dengan Tugas Paling Sulit
Dengan menyingkirkan hal tersulit di piring Anda dari hal pertama di pagi hari, sisa hari akan terasa jauh lebih mudah dengan membandingkan. Selain itu, Anda tidak akan menghabiskan energi mental sepanjang hari memikirkan hal menantang yang harus Anda lakukan.
6. Ikuti Energi Anda
Setiap orang memiliki waktu tertentu dalam sehari ketika mereka lebih atau kurang produktif. Jika Anda menjadwalkan proyek besar selama downtime energi Anda, Anda membuat pekerjaan Anda lebih sulit untuk diri sendiri. Alih-alih, cobalah memetakan hari ideal Anda berdasarkan tingkat energi Anda.
7. Jangan Melawannya Saat Merasa Tidak Berguna
Mungkin salah satu hal tersulit untuk dilakukan di tempat kerja adalah memaksa diri Anda untuk bekerja keras ketika Anda benar-benar tidak merasa di atas permainan Anda. Jadi, kecuali Anda memiliki tenggat waktu yang tertunda dan sama sekali tidak bisa, tunda tugas khusus itu dan lakukan sesuatu yang lebih cocok untuk kapasitas mental Anda. Penulis Katie Douthwaite menyarankan bahwa ini adalah waktu yang tepat untuk menyelesaikan tugas-tugas membosankan dan monoton itu.
8. Gunakan Templat Kapanpun Anda Bisa
Mengapa menemukan kembali roda setiap kali Anda harus melakukan sesuatu? Punya email yang sering Anda harus tulis? Gunakan templat. Perlu membuat presentasi? Gunakan templat. Mendesain ulang resume Anda? Gunakan templat. Anda mendapatkan fotonya.
9. Mengatur Tanggapan Kalengan
Lebih baik lagi, jika Anda menggunakan Gmail, atur templat ini sebagai respons kalengan, jadi Anda bahkan tidak perlu meninggalkan kotak masuk untuk menjatuhkannya dan mengirimkannya.
10. Mengatur Teks-Otomatis
Jika Anda sering merespons pesan saat bepergian dari ponsel, buat diri Anda lebih mudah dengan mengatur teks otomatis. Misalnya, “pitch” dapat meluas untuk mengisi elevator elevator Anda - artinya Anda tidak harus mengetik semuanya setiap kali pada keyboard mungil Anda. Baca di sini untuk informasi lebih lanjut tentang cara mengaturnya.
11. Atau Jangan Ketik Sama Sekali
Anda juga dapat menggunakan fitur bicara-ke-teks telepon Anda untuk lebih mudah dan cepat menanggapi pesan. Pakar produktivitas Alex Cavoulacos menjelaskan bagaimana ia menggunakannya untuk keuntungannya di sini.
12. Persingkat Email Anda
Kami akan menebak bahwa menjawab email membutuhkan banyak waktu dan energi Anda. Bagaimana jika Anda menjadikannya lebih mudah bagi diri Anda sendiri dengan menetapkan batas berapa lama masing-masing respons bisa? Jelas, beberapa pesan tentu harus lebih panjang daripada yang lain, tetapi tantang diri Anda untuk menjaga mereka di bawah lima kalimat (atau bahkan lebih pendek!) Sesering mungkin.
13. Hanya Melakukan Percakapan
Rantai email yang panjang membuat Anda kecewa? Ketika percakapan mulai menjadi terlalu berbelit-belit, pertimbangkan apakah akan lebih mudah untuk langsung menelepon atau mengatur rapat untuk membicarakannya. Terkadang percakapan 10 menit dapat menghilangkan jam pesan email.
14. Hilangkan Email Tindak Lanjut
Tidak ada yang membuat menjawab email lebih sulit daripada kotak masuk Anda terus-menerus diisi dengan email tindak lanjut dari orang-orang yang belum sempat Anda tanggapi. Jadi siapkan penjawab otomatis yang membuat orang tahu bahwa Anda telah menerima pesan dan akan merespons pada waktunya - mudah-mudahan mencegah para berang-berang yang bersemangat untuk terus-menerus membalas email Anda. Anda bahkan dapat memasukkan jawaban untuk pertanyaan umum, untuk berpotensi membantu kurir membantu dirinya sendiri (dan mencegah Anda dari harus menjawab sama sekali).
15. Gunakan Strategi OHIO
Berapa kali Anda membuka email, membacanya, dan kemudian meninggalkannya di kotak masuk Anda untuk berurusan nanti? Jangan lakukan ini! Ini sebenarnya menghabiskan lebih banyak waktu dan energi Anda untuk memprosesnya berkali-kali. Alih-alih, ikuti strategi OHIO (hanya tangani sekali) dan tangani segera, apakah itu dengan menghapusnya, menjawabnya, menembaknya ke orang yang tepat, atau, untuk pesan yang lebih besar yang akan membutuhkan lebih banyak waktu, menguraikannya ke dalam tugas untuk dimasukkan dalam daftar tugas Anda.
16. Singkirkan Keputusan Sebanyak Mungkin
Kelelahan dalam pengambilan keputusan itu nyata - dan itu bisa membuat hari-hari Anda jauh lebih sulit. Agar tidak memengaruhi pekerjaan Anda, hilangkan keputusan sebanyak mungkin. Ini bisa berarti mengenakan seragam kerja sehingga Anda tidak harus memilih pakaian setiap hari, membawa hal yang sama untuk makan siang selama seminggu, atau mengatur pertemuan berdiri dengan atasan Anda sehingga Anda tidak selalu harus mencari tahu untuk satu. Apa pun yang diperlukan untuk membuat banyak keputusan Anda secara autopilot.
17. Hentikan Multitasking
Kebiasaan ini mungkin membuat Anda merasa sedang melakukan lebih banyak pekerjaan, tetapi sebenarnya memperlambat Anda dan membuat pekerjaan Anda lebih sulit dari yang seharusnya. Jadi, lakukan yang terbaik untuk fokus pada satu tugas sampai selesai, dan kemudian pindah ke tugas berikutnya. Anda akan menemukan pikiran Anda jernih dan pekerjaan Anda lebih baik (dan lebih mudah).
18. Tinggalkan Dirimu Tebing
Terkadang bagian tersulit dari pekerjaan adalah memulai sesuatu. Jadi, buatlah lebih mudah untuk melompat ke tugas dengan meninggalkan diri Anda seorang cliffhanger. Ini berarti, jika Anda menyeret kaki Anda memulai sebuah proyek, mulailah saja, lakukan sedikit (bahkan jika itu bukan pekerjaan terbaik Anda), dan kemudian biarkan itu belum selesai untuk kembali ke hari berikutnya. Pergi akan jauh lebih mudah begitu Anda sudah memiliki tempat untuk melompat.
19. Hapus Sesuatu Dari Daftar Yang Harus Dilakukan Anda
Pertimbangkan dengan sungguh-sungguh setiap item dalam daftar tugas Anda untuk melihat apakah ada sesuatu yang sebenarnya tidak penting. Ini terutama berlaku untuk hal-hal yang terus diletakkan di belakang kompor. Ada baiknya bertanya pada diri sendiri, "Jika saya sudah menunda ini, apakah itu benar-benar perlu?"
20. Katakan “Tidak” pada Sesuatu
Selain mengeluarkan sesuatu dari piring Anda, pertimbangkan untuk mengatakan "tidak" sedikit lebih sering ke pertanyaan baru. Jelas Anda tidak bisa melakukan ini sepanjang waktu hanya untuk keluar dari pekerjaan, tetapi jika Anda merasa kewalahan atau Anda mendapatkan permintaan untuk sesuatu yang tidak berhubungan dengan pekerjaan (seperti melakukan wawancara informasi dengan anak teman), hisaplah dan katakan "tidak." Berikut adalah beberapa saran untuk bagaimana mengatakannya dengan baik kepada bos Anda dan teman-teman Anda.
21. Terus Menanyakan Pertemuan
Jika Anda belum pernah mendengar, rapat dapat dengan mudah menjadi buang-buang waktu. Setiap kali Anda menjadwalkan rapat - bahkan rapat - Anda harus benar-benar mempertanyakan apakah itu perlu terjadi, apakah Anda terlalu banyak menghabiskan waktu untuk rapat, atau apakah Anda perlu hadir. Jika Anda merasa jawaban untuk semua pertanyaan ini adalah "tidak, " pertimbangkan untuk menyesuaikan diri (atau berbicara dengan atasan Anda untuk memastikan Anda menggunakan waktu Anda seefektif mungkin).
22. Punya Daftar "Yang Harus Jangan"
Untuk membantu diri Anda mengatakan "tidak" lagi dan mengurangi keletihan keputusan, mulailah membuat daftar "yang tidak boleh dilakukan" - daftar hal-hal yang tidak boleh Anda buang-buang waktu. Lihatlah ide-ide ini untuk memulai.
23. Delegasikan Sebagian Pekerjaan Anda
Apakah ada tugas yang Anda lakukan yang benar-benar Anda takuti, atau Anda merasa tidak lagi menjadi bagian dari deskripsi pekerjaan Anda? Pertimbangkan apakah layak mendelegasikannya kepada karyawan yang lebih junior atau, jika Anda benar-benar tenggelam, apakah sudah waktunya membawa magang atau laporan langsung baru. Berikut adalah beberapa pedoman untuk mencari tahu kapan delegasi adalah cara yang tepat untuk pergi.
24. Atau Melakukan Crowdsource!
Penulis Jennifer Dziura menyarankan crowdsourcing sebagai cara untuk "membuat lebih sedikit usaha untuk diri sendiri sementara membuat klien dan pengguna lebih bahagia." Pada dasarnya, ini bekerja bersama dengan klien atau pengguna untuk membuat proposal, presentasi, dan sejenisnya. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana itu bisa dimainkan dalam kehidupan kerja sehari-hari Anda, lihat artikelnya.
25. Lakukan Swap Pekerjaan
Punya tugas yang Anda takuti atau benar-benar tidak yakin bagaimana cara menanganinya? Tanyakan kepada seorang kolega di departemen Anda apakah dia ingin bertukar! Pada dasarnya, Anda mengirim salah satu tugas favorit Anda dengan caranya, dan dia mengirimkan salah satu tugasnya kepada Anda. Anda tidak perlu menyeret diri sendiri melalui sesuatu yang Anda takuti, tetapi pekerjaan itu akan selesai - bahkan berpotensi lebih baik daripada Anda bisa melakukannya sendiri; seseorang yang belum mempermasalahkan tugas mungkin dengan cepat dapat melihat sesuatu yang tidak bisa Anda lakukan.
26. Hindari Perfeksionisme (Kecuali Dimana Itu Benar - Benar Penting)
Menekan diri sendiri untuk membuat semua pekerjaan Anda sempurna tidak hanya membuat Anda stres, itu bisa memperlambat Anda dan menyebabkan Anda menunda-nunda menyelesaikan pekerjaan karena Anda khawatir itu tidak benar. Dalam beberapa kasus (laporan akhir tahun yang besar kepada atasan Anda, salin yang keluar ke dunia) perhatian terhadap detail seperti ini sangat penting. Tetapi pada orang lain (mengirim email ke kolega Anda, mendapatkan draf pertama presentasi ke tim Anda), berfokus pada perfeksionisme membuat hidup Anda lebih sulit daripada yang seharusnya.
27. Cari Cara untuk Merampingkan Proses
Apakah ada tugas yang selalu membuat Anda selamanya selesai? Sesuatu yang Anda rasa jauh lebih sulit dari yang seharusnya atau sesuatu yang menghabiskan terlalu banyak waktu Anda? Daripada sekadar mengangkutnya berkali-kali, lihatlah apakah ada cara Anda dapat merampingkan proses ini. Mungkin berbicara dengan perusahaan lain untuk melihat apakah mereka telah menemukan cara yang lebih mudah. Mungkin itu berkoordinasi dengan departemen lain untuk melihat apakah mereka dapat membantu menghemat waktu atau upaya Anda. (Misalnya, apakah ada sesuatu yang tim teknik dapat dengan cepat membangun Anda yang akan menghemat banyak waktu?)
28. Menyewa Asisten Virtual untuk Hal-Hal Kecil
Kita semua memiliki hal-hal kasar yang membutuhkan waktu berjam-jam untuk kita selesaikan tetapi dapat dengan mudah dilakukan oleh orang lain. Jika Anda tidak memiliki seseorang di perusahaan untuk mendelegasikan mereka, pertimbangkan untuk menyewa asisten virtual untuk membantu Anda. Mereka dapat melakukan apa saja mulai dari menjadwalkan rencana perjalanan hingga memeriksa laporan Anda hingga melakukan pekerjaan desain yang membosankan pada presentasi Anda berikutnya - hampir semua hal yang Anda takuti mulai dan benar-benar tidak harus dilakukan sendiri. Lihatlah saran ahli efisiensi Marissa Brassfield untuk mencari tahu apakah ada sesuatu yang layak untuk outsourcing.
29. Dapatkan Semuanya Super Terorganisir
File Anda. Folder komputer Anda. Bagian atas meja Anda. Kotak masuk Anda. Luangkan waktu sekarang untuk menjadi terorganisir sehingga menemukan hal-hal yang Anda butuhkan tidak pernah menjadi rintangan untuk memulai suatu tugas. Dan hei, semuanya bisa dilakukan hanya dalam 30 menit!
30. Jangan Biarkan Kolega Anda Mengganggu Anda
Rekan kerja Anda mungkin bermaksud baik, tetapi aliran pembaruan IM mereka yang konstan, pertanyaan cepat untuk Anda tentang proyek terbaru, atau obrolan tentang akhir pekan mereka dapat secara serius mengacaukan aliran fokus Anda, menjadikannya lebih sulit untuk menyelesaikan tugas-tugas sulit yang dilakukan . Siapkan sistem yang memberi tahu teman kantor Anda ketika Anda berada di zona itu - apakah itu pesan yang tidak mengganggu pada obrolan Anda atau headphone besar yang menandakan bahwa Anda tidak akan diganggu - dan komunikasikan dengan jelas.
31. Tidur Siang
Lihat apakah Anda dapat menyelinap dalam tidur nyenyak selama kemerosotan sore Anda. Bahkan 20-30 menit menutup mata dapat memberi Anda lebih banyak dorongan energi daripada kopi, meningkatkan suasana hati Anda, meningkatkan kemampuan analitis dan belajar Anda, dan membuang stres - membuat sisa hari itu jauh lebih mudah dan lebih menyenangkan. Jadi, tutup pintumu, menyelinap ke mobilmu, atau lakukan apa pun untuk tidur sebentar.
