Anda telah mendengar saran "percobaan dan kebenaran" yang sama dari para pakar produktivitas selama bertahun-tahun. Dan aku akan mengakuinya - aku sudah memberikan dan menerima nasihat ini sendiri.
Tetapi kenyataannya adalah: Banyak dari itu bohong. Sebagian besar saran produktivitas "terbaik" tidak berfungsi. Inilah sebabnya - dan apa yang harus dilakukan.
1. "Jangan Periksa Email Hal Pertama di Pagi"
Saya mengerti mengapa ini terdengar seperti tip yang bagus: Membaca dan menanggapi email dapat menggagalkan seluruh pagi Anda dan membuat Anda kembali (Anda tahu, ketika 15 menit Anda meninjau email berubah menjadi 45 - dan tiba-tiba, Anda terlambat untuk bekerja). Tetapi, di banyak industri, mungkin sulit untuk mengabaikan apa yang telah terjadi dalam semalam - bahkan selama beberapa jam. Terjemahan: Tip ini tidak realistis dalam kehidupan Anda yang serba cepat. Bahkan, itu sebenarnya bisa menyebabkan kecemasan tambahan bahkan sebelum Anda masuk ke kantor.
Cara Mengatasinya
Periksa email hal pertama di pagi hari, tetapi jangan merespons kecuali Anda membutuhkan waktu kurang dari satu menit. Sesuatu yang membutuhkan "ya" atau "tidak" yang cepat atau yang dapat diteruskan ke seseorang yang bisa mengurusnya untuk Anda baik-baik saja. Tetapi segala sesuatu yang membutuhkan penelitian atau respons yang lebih lama adalah terlarang. Tandai email itu "belum dibaca, " dan kembali lagi nanti ketika Anda memiliki lebih banyak waktu. Lebih baik lagi, tambahkan ke daftar tugas Anda sehingga Anda akan yakin untuk memeriksanya nanti.
Menggulir dan membaca sepintas lalu hal-hal email di pagi hari adalah penggunaan waktu yang baik bahkan ketika Anda tidak dapat segera merespons. Membiarkan mereka direndam sebelum melepaskan respons bisa sangat berharga.
2. "Lakukan Tugas Paling Sulit Dahulu"
Tentu, ini terdengar seperti strategi yang masuk akal. Tetapi masalahnya adalah, kadang-kadang, pekerjaan Anda yang paling sulit benar-benar dapat membuat Anda mundur dari segi waktu. Mungkin mudah untuk keluar jalur jika Anda tidak merencanakan sebelumnya dan menyisihkan semua waktu, sumber daya, dan energi yang Anda butuhkan untuk tugas ini. Strategi ini mungkin benar-benar mengempis harapan Anda untuk hari yang produktif.
Cara Mengatasinya
Alih-alih menangani tugas Anda yang paling sulit (yaitu menguras) terlebih dahulu, tingkatkan kepercayaan diri Anda dan mulai momentum Anda dengan memulai dengan langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih mudah. Mereka akan memudahkan Anda ke mode produktif dan memastikan Anda akan terus terhubung.
Bonus: Pertimbangkan untuk memotong proyek yang sulit menjadi to-dos berukuran kecil yang dapat Anda atasi secara individual. Misalnya, "menulis buku" terlalu menakutkan. Jadi, pisahkan tugas besar itu menjadi yang lebih kecil seperti, "gagasan penelitian, " "buat garis besar bab, " dan "agen kontak."
3. "Buat Daftar Pekerjaan Yang Harus Dilakukan"
Ini membuat kepala saya sakit.
OK, saya pikir itu ide yang baik untuk mendapatkan semuanya dari kepala Anda dan turun di atas kertas. Tetapi hanya memiliki satu daftar masuk untuk semua hal yang perlu Anda lakukan adalah kesalahan besar. Akhirnya menjadi sangat sulit untuk fokus dan mengambil tugas dari daftar yang tidak pernah berakhir.
Cara Mengatasinya
Setelah Anda melakukan mind dump dan mengeluarkan semuanya dari pikiran Anda, tulis ulang daftar Anda menjadi tugas-tugas spesifik yang dapat ditindaklanjuti. Kemudian, melangkah lebih jauh dan memecah daftar Anda menjadi daftar pekerjaan, daftar rumah, daftar proyek sampingan, dan sebagainya.
Dengan cara ini, pikiran Anda akan jernih ketika Anda melihat daftar tertentu itu, dan Anda tidak perlu mengarungi suara-suara lain seperti "mengambil hadiah ulang tahun untuk Nenek" ketika Anda mencoba menyelesaikan siaran pers di tempat kerja. Anda akan mendapatkan hadiah dari Nenek - ketika Anda siap menangani rumah dan kehidupan Anda. Memisahkan daftar Anda akan membantu Anda tetap fokus pada apa yang benar-benar perlu dilakukan terlebih dahulu.
4. “Stop Multitasking”
Ya, saya bersalah karena sering memberikan saran ini - tetapi itu tidak sepenuhnya akurat. Saya telah bertemu banyak orang yang mengatakan kepada saya bahwa mereka adalah master multitasker dan dapat menangani banyak proyek sekaligus. Saya mengerti: Saya salah satunya.
Padahal, stres justru bisa mendorong Anda menjadi lebih produktif. Misalnya, apakah Anda pernah memperhatikan bagaimana jika Anda tahu Anda harus menyelesaikan sejumlah pekerjaan dalam waktu singkat, Anda akan menemukan cara untuk melakukannya? Bahkan jika itu berarti melakukan dua hal sekaligus!
Cara Mengatasinya
Selektiflah. Misalnya, bepergian adalah waktu yang tepat untuk mengikuti podcast favorit Anda. Saya suka berjalan dan secara bersamaan belajar bagaimana menjadi wirausahawan yang lebih baik, mencari tahu siapa yang benar-benar membunuh Hae Min Lee (halo, Serial !), Atau dengar bagaimana jaringan seperti superstar.
Tentu, ini secara teknis melakukan dua tugas sekaligus, tetapi saya tidak membutuhkan sumber daya yang sama untuk melakukan keduanya. Berarti, berjalan, dan mendengarkan adalah cara yang produktif untuk melakukan banyak tugas karena dua tugas ini saling melengkapi. Sebagai alternatif, sesuatu seperti berbicara di telepon dan menulis email bukanlah pasangan multitasking yang hebat karena terlalu sulit untuk membagi otak Anda menjadi dua hal itu.
Ingat, hanya karena ada yang disebut-sebut sebagai "saran terbaik di sekitar" tidak berarti itu saran terbaik untuk Anda. Jadi, jangan ragu untuk mengabaikan praktik terbaik produktivitas ini, dan coba alternatif di atas.
