Menjadi penanggung jawab proyek penting dapat melambungkan karir Anda ke tingkat yang lebih tinggi, membuka pintu untuk kemajuan, dan menempatkan bakat dan hadiah unik Anda dalam sorotan.
Tetapi jika proyek atau tugas tidak berjalan dengan baik, menjadi sorotan bukanlah hal yang baik. Memiliki kepemilikan dapat berubah dari peluang yang tak tertandingi menjadi mimpi buruk. Mengapa? Karena dalam semangat mereka untuk menunjukkan bahwa mereka siap untuk tanggung jawab manajemen yang lebih, pemilik proyek baru kadang-kadang mulai bekerja tanpa mengklarifikasi seperti apa kesuksesan bagi bos mereka atau pemangku kepentingan utama. Optimisme yang sangat "bisa dilakukan" inilah yang mencegah mereka melakukan yang terbaik.
Sebelum memulai proyek baru, orang-orang pintar mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini untuk memastikan mereka berhasil memilikinya.
1. Apakah Proyek Ini Bukan (atau Selain) Tugas Biasa saya?
Ada perbedaan besar. "Alih-alih" berarti manajemen ingin Anda menempatkan proyek ini di bagian atas daftar prioritas Anda. “Selain” berarti itu sama pentingnya dengan semua hal lain yang perlu Anda selesaikan dan Anda akan kehilangan poin jika bos Anda mengetahui bahwa Anda sepenuhnya mengabaikan sisa pekerjaan Anda.
Tentu saja, ini tidak berarti Anda harus menghindar dari bekerja keras untuk menyelesaikan proyek di samping tanggung jawab rutin Anda, tetapi ketahuilah bahwa jenis tugas ini sering berarti banyak pekerjaan tambahan. Pastikan Anda siap untuk itu dan tetapkan batas realistis berapa banyak waktu yang Anda ambil dari yang lain.
2. Apakah Saya Menjalankan Poin tentang Ini?
Anda tidak perlu memerintah dunia, tetapi Anda harus memiliki konfirmasi bahwa Anda memimpin proyek ini, dan bahwa Anda diberdayakan untuk membuat keputusan yang relevan dan independen agar berhasil dan tepat waktu.
Ada kebenaran manajemen lama, “kepemilikan tanpa otoritas adalah fantasi.” Anda tidak dapat memiliki apa pun jika Anda harus memeriksa dengan bos Anda sebelum membuat setiap keputusan. Langkah ekstra ini membuat proyek membutuhkan waktu lebih lama, dan kadang-kadang dapat menghentikan penyelesaian sepenuhnya.
Jadi, minta atasan Anda untuk mengatakan dalam begitu banyak kata bahwa ini sebenarnya adalah proyek Anda - dan Anda berdua memiliki pemahaman yang sama tentang apa artinya itu.
3. Sumber Daya Apa Yang Dapat Saya Gambar?
Untuk mendapatkan pengertian yang lebih baik tentang seberapa banyak kebebasan - dan dukungan yang Anda miliki, tanyakan tentang sumber daya. Dengan kata lain, Anda akan membutuhkan orang, dana, bahan, dan teknologi untuk menyatukan semuanya.
Jadi, buat daftar apa yang Anda butuhkan untuk sukses dan bagikan dengan atasan Anda. Bersiaplah untuk mengenakan topi negosiasi Anda, karena mengharapkan akses ke setiap sumber daya yang tersedia bagi departemen tidak realistis.
Tugas penyelia Anda adalah memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan biaya sesedikit mungkin dan menipisnya sumber daya. Tugas Anda adalah meminta dengan tepat apa yang Anda butuhkan untuk berhasil.
4. Apa yang Paling Penting: Anggaran, Waktu, atau Produk Akhir?
Kita semua telah melihat renovasi rumah yang menunjukkan bahwa ada beberapa masalah struktural yang tidak terduga. Kemudian, tuan rumah bertanya kepada pemilik rumah apakah mereka memiliki tambahan $ 5.000, apakah mereka mau mengerjakan sendiri semua lukisan itu, atau apakah mereka akan memotong kamar mandi dari daftar agar konstruksi selesai tepat waktu dan anggaran.
Hal serupa dapat terjadi ketika Anda memimpin sebuah proyek. Begitu Anda mulai, Anda sadar bahwa Anda membutuhkan lebih banyak waktu atau lebih banyak uang, dan tanpa hal-hal itu produk akhir tidak akan menjadi segala yang Anda harapkan. Karena Anda sudah bertanya apa yang bisa jatuh ketika sesuatu harus memberi, Anda dapat membuat keputusan yang sejalan dengan prioritas manajer Anda (atau organisasi).
Ingat, jarang memberikan maks secara efektif pada ketiga hal ini (harga, jadwal, dan kualitas) sekaligus. Bantu atasan Anda mengembangkan harapan yang realistis dengan menggunakan akronim "QQTR." Itu singkatan dari kualitas (seberapa baik?); kuantitas (berapa banyak?); waktu (kapan) ?; dan sumber daya (berapa banyak uang?).
Bos Anda mungkin berkata, "Wujudkan saja: Saya tidak peduli berapa anggarannya." Saya sangat menyarankan Anda untuk tidak menganggap ini, "Habiskan semua yang Anda inginkan!" Asumsi yang lebih akurat adalah bahwa manajer Anda peduli, tetapi dia mungkin tidak tahu jawaban atas pertanyaan Anda.
Akhirnya, orang pintar ingat bahwa kepemilikan adalah latihan dalam kepemimpinan. Jadi ketika proyek melibatkan orang-orang, mereka ingat untuk menunjukkan betapa hebatnya pemimpin mereka untuk bekerja dan mengikuti.
