31 Tips untuk membuat email kurang menyedot - muse

Email: Kami menyukainya, kami membencinya, kami senang membencinya. Tapi karena itu tidak akan kemana-mana dalam waktu dekat, kami di sini untuk membantu Anda memanfaatkan yang terbaik.

Dari kiat untuk memberi daya melalui kotak masuk yang meluap ke strategi untuk membantu Anda mengurangi jumlah itu di tempat pertama ke cara yang cerdas untuk memastikan email yang Anda kirim memberikan dampak besar, kami memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mengubah kotak masuk Anda menjadi pembangkit tenaga komunikasi.

Jika Anda Ingin: Jaga Kotak Masuk Anda Jelas

1. Cara termudah untuk berhenti mendapatkan begitu banyak email di tempat pertama adalah dengan berhenti berlangganan lusinan buletin yang Anda baca - tapi benar-benar tidak pernah melakukannya. Unroll.me adalah cara termudah mutlak untuk mengidentifikasi pengisap di kotak masuk Anda - dan berhenti berlangganan secara massal.

2. Jika Anda mendapatkan banyak email yang tidak diinginkan dari individu, Anda juga dapat mencoba BoxBe. BoxBe menggunakan apa yang disebutnya "Daftar Tamu" yang dipersonalisasi untuk memastikan bahwa Anda menerima email dari orang-orang yang penting bagi Anda, sementara menyaring pesan dari orang lain ke dalam "Daftar Tunggu." Siapa pun yang tidak ada dalam Daftar Tamu Anda akan menerima meminta untuk memverifikasi pesan mereka sebelum dikirim ke kotak masuk Anda.

3. Coba gunakan penjawab otomatis email - dan tidak hanya ketika Anda di luar kantor. Respons otomatis Anda tidak harus panjang atau terperinci, tetapi pesan singkat "Hai, saya telah menerima email Anda dan akan membalasnya ketika saya bisa!" Pesan dapat membuat para peminang yang bersemangat ingin mengirim email tindak lanjut sebelum Anda memiliki kesempatan untuk merespons. Berikut cara mengaturnya.

4. Tahan keinginan untuk membalas setiap email dengan cara yang benar. Seperti yang dijelaskan Alexandra Franzen, “banyak email 'mendesak' cenderung menyelesaikannya sendiri tanpa bantuan Anda. Dengan memilih untuk tidak merespons secara instan, Anda melatih orang untuk lebih mandiri - sambil menciptakan harapan yang waras dan realistis tentang seberapa cepat Anda akan dapat menjawab. ”

5. Cegah tindak lanjut email dengan mengakhiri pesan Anda dengan instruksi yang jelas dan bukan pertanyaan. Alih-alih mengatakan, "Haruskah kita menyambung kembali minggu depan?" Coba, "Saya akan menelepon Anda Selasa pagi untuk menyambung kembali." Jika itu tidak berhasil, penerima Anda akan memberi tahu Anda - tetapi jika tidak, Anda telah mencegah bolak-balik yang tidak perlu.

Jika Anda Ingin: Kurangi Waktu yang Anda Habiskan untuk Mengirim Email

1. Ingin menjaga surel Anda tetap singkat dan produktif? Berkomitmen untuk membuat setiap pesan lima kalimat panjang - atau kurang. Bahkan ada situs yang dibangun untuk membantu: five.sentenc.es! Seperti yang dijelaskan, “Perlakukan semua respons email seperti pesan teks SMS, menggunakan sejumlah huruf per respons. Karena terlalu sulit untuk menghitung huruf, sebagai gantinya kami menghitung kalimat. ”Butuh saran untuk membuat semuanya singkat, tapi tetap sopan? Elliott Bell memiliki beberapa kiat hebat.

2. Jika Anda mendapati diri Anda mengirimi email pesan yang sama berulang-ulang, simpan template di folder draf Anda (di sini ada 27 untuk memulai) atau manfaatkan lab "Respons Kalengan" Gmail, yang memungkinkan Anda menyimpan sejumlah respons dan dengan mudah memasukkannya ke email Anda. (Lihat cara mengaturnya, milik Gadgetwise.)

3. Kirim banyak email dari ponsel Anda? Coba teks otomatis, alat yang memungkinkan Anda mengetik singkatan khusus yang kemudian diperluas menjadi uraian teks lengkap. Misalnya, mengetik "rl8" dapat diperluas menjadi "Saya terlambat, " yang berguna saat Anda berlari ke rapat. (Begini cara mengaturnya.)

4. Kecuali jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk segera tanggap terhadap email, atur hanya beberapa kali setiap hari Anda akan memeriksa kotak masuk Anda. Waktu ini bisa berbeda setiap hari, hanya saja harus disengaja (misalnya, hari ini saya akan menyisihkan dari 9-10 pagi untuk pergi melalui kotak masuk saya, maka saya akan melihatnya lagi dari 4-5).

5. Tambahkan dua tag (atau filter di Gmail) ke kotak masuk Anda: “balasan cepat” dan “membutuhkan waktu fokus.” Ketika Anda tahu Anda memiliki blok padat waktu tanpa gangguan, mulailah dengan membuka folder waktu fokus Anda, dan tentukan yang mana yang paling Anda sukai perlu diatasi. Dan lain kali Anda memiliki beberapa menit untuk cadangan sambil menunggu bus atau mengantri untuk kopi, buka folder "balasan cepat" Anda alih-alih memeriksa Instagram.

6. Siapkan email Anda sehingga setelah Anda berurusan dengan satu email dan menyimpannya atau menghapusnya, Anda langsung dibawa ke yang berikutnya di kotak masuk Anda alih-alih kembali ke daftar email. (Untuk Gmail, Anda dapat melakukan ini melalui opsi Auto-Advance di Gmail Labs.) Ini mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk memutuskan pesan mana yang harus diperhatikan selanjutnya!

7. Perlu melewati banyak email dalam waktu singkat? Coba Permainan Email, yang memberi Anda lima menit untuk melewati sebanyak mungkin email dan memberi Anda poin. Itu juga berfokus pada menangani 10-20 email sekaligus, membuat pertempuran inbox Anda terasa lebih besar.

Jika Anda Ingin: Mengatur Kotak Masuk Anda

1. Jangan menyimpan semua email Anda di kotak masuk Anda - baik menghapus, mengarsipkan, atau mengarsipkannya setelah ditangani. Sebuah studi 2011 dari Princeton's Neuroscience Institute menetapkan bahwa "ketika lingkungan Anda berantakan, kekacauan membatasi kemampuan Anda untuk fokus." Ini juga berlaku untuk lingkungan virtual Anda; semakin banyak email yang dapat Anda lihat - bahkan yang tidak penting lagi - semakin banyak waktu yang dihabiskan otak Anda untuk memikirkannya.

2. Bagi orang yang tidak suka daftar hal yang harus dilakukan, solusi mudah (atau menurut mereka) adalah menggunakan kotak masuk mereka sebagai satu. Tetapi untuk tugas-tugas nyata, seperti "Buat proposal untuk klien baru" atau "Bayar sewa kantor, " sekarang saatnya untuk menemukan sistem daftar pekerjaan yang sesuai untuk Anda. Menggunakan kotak masuk Anda sebagai to-do list menempatkan waktu Anda di tangan orang lain - dengan setiap email baru datang to-do baru, apakah Anda suka atau tidak. Tetapi harus secara sadar menambahkan tugas ke daftar tugas Anda adalah kesempatan untuk menentukan apakah Anda benar-benar harus melakukan itu sekarang, daripada pekerjaan lain.

3. Anda dapat menggunakan Gmail untuk membuat beberapa email melewati kotak masuk Anda secara otomatis. Misalnya, jika Anda membayar tagihan kabel secara otomatis, Anda dapat mengarsipkannya secara otomatis dan menambahkan label "Keuangan." Anda tidak perlu melihatnya, tetapi jika Anda membutuhkannya, Anda tahu di mana menemukannya. Berbicara tentang menemukan sesuatu …

4. Sebelum Anda mengirim email apa pun, bacalah untuk dapat dicari. Apa yang akan Anda cari untuk menemukan email ini nanti? Apakah kata-kata itu ada di email? Anda mungkin ingin mengubah "Catatan dari pertemuan dengan Jack" menjadi "Catatan dari pertemuan Agustus dengan Jack Smith dari Amazon."

5. Sebenarnya ada banyak perintah pencarian yang membuat menemukan email yang lama menjadi jauh lebih mudah. Berikut ini primer tentang cara menemukan email berdasarkan subjek, topik, pengirim, dan lainnya.

Jika Anda Ingin: Jadikan Kotak Masuk Anda Lebih Keren

1. Pernah berharap Anda bisa menaruh catatan tempel di seluruh kotak masuk Anda? Notes For Gmail yang dinamai tepat memungkinkan Anda membubuhkan catatan dan tag ke pesan email apa pun - sematkan catatan ke utas email, di bagian atas tampilan email yang Anda kirim, atau benar-benar di tempat lain di kotak masuk Anda.

2. Add-on Rapportive Gmail adalah impian penggiat jejaring: Plugin ini menampilkan informasi jejaring sosial kontak Anda tepat di dalam kotak masuk Anda, sehingga Anda dapat terhubung dengan mereka di LinkedIn, Facebook, dan Twitter tanpa meninggalkan Gmail. Anda juga dapat melihat daftar punch email terbaru dari mereka dan merekam catatan pribadi untuk dilampirkan ke alamat mereka di akun Anda.

3. Seperti halnya Gmail yang menggunakan steroid, Gmelius adalah ekstensi peramban untuk Chrome, Firefox, dan Opera yang secara utama meningkatkan pengalaman Gmail Anda dengan segala sesuatu mulai dari antarmuka yang dibersihkan (tidak ada lagi iklan!) Hingga kemampuan untuk memblokir pelacak email untuk melindungi privasi Anda. Fitur favorit lainnya adalah tombol “Berhenti Berlangganan” otomatis yang menggantikan tombol “Spam” Gmail setiap kali Gmelius mendeteksi milis.

4. Anda tahu email-email yang Anda tahu Anda tidak akan sampai sampai nanti, tetapi Anda takut Anda akan lupa? Plugin Boomerang, saat ini tersedia untuk Gmail dan Outlook, sangat cocok untuk menghadapinya. Anda dapat menjadwalkan email untuk menghilang dan kembali lagi nanti - ketika Anda siap untuk menghadapinya - meninggalkan kotak masuk Anda lebih jelas sampai saat itu. Boomerang juga memungkinkan Anda untuk menjadwalkan pengiriman email di lain waktu dan mengatur surel berulang.

5. Periksa Gmail Labs - yang memungkinkan Anda mencoba fitur tambahan Gmail seperti "undo send" dan melihat kalender Anda langsung di kotak masuk Anda. Buka pengaturan Gmail Anda, lalu klik "Labs" untuk memulai.

6. Menemukan diri Anda menandatangani atau mengirim banyak dokumen dan kontrak? Hellosign untuk Gmail memungkinkan Anda menandatangani dokumen dan mengisi formulir tanpa meninggalkan kotak masuk Anda - penyelamat sejati bagi kita yang membenci pemindai, printer, dan mesin faks.

Jika Anda Ingin: Dapatkan Email Anda Baca

1. Buat 50 karakter pertama dari setiap pesan sesingkat dan dapat ditindaklanjuti, kata Fast Company . Pembuka yang menggoda membuat penerima Anda akan terus membaca.

2. Blok panjang teks terlihat menakutkan untuk dibaca, jadi pikirkan tentang bagaimana membuat teks Anda lebih mudah dibaca. Memanfaatkan peluru, daftar, huruf tebal, dan paragraf pendek, mudah skimmable. Anda kesulitan memotongnya? Ini bisa menjadi tanda bahwa Anda mencoba untuk menutupi terlalu banyak.

3. Jika Anda menemukan lebih dari satu poin atau mengajukan lebih dari satu pertanyaan di email Anda, pastikan item itu menonjol dari sisa narasi dengan menempatkannya dalam huruf tebal, menyorotinya, atau mengaturnya dalam daftar berpoin. Kontras secara alami menarik perhatian penerima ke daging pesan (bagian yang tidak dapat Anda lewatkan!).

4. Buat pertanyaan yang Anda ajukan sespesifik mungkin. "Apa pendapat Anda tentang proposal itu?" Bukan pertanyaan yang bagus. "Bisakah kita meneruskan proposal vendor sebesar $ 20.000 pada hari Jumat?" Lebih baik.

5. Berharap untuk menangkap bos Anda atau seseorang yang penting pada hari yang kurang sibuk tetapi tidak tahu jadwalnya? Hindari mengirim email pada hari Selasa dan Kamis. Itu adalah hari dengan volume tertinggi untuk kotak masuk orang, dan Anda tidak ingin pesan penting Anda hilang di tengah lautan buletin, penawaran, dan korespondensi lainnya.

6. Buat hitungan baris subjek Anda - sesuatu yang memberi penerima gagasan yang jelas tentang apa yang akan ada di dalam email. (Bonus: Ini juga akan membantu Anda mencari pesan dengan mudah di kotak masuk Anda jika panggilan penerima Anda untuk membahas daripada menulis kembali melalui email.)

7. Para peneliti dari Carnegie Mellon menemukan bahwa email yang paling efektif memiliki baris subjek yang menarik bagi satu dari dua hal: rasa ingin tahu (hebat jika Anda dalam pemasaran) atau utilitas (mungkin yang terbaik untuk kita semua). video satu menit untuk mempelajari lebih lanjut.

8. Ingin memastikan pesan Anda dibaca? Ekstensi Chrome MailTrack memungkinkan Anda melihat apakah dan kapan orang membaca email Anda. Dan jika Anda perhatikan itu duduk di sana belum dibaca? Lihatlah kiat-kiat ini untuk menindaklanjuti dengan cara yang benar.