Pertanyaan cepat: Apakah Anda bersemangat saat undangan rapat muncul di kalender Anda? Saya akan menebak jawabannya tidak. Namun, pertemuan yang sering - kadang-kadang bahkan setiap hari - adalah bagian dari budaya di banyak perusahaan.
Saya pikir, sebagian besar waktu, rapat staf adalah buang-buang waktu. Tentu, saya mengerti bahwa kumpul-kumpul semua pihak diperlukan pada kesempatan tertentu. Tetapi sebagian besar waktu, ada cara lain yang lebih efisien untuk membuat semua orang di perusahaan Anda atau departemen Anda tetap mempercepat apa yang sedang terjadi di kantor.
Berikut adalah empat hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda berpikir untuk merencanakan pertemuan.
1. Gangguan Adalah Pembunuh Produktivitas (dan Berpotensi Berpotensi)
Ketika saya melakukan perhitungan dan menyadari bahwa rapat satu jam dengan 17 orang (ukuran staf di ShortStack, termasuk staf jarak jauh kami yang bergabung dengan kami melalui Google+ Hangouts) benar-benar rapat 17 jam, saya segera membuat gerakan untuk kurangi rapat staf kami setiap minggu.
Jika Anda ingin motivasi untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda dan staf Anda habiskan dalam rapat, lihat MeetingCalc. Ketika Anda memasukkan rata-rata gaji tim Anda, ditambah jumlah peserta rapat, dan kemudian melihat biaya waktu yang dihabiskan, kemungkinan sangat baik bahwa Anda akan membuat beberapa perubahan juga. Pertimbangkan bahwa pertemuan satu jam dengan 17 karyawan yang menghasilkan rata-rata $ 40.000 per tahun menghabiskan biaya $ 232, 88. Jika Anda bertemu setiap hari atau bahkan hanya beberapa kali seminggu, harga itu bertambah dengan cepat.
2. Pesan Instan adalah Cara Efektif untuk Mendapat Sebagian Besar Berita - Lebih Cepat
Di ShortStack, kami menggunakan aplikasi perpesanan yang disebut Slack. Setiap orang memiliki akunnya sendiri, yang dapat digunakan untuk komunikasi pribadi antara anggota staf, dan kemudian ada saluran yang mencakup semua anggota departemen tertentu.
Misalnya, kami memiliki saluran "umum" tempat berita yang memengaruhi semua orang keluar; saluran "pengembangan" di mana anggota tim pengembang, yang mencakup beberapa staf jarak jauh, berbagi pembaruan tentang perubahan teknis, dan saluran "dukungan" untuk mengobrol tentang masalah layanan pelanggan.
Dan sering, kami menggunakan Slack bukan rapat. Sebagai contoh, kami baru-baru ini mendesain ulang blog kami, dan itu adalah proyek yang cukup besar. Beberapa bisnis mungkin merasa perlu mengadakan pertemuan untuk membuat pengumuman seperti ini. Namun, ini adalah waktu yang tepat untuk menggunakan ruang obrolan "umum" kami. Kami mengeluarkan catatan bahwa blog baru sudah aktif dan berjalan dan menyarankan semua orang memeriksanya. Jika ini adalah perubahan yang lebih besar, katakanlah, perubahan platform yang membutuhkan demo, kami akan mengadakan rapat staf cepat. Tetapi karena itu adalah sesuatu yang bisa dilihat seluruh tim pada waktu mereka sendiri, kami memilih untuk tetap dengan ruang obrolan.
(Oh, dan kami juga memiliki saluran “acak”, tempat kami berbagi hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan: video trik bodoh-manusia, berita penting tentang keadaan pernikahan Jay Z dan Beyoncé, dan meme kucing, tentu saja .)
3. Ada Cara Lain untuk Bertemu
Beberapa anggota tim pengembangan ShortStack berjalan-jalan bersama setiap sore sekitar jam 3 sore. Ya, secara teknis mereka sedang rapat, membahas kemajuan berbagai proyek yang sedang mereka kerjakan, tetapi rasanya berbeda dari pertemuan di kantor yang biasa. Saya tahu bahwa olahraga membuat darah saya mengalir dan membuat saya berpikir lebih baik, jadi saya mendukung penuh walk-and-talk sore ini.
Plus, tidak jarang bagi tim pengembangan untuk mengerjakan proyek yang tidak melibatkan seluruh kantor. Jalan-jalan sore mereka adalah waktu yang tepat bagi mereka untuk mengobrol tentang proyek-proyek itu dan mengadakan semacam "rapat staf" tanpa menggunakan seluruh waktu karyawan lain untuk sesuatu yang mungkin tidak memengaruhi atau melibatkan mereka.
Saya juga membaca penelitian yang menunjukkan bahwa pertemuan jalan kaki meningkatkan pemikiran kreatif, sesuatu yang semua orang bisa gunakan sedikit lebih banyak. Dan saya telah membaca bahwa berjalan dalam kelompok membuat orang merasa lebih kooperatif karena mereka semua bergerak ke arah yang sama, secara harfiah, bukan duduk di sekitar meja. (Lebih lanjut tentang manfaat pertemuan jalan kaki, di sini.)
4. Setiap Pertemuan Harus Direncanakan Dengan Memperhatikan Produktivitas
Ada waktu dan tempat untuk rapat staf yang lebih besar. Tetapi ketika waktu itu tiba, Anda harus memastikan untuk mendapatkan hasil maksimal dari jumlah waktu paling sedikit dengan memiliki agenda dan bahkan mungkin dengan jelas menyatakan tujuan. Di ShortStack, asisten kantor kami mengirimkan email beberapa hari sebelum pertemuan setiap minggu meminta item agenda. Kemudian kami memiliki satu orang dari masing-masing departemen memberikan pembaruan cepat - sekitar tiga menit - tentang apa yang terjadi dalam konten / PR, penjualan, dukungan pelanggan, pengembangan, dan departemen lainnya. Inilah saatnya saya juga memberikan pembaruan "keadaan bisnis" dan mengajukan permintaan saya sendiri yang luas. Hampir setiap minggu, rapat staf kami berlangsung sekitar 40 menit, maks.
Rapat-rapat ini biasanya diadakan setiap minggu dan berlangsung lebih lama karena setiap orang memberikan pembaruannya sendiri. Karena kami mengurangi frekuensi dan panjangnya, saya juga memperhatikan bahwa kami memiliki lebih banyak pertemuan dadakan di antara kelompok-kelompok kecil. Tampaknya membuat staf merasa lebih diberdayakan untuk menangani hal-hal penting dan tepat waktu, dan kemudian mereka berbagi pembaruan pada pertemuan yang lebih besar.
Saya ingin tahu apa yang Anda pikirkan tentang rapat? Ya atau tidak? Produktif atau buang-buang waktu? Jika Anda bukan penggemar, apa yang Anda lakukan?
